CASE STUDY

Cyfryzacja dokumentacji

dla firmy Ostrowski-Pilachowski

Problem

Dotychczas firma funkcjonowała poprawnie w oparciu o wypracowane przez lata procesy, jednak potrzebne było rozwiązanie, które pozwoliłoby zmaksymalizować efektywność pracowników i oszczędzało ich czas poświęcany przede wszystkim na wymianę informacji

Potrzebne było rozwiązanie IT, które pozwoli usprawnić zarządzanie wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie.

Zakres działań

Audyt i analiza

Warsztaty

Makiety low-fi

Makiety hi-fi

Prototyp systemu

Wdrożenie systemu

Opieka po wdrożeniu

Audyt i analiza
1
Warsztaty
2
Makiety low-fi
3
Makiety hi-fi
4
Prototyp systemu
5
Wdrożenie systemu
6
Opieka po wdrożeniu
7

Analiza

W ramach współpracy wykonaliśmy analizę procesów biznesowych w szczególności obejmujących dział pracowni graficznej, kolorystyki oraz logistyki. Wytypowaliśmy główne obszary wymagające poprawy, w celu zwiększenia efektywności:

•   Problem z obiegiem informacji między pracownikami
•   Dotychczasowe procesy zaczęły hamować rozwój firmy

Zaproponowaliśmy zmiany w funkcjonowaniu firmy oraz zaprojektowaliśmy system informatyczny, którego realizację rozpoczęliśmy w kwietniu 2019 roku. Po 3 miesiącach prac całkowicie gotowy był prototyp systemu, który wdrożony do kluczowego działu – pracowni graficznej.

Co zmieniliśmy?

Od 2020 roku stale rozwijamy aplikację i czuwamy nad jej działaniem, włączając kolejne działy z firmy.
Wprowadziliśmy między innymi:

•   Wizualizacje przepływu pracy
•   Elektroniczny obieg dokumentów oraz ich archiwizacje
•   Powiadamianie o konieczności wykonania swojej pracy
•   System CRM
•   Zintegrowana aplikację do komunikacji z klientami
•   Innowacyjny mechanizm automatyzacji tworzenia zleceń między działami
•   Intuicyjny interfejs użytkownika oraz możliwość skorzystania z aplikacji w każdym miejscu oraz na każdym urządzeniu

Rezultaty

Uruchomienie systemu już w pierwszych 3 miesiącach przyniosło następujące efekty:

•   Ograniczenie błędów pracowników wynikających z przeoczeń.
•   Cyfryzacja 90% dokumentów papierowych.
•   Wykluczenie problemu wykonywania tej samej pracy

Z uwagi na to, że wytwarzamy nietypowe produkty na rynku nie było programu, który mógłby sprostać naszym oczekiwaniom. JMB Lab pomógł nam zaprojektować i stworzyć system, dzięki któremu duża część dokumentów jest teraz w formie elektronicznej. W efekcie wymiana informacji jest dużo prostsza i przyjemniejsza. Prace nad programem postępowały szybko, a firma JMB Lab wykazywała się dużym profesjonalizmem.
Gaweł Pilachowski, Marc Kolor Gaweł Pilachowski, Marc Kolor

O kliencie

Marc Kolor

Marc Kolor to firma zajmująca się dostarczaniem artykułów promocyjnych dla branży beauty, zapewniają profesjonalne wsparcie producentów farb do włosów oraz innych kosmetyków przez ich efektowne wyeksponowanie w miejscu sprzedaży i w salonach fryzjerskich. Spółki zajmują się kompleksową produkcją znacząco różniących się od siebie produktów, realizują zamówienia dla firm z całego świata.

Marc Kolor

Masz pytania?

Skontaktuj się z nami.

stopka_Marcin

Marcin Gołębiowski

Analityk projektowy

Zobacz więcej realizacji