Czym jest analiza biznesowa i audyt procesów?
Jak współpraca z analitykiem biznesowym może poprawić działanie twojej firmy?
Niełatwo zobaczyć we własnej firmie, że coś jest nie w porządku. Negatywne skutki zmian są często stopniowe. Lekka zmiana wydajności, gorsze wyniki finansowe, więcej strat. Jednak jak dojść do sedna problemu?
Najgorszym, co można zrobić, jest podejmowanie decyzji na oślep. Próba łatania problemów bez weryfikacji ich źródła może być nietrafiona, a jednocześnie może bardzo słono kosztować firmę. Nie tylko finansowo. Nienaprawione problemy będą tylko narastać i się pogłębiać.
Jako właściciel lub osoba zarządzająca, potrafiłbyś ocenić sytuację w firmie. Problem w tym, że po pierwsze niekoniecznie masz na to czas, po drugie – możesz nie mieć kompetencji do prowadzenia audytu i analizy biznesowej procesów.
Krokiem, który możesz wykonać w przypadku zauważenia pierwszych niepokojących oznak, jest zlecenie przeprowadzenia audytu procesów i analizy sytuacji firmy.
Audyt procesów i analiza biznesowa – dlaczego ich potrzebujesz?
Czym są audyt procesów i analiza biznesowa?
Audyt procesów biznesowych i analiza to pierwsze kroki w celu poprawy sytuacji firmy.
Analiza jest etapem, podczas którego ekspert przygląda się z bliska wszystkim procesom, które zachodzą firmie. Zbiera informacje od pracowników i zarządu o problemach i celach, i zestawia je ze sobą.
Audyt pogłębia analizę między innymi o ocenę zasobów, strategię firmy, mapowanie procesów (czyli udokumentowanie i wizualizację, jak przebiegają poszczególne procesy w firmie).
Po co się je przeprowadza?
Audyt procesów i analiza biznesowa pozwalają dojść do sedna problemu. Dzięki zebraniu i zestawieniu ze sobą dużej ilości danych z wielu źródeł, można poznać przyczynę pogorszenia wyników firmy i określić, jakie konkretne działania naprawią sytuację.
Dlaczego warto je przeprowadzić?
- pomagają ocenić całościowy stan firmy,
- firma to ściśle powiązana ze sobą tkanka – a audyt i analiza pomagają przyjrzeć się nie tylko procesom zachodzącym w poszczególnych działach, ale też powiązaniom między działami i procesami, co daje bardziej szczegółowy obraz tego, jak działa firma, i jakie problemy kryją się nawet w najgłębszych strukturach,
- weryfikują, które procesy wymagają usprawnienia, żeby przynieść jak najszybszą i największą korzyść firmie,
- pozwalają na określenie zakresu narzędzi i rozwiązań, które przeniosą firmę na wyższy poziom,
- priorytetyzują kolejność poszczególnych usprawnień.
Jak przeprowadzić audyt i analizę?
Ważna rola analityka biznesowego w projekcie
Jak wspomniałem na początku – jesteś odpowiednią osobą, żeby ocenić sytuację w swojej firmie. Najczęściej ogranicza cię jednak brak czasu lub brak odpowiednich kompetencji.
O wykonanie audytu mógłbyś poprosić kogoś z firmy. Można zlecić poszczególnym działom stworzenie raportów swojej pracy, a następnie wyznaczyć odpowiednią osobę do przeprowadzenia analizy takiej dokumentacji.
To jednak nie jest do końca skuteczne rozwiązanie. Pracownicy, którzy długo mają do czynienia z daną sytuacją, nie są w stanie nabrać odpowiedniej perspektywy koniecznej do rzetelnej analizy. Ponadto osoba z wewnątrz zna te procesy i nie ma świeżego spojrzenia, a analiza raportów od działów nie jest wystarczającym narzędziem do przeprowadzenia pełnej analizy i audytu.
Dlatego proces audytu i analizy ma największy sens, kiedy jest przeprowadzony przez kogoś postronnego – zewnętrznego eksperta, który nie żywi do firmy żadnych sentymentów. To ważne, żeby na tym etapie ocenić firmę taką, jaką jest – bez pudrowania i przemilczenia niewygodnych faktów. Nie interesuje nas przecież zakrzywianie rzeczywistości. Tylko przy bezstronnej ocenie jest szansa na wdrożenie zmian, które w realny sposób przyczynią się do poprawy sytuacji firmy.
Audyt zlecony na zewnątrz jest bardziej kompleksowy i najczęściej wnosi zdecydowanie większą wartość niż taki przeprowadzony przez osobę z firmy.
Audyt i analiza – znalezienie odpowiedniej firmy
Kiedy podejmiesz decyzję, że audyt zlecisz komuś na zewnątrz, pierwszym, co trzeba zrobić, jest znalezienie odpowiedniej firmy.
