Efekty automatyzacji w firmie z wykorzystaniem darmowych rozwiązań IT

Firmy podążające za transformacją cyfrową potrzebują rozwiązań, które pozwolą im zautomatyzować i usprawnić całość przebiegających procesów. W przypadku nieszablonowych procedur, najlepszym rozwiązaniem często jest inwestycja w dedykowany system IT. W rzeczywistości jednak nie każda firma może pozwolić sobie od razu na wdrożenie indywidualnie opracowanego rozwiązania. Czy to oznacza, że w takim przypadku przedsiębiorstwa są zmuszone ograniczać się do standardowych możliwości oferowanych przez klasyczne systemy IT? Nic podobnego!

Automatyzacja procesów poprzez wdrażanie systemów IT daje ogromne możliwości, dzięki którym firmy pracują wydajniej, skuteczniej i osiągają lepsze wyniki. Jest to możliwe do zrealizowania zarówno dzięki dedykowanym rozwiązaniom, jak i z wykorzystaniem ogólnodostępnych i darmowych narzędzi.

Jak znaleźć najbardziej efektywne rozwiązanie?

Znalezienie rozwiązania problemu oznacza w naszym rozumieniu stworzenie narzędzia, które umożliwi zmianę niepożądanej sytuacji klienta. Dążymy do tego, aby dzięki systemowi IT firma mogła realizować cele biznesowe. Zdarza się tak, że niektóre problemy nie wymagają bardzo szczegółowej analizy. Wystarczy prawidłowe ich zdefiniowanie. Jeżeli jest to powszechny lub rutynowy przypadek w danej branży można go wyeliminować poprzez wdrożenie ogólnodostępnych rozwiązań.

Mniej powszechne i bardziej złożone problemy wymagają dogłębnej i bardzo szczegółowej analizy.

Pomimo tego, że już sama definicja problemu może pomóc znaleźć właściwe rozwiązanie, to zawsze analizujemy i badamy wszelkie możliwości oraz potencjalne zagrożenia. Często w trakcie współpracy z klientem napotykamy na różne przeszkody. Jedną z najczęstszych jest ograniczony budżet. Jeżeli firma w danym momencie nie jest w stanie pozwolić sobie na indywidualnie opracowany system, nie pozostawiamy go bez rozwiązania problemu. Za każdym razem szukamy możliwości, jakie oferują dostępne na rynku narzędzia i technologie.

Każdą współpracę rozpoczynamy od implementacji pilotażowej wersji proponowanego systemu IT. Bez względu na to, czy projektujemy dedykowane narzędzie, czy opieramy się o dostępne na rynku rozwiązania. Podejście prototypowe daje klientowi pełną kontrolę nad procesem tworzenia systemu IT i umożliwia wgląd w każdy etap jego powstawania. Prototyp pozwala na analizę i weryfikację pomysłów, dzięki czemu w każdym przypadku mamy możliwość zaproponowania rozwiązania w pełni odpowiadającego potrzebom klienta.

Efekty dzięki darmowym narzędziom? Z nami to możliwe!

Można osiągać wysokie wyniki wykorzystując darmowe i ogólnodostępne narzędzia. Kluczowe jest odpowiednie dopasowanie do potrzeb i profilu przedsiębiorstwa. Dowodem na to jest nasza współpraca z akredytowanym laboratorium badawczym. Firma od ponad 70 lat świadczy szeroki wachlarz wyspecjalizowanych usług dla przemysłu, handlu, transportu, dystrybucji i składowania. Jedną z oferowanych przez nich usług jest prowadzenie badań produktów kosmetycznych i chemii gospodarczej. Rosnąca liczba prowadzonych badań i wzrost wymagań klientów względem firmy sprawiły, że potrzebne było nasze wsparcie.

Zanim przystąpiliśmy do pracy

Dotychczas ankiety badawcze dostarczane były probantom (ochotnikom) przez pracowników naszego klienta w sposób fizyczny. Tym samym ankietowani wypełniali je na papierze a następnie ręcznie zliczano wyniki. Ten żmudny system pracy powodował trudności w dotrzymaniu terminów realizacji. Nie pomagał również fakt, że ankiety wielokrotnie bywały wypełniane przez probantów w sposób niepoprawny, co uniemożliwiało ich wykorzystanie. Żeby usprawnić ten proces, próbowali korzystać z narzędzia, które zliczało i generowało raporty z papierowych kwestionariuszy. Ankiety jednak okazały się zbyt skomplikowane dla osób, które je wypełniały, potęgowały liczbę popełnianych błędów i po zaledwie paru próbach zrezygnowano z tego narzędzia.

Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że idealnym rozwiązaniem będzie stworzenie  dedykowanego systemu IT. Rozwiązanie to jednak nie było aż tak opłacalne z punktu widzenia klienta. Po wielu rozmowach, spotkaniach i gruntownej analizie sytuacji, zaproponowaliśmy hybrydowe rozwiązanie odpowiadające potrzebom przedsiębiorstwa. Wykorzystując darmowe oprogramowanie Google Forms, pomogliśmy firmie stworzyć szablon ankiet, które mogły być udostępniane probantom online. Jednak kluczem do sukcesu okazało się opracowanie autorskiego generatora wyników pochodzących z ankiet. Była to jedyna część procesu, której realizacja wymagała zaprojektowania dedykowanego narzędzia. Wdrożenie opracowanego rozwiązania rozpoczęliśmy oczywiście od implementacji wersji pilotażowej. Już na tym etapie pracy część badań mogła być prowadzona z wykorzystaniem nowego rozwiązania. Realizacja pełnych badań była możliwa zaledwie po dwóch miesiącach od wdrożenia prototypu. Na efekty naszej pracy nie trzeba było długo czekać:

Koszt opracowanego przez nas rozwiązania był o 75% niższy niż w przypadku wykonania kompleksowego, dedykowanego rozwiązania.

Co zyskał nasz klient?

1. O połowę krótszy czas realizacji

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu czas opracowania raportu z badań skrócił się o połowę. Po wypełnieniu ankiet przez probantów, pracownicy mogą pobrać wyniki z Google Forms i wgrać pliki do generatora. Po określeniu czasu trwania badania i dedykowanego języka sprawozdania, generator automatycznie przygotowuje arkusz kalkulacyjny z wynikami, który jest gotowy do wklejenia do raportu.

„W tej chwili czas poświęcany na przygotowanie raportu skrócił się o połowę. Jest to bardzo duże usprawnienie.”

2. Możliwość pracy w czasie pandemii Covid-19.

Dotychczasowa praktyka pracy uniemożliwiałaby firmie prowadzenie badań aplikacyjnych w czasie pandemii koronawirusa. Przekazywanie papierowych ankiet byłoby po prostu niemożliwe, przede wszystkim ze względu na ograniczenia w kontakcie i przemieszczaniu się. Opracowane przez nas narzędzie zniwelowało konieczność fizycznego dostarczania kwestionariuszy probantom.  Wszystkie ankiety mogą być teraz udostępniane online.

Nowa aplikacja w wielu przypadkach pozwoliła uniknąć przesunięć terminów i zatrzymań projektów w czasie pandemii.

3. Minimalizację błędów w ankietach

Dotychczasowa kontrola nad prawidłowością odpowiedzi probanta była minimalna. Niemożliwa była również edycja odpowiedzi w przypadku popełnienia błędu, na przykład omyłkowego zaznaczenia nieprawidłowej płci przez ankietowanego. Do momentu automatyzacji procesu nawet tak trywialny błąd eliminował możliwość wykorzystania wypełnionej ankiety.

Obecne rozwiązanie jest odporne na błędy wypełniającego ankietę. Nie ma możliwości pominięcia pytania, czy wpisania liter w polu przeznaczonym na wskazanie liczby.

4. Terminową realizację zleceń

Terminowość to w każdym biznesie niezwykle pożądana cecha. Wdrożone rozwiązanie pozwoliło zminimalizować ryzyko wystąpienia potencjalnych błędów powodowanych działaniem człowieka. Tym samym wyeliminowaliśmy konieczność opracowywania raportów zastępczych, innymi słowy – poprawiania generalnych raportów. Skrócenie czasu opracowywania raportu pozwala również na przygotowanie przez firmę większej liczby gotowych raportów w takim samym czasie.To prawda, że dedykowane systemy IT dają ogromne możliwości. Trzeba mieć jednak pewność, że firma na pewno takiego rozwiązania potrzebuje. W niektórych przypadkach dużo bardziej opłacalnym rozwiązaniem będzie rozszerzenie istniejących systemów IT, nawet tych bezpłatnych. Chcesz sprawdzić, w jaki sposób automatyzacja może pomóc Twojej firmie? Skorzystaj z bezpłatnej godziny konsultacji.