CASE STUDY
Cyfryzacja dokumentacji
dla firmy Ostrowski-Pilachowski
Problem
Dotychczas firma funkcjonowała poprawnie w oparciu o wypracowane przez lata procesy, jednak potrzebne było rozwiązanie, które pozwoliłoby zmaksymalizować efektywność pracowników i oszczędzało ich czas poświęcany przede wszystkim na wymianę informacji
Potrzebne było rozwiązanie IT, które pozwoli usprawnić zarządzanie wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie.
Zakres działań
Audyt i analiza
Warsztaty
Makiety low-fi
Makiety hi-fi
Prototyp systemu
Wdrożenie systemu
Opieka po wdrożeniu
Analiza
W ramach współpracy wykonaliśmy analizę procesów biznesowych w szczególności obejmujących dział pracowni graficznej, kolorystyki oraz logistyki. Wytypowaliśmy główne obszary wymagające poprawy, w celu zwiększenia efektywności:
• Problem z obiegiem informacji między pracownikami
• Dotychczasowe procesy zaczęły hamować rozwój firmy
Zaproponowaliśmy zmiany w funkcjonowaniu firmy oraz zaprojektowaliśmy system informatyczny, którego realizację rozpoczęliśmy w kwietniu 2019 roku. Po 3 miesiącach prac całkowicie gotowy był prototyp systemu, który wdrożony do kluczowego działu – pracowni graficznej.
Co zmieniliśmy?
Od 2020 roku stale rozwijamy aplikację i czuwamy nad jej działaniem, włączając kolejne działy z firmy.
Wprowadziliśmy między innymi:
• Wizualizacje przepływu pracy
• Elektroniczny obieg dokumentów oraz ich archiwizacje
• Powiadamianie o konieczności wykonania swojej pracy
• System CRM
• Zintegrowana aplikację do komunikacji z klientami
• Innowacyjny mechanizm automatyzacji tworzenia zleceń między działami
• Intuicyjny interfejs użytkownika oraz możliwość skorzystania z aplikacji w każdym miejscu oraz na każdym urządzeniu
Rezultaty
Uruchomienie systemu już w pierwszych 3 miesiącach przyniosło następujące efekty:
• Ograniczenie błędów pracowników wynikających z przeoczeń.
• Cyfryzacja 90% dokumentów papierowych.
• Wykluczenie problemu wykonywania tej samej pracy
Gaweł Pilachowski, Marc KolorO kliencie
Marc Kolor to firma zajmująca się dostarczaniem artykułów promocyjnych dla branży beauty, zapewniają profesjonalne wsparcie producentów farb do włosów oraz innych kosmetyków przez ich efektowne wyeksponowanie w miejscu sprzedaży i w salonach fryzjerskich. Spółki zajmują się kompleksową produkcją znacząco różniących się od siebie produktów, realizują zamówienia dla firm z całego świata.
Masz pytania?
Skontaktuj się z nami.
Marcin Gołębiowski
Analityk projektowy