Dlaczego nie patrzysz trzeźwo na własną firmę?

Niełatwo zobaczyć we własnej firmie, że coś jest nie w porządku. Negatywne skutki zmian są często stopniowe. Lekka zmiana wydajności, gorsze wyniki finansowe, więcej strat. Jednak jak dojść do sedna problemu? 

Najgorszym, co można zrobić, jest podejmowanie decyzji na oślep. Próba łatania problemów bez weryfikacji ich źródła może być nietrafiona, a jednocześnie może bardzo słono kosztować firmę. Nie tylko finansowo. Nienaprawione problemy będą tylko narastać i się pogłębiać. 

Niestety nadal bardzo często istnieje bariera między zarządem a pracownikami niższego szczebla. Firma to organiczny byt ściśle powiązanych ze sobą procesów. Jedna rzecz wpływa na drugą, a brak pionowej komunikacji powoduje, że problemy, które widzą pracownicy nie docierają do zarządu. Problemy zarządu natomiast zwykle nie są prezentowane pracownikom. Wymiana informacji mogłaby zdecydowanie pomóc całej firmie.

Krokiem, który może podjąć firma w przypadku zauważenia pierwszych niepokojących oznak, jest przeprowadzenie audytu i analizy sytuacji firmy.

Czym są audyt i analiza?

Audyt i analiza to pierwsze kroki w celu poprawy sytuacji firmy. 

Analiza jest etapem, podczas którego ekspert przygląda się z bliska wszystkim procesom, które zachodzą firmie. Zbiera informacje od pracowników i zarządu o problemach i celach, i zestawia je ze sobą.

Audyt pogłębia analizę między innymi o ocenę zasobów, strategię firmy, mapowanie procesów (czyli wizualizację, jak poszczególne firmowe procesy wpływają na siebie nawzajem).

Audyt i analiza jako zewnętrzne spojrzenie

Oczywiście proces audytu i analizy może zostać wykonany przez kogoś wewnątrz firmy. Można poprosić poszczególne działy o stworzenie raportów swojej pracy, a następnie wyznaczyć odpowiednią osobę do przeprowadzenia analizy takiej dokumentacji.

To jednak nie jest do końca skuteczne rozwiązanie. Pracownicy, którzy długo mają do czynienia z daną sytuacją, nie są w stanie nabrać odpowiedniej perspektywy, koniecznej do rzetelnej analizy.

Przed jeszcze trudniejszym zadaniem stoją właściciele (zwłaszcza w przypadku biznesu rodzinnego), kiedy firma jest jak ukochane dziecko. Nie łudź się – mimo najszczerszych chęci nie będziesz w stanie krytycznie spojrzeć na sytuację we własnym przedsiębiorstwie.

Dlatego proces audytu i analizy ma największy sens, kiedy jest przeprowadzony przez kogoś postronnego – zewnętrznego eksperta, który nie żywi do firmy żadnych sentymentów. To ważne, żeby na tym etapie ocenić firmę taką, jaką jest – bez pudrowania i przemilczenia niewygodnych faktów. Nie interesuje nas przecież zakrzywianie rzeczywistości. 

Przedstawione wnioski po analizie, mogą okazać się nieco bolesne dla kadry menadżerskiej oraz właścicieli.. Natomiast bez tego rozwój nie będzie możliwy. Tylko przy bezstronnej ocenie jest szansa na wdrożenie zmian, które w realny sposób przyczynią się do poprawy sytuacji firmy.

Audyt i analiza jako zewnętrzne spojrzenie na firmę

Audyt i analiza:
  • pomagają ocenić całościowy stan firmy,
  • firma to ściśle powiązana ze sobą tkanka – a audyt i analiza pomagają przyjrzeć się nie tylko procesom zachodzącym w poszczególnych działach, ale też powiązaniom między działami i procesami, co daje bardziej szczegółowy obraz tego, jak działa firma, i jakie problemy kryją się nawet w najgłębszych strukturach,
  • weryfikują, które procesy wymagają usprawnienia, żeby przynieść jak najszybszą i największą korzyść firmie,
  • pozwalają na określenie zakresu narzędzi i rozwiązań, które przeniosą firmę na wyższy poziom,
  • priorytetyzują kolejność poszczególnych usprawnień.

Warsztaty - uzupełnienie procesu audytu i analizy

Uzupełnieniem audytu i analizy jest kolejny etap – warsztaty. To one często są miejscem, w którym różne osoby z firmy (czasem na różnym szczeblu) zaangażowane w projekt zderzają ze sobą oczekiwania, niewypowiedziane wcześniej obawy i spostrzeżenia. Energia warsztatów pozwala na swobodną komunikację, dzięki której odkrywa się nowe pomysły i wymienia doświadczenia.  

Podsumowując, przeprowadzenie audytu i analiza to krok, który przybliża firmę do odkrycia tego, co w niej kuleje. Jest też pierwszym etapem w kierunku poprawy sytuacji firmy. Proces audytu i analizy ma sens tylko wtedy, kiedy jest bezstronny, krytyczny, przeprowadzony z szerokiej perspektywy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o audycie? Skorzystaj z bezpłatnych konsultacji

Przeczytaj inne artykuły

Masz pytania?

Zadzwoń lub napisz. Razem przekujemy Twoje wątpliwości w rozwiązanie, które przyniesie Ci sukces.

stopka_Marcin

Marcin Gołębiowski

Analityk projektowy