Możesz zatrudnić dwie osobne firmy – doradczą, z którą przejdziesz proces audytu i analizy oraz zaplanujesz dalsze kroki oraz wdrożeniową, taką, która pomaga wdrożyć w życie rekomendacje z audytu (np. oprogramowanie automatyzujące część procesów). Oczywiście to nie jest złe rozwiązanie, pod warunkiem, że komunikacja między tymi dwoma podmiotami przebiegnie bez zakłóceń.
Musisz mieć na uwadze, że zatrudnienie dwóch osobnych firm może wydłużyć proces zmian oraz zwiększyć koszt usługi. Firma wdrożeniowa będzie potrzebować czasu na zapoznanie się z wnioskami analizy. Jest bardzo możliwe, że będzie potrzebowała przeprowadzić własny, dodatkowy audyt, który pozwoli jej zaproponować najlepsze możliwe rozwiązanie twojego problemu.
Żyjemy w czasach, w których to technologia często jest odpowiedzią na problemy w firmie. Nowoczesne systemy IT są w stanie skutecznie usprawnić procesy – od obsługi klienta, przez produkcję. Dlatego po audycie procesów, wdrożenie zmian najlepiej powierzyć wyspecjalizowanej w tym firmie IT. Idealnie, jeśli ta firma świadczy usługi kompleksowo – zarówno przeprowadzi audyt, jak i wdroży zaproponowane poprawki.
Żyjemy w czasach, w których to technologia często jest odpowiedzią na problemy w firmie. Nowoczesne systemy IT są w stanie skutecznie usprawnić procesy – od obsługi klienta, przez produkcję. Dlatego po audycie procesów, wdrożenie zmian najlepiej powierzyć wyspecjalizowanej w tym firmie IT. Idealnie, jeśli ta firma świadczy usługi kompleksowo – zarówno przeprowadzi audyt, jak i wdroży zaproponowane poprawki.
Jak audyt i analiza pozwoliły zbudować system WMS, który zmniejszył straty w magazynie o 91%?
Audyt procesów i analiza biznesowa – jak wdrożyć dalsze działania?
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się współpracować z dwiema odrębnymi firmami, czy jedną, która świadczy kompleksowe usługi, istnieje określona ścieżka, która pozwala przeprowadzić cię przez proces zmian.
Zanim przejdziesz do kolejnego kroku, zwróć uwagę, czy częścią analizy sytuacji twojej firmy jest również analiza biznesowa. Analiza biznesowa prowadzi do określenia uzasadnienia biznesowego proponowanych zmian i pomoże ci w dalszym etapie – strategii.
Kompleksowa strategia to podstawa dalszych działań. Jest wypracowywana na podstawie wniosków z audytu i analizy oraz – najczęściej – warsztatów, które pozwalają omówić cele biznesowe, zestawić pomysły, oczekiwania, obawy i potencjalne przeszkody.
Strategia to nic innego jak droga dojścia do celu. Powinna odpowiadać na pytania:
- Kto? – jaka firma będzie najbardziej odpowiednia do wdrożenia zaplanowanych zmian.
- Co? – jakie zmiany powinny zostać wdrożone, żeby osiągnąć upragniony efekt.
- Jak? – jakie narzędzia dobrać, żeby wcielić zmiany w życie.
- Kiedy? – jaki jest przedział czasowy, w którym projekt powinien być zrealizowany.
- Ile? – jaki powinien być założony budżet do przeprowadzenia procesu zmian.
- Po co? – uzasadnienie celów biznesowych każdego działania.
- Co dalej? – co się powinno wydarzyć po zakończeniu projektu.
Dobrze przygotowana strategia powinna wskazywać kluczowe obszary, które należy poprawić w pierwszej kolejności, żeby twoja firma uzyskała jak najszybszy, największy efekt. Powinna również zakładać podejście ewolucyjne do projektu. Tak, żeby proces zmian był stopniowy i łagodny, a nie gwałtowny i zaskakujący.
Kiedy masz już przygotowaną strategię, nie pozostaje nic innego jak jej realizacja.
Audyt procesów i analiza biznesowa to kroki, które przybliżą cię do poprawy sytuacji w firmie. Nieważne, czy mierzysz się z pogorszeniem jakości w procesie produkcji, czy stratami w magazynie – jeśli zauważasz w firmie jakieś niepokojące oznaki, warto działać szybko. Rekomendacje z audytu nie zawsze zwiastują drastyczne zmiany. Czasem wystarczy usprawnić jeden proces – np. poprawę obiegu dokumentów lub wdrożenie narzędzia do wewnętrznej komunikacji – żeby firma znów zaczęła działać sprawnie
Proces audytu procesów i analizy biznesowej ma największy sens wtedy, kiedy jest bezstronny, krytyczny i przeprowadzony z szerokiej perspektywy.
Chcesz dowiedzieć się więcej o audycie? Skorzystaj z bezpłatnych konsultacji
