CASE STUDY
Cyfryzacja dokumentacji
dla firmy Ostrowski-Pilachowski
Problem
Dotychczas firma funkcjonowała poprawnie w oparciu o wypracowane przez lata procesy, jednak potrzebne było rozwiązanie, które pozwoliłoby zmaksymalizować efektywność pracowników i oszczędzało ich czas poświęcany przede wszystkim na wymianę informacji
Potrzebne było rozwiązanie IT, które pozwoli usprawnić zarządzanie wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie.
Zakres działań
Audyt i analiza
Warsztaty
Makiety low-fi
Makiety hi-fi
Prototyp systemu
Wdrożenie systemu
Opieka po wdrożeniu
Analiza
W ramach współpracy wykonaliśmy analizę procesów biznesowych w szczególności obejmujących dział pracowni graficznej, kolorystyki oraz logistyki. Wytypowaliśmy główne obszary wymagające poprawy, w celu zwiększenia efektywności:
• Problem z obiegiem informacji między pracownikami
• Dotychczasowe procesy zaczęły hamować rozwój firmy
Zaproponowaliśmy zmiany w funkcjonowaniu firmy oraz zaprojektowaliśmy system informatyczny, którego realizację rozpoczęliśmy w kwietniu 2019 roku. Po 3 miesiącach prac całkowicie gotowy był prototyp systemu, który wdrożony do kluczowego działu – pracowni graficznej.
Co zmieniliśmy?
Od 2020 roku stale rozwijamy aplikację i czuwamy nad jej działaniem, włączając kolejne działy z firmy.
Wprowadziliśmy między innymi:
• Wizualizacje przepływu pracy
• Elektroniczny obieg dokumentów oraz ich archiwizacje
• Powiadamianie o konieczności wykonania swojej pracy
• System CRM
• Zintegrowana aplikację do komunikacji z klientami
• Innowacyjny mechanizm automatyzacji tworzenia zleceń między działami
• Intuicyjny interfejs użytkownika oraz możliwość skorzystania z aplikacji w każdym miejscu oraz na każdym urządzeniu
Rezultaty
Uruchomienie systemu już w pierwszych 3 miesiącach przyniosło następujące efekty:
• Ograniczenie błędów pracowników wynikających z przeoczeń.
• Cyfryzacja 90% dokumentów papierowych.
• Wykluczenie problemu wykonywania tej samej pracy

O kliencie

Marc Kolor to firma zajmująca się dostarczaniem artykułów promocyjnych dla branży beauty, zapewniają profesjonalne wsparcie producentów farb do włosów oraz innych kosmetyków przez ich efektowne wyeksponowanie w miejscu sprzedaży i w salonach fryzjerskich. Spółki zajmują się kompleksową produkcją znacząco różniących się od siebie produktów, realizują zamówienia dla firm z całego świata.



Masz pytania?
Skontaktuj się z nami.


Marcin Gołębiowski
Analityk projektowy