Integracja WMS ze sklepem i kurierami – droga od zamówienia do listu przewozowego bez przepisywania danych

Integracja systemów e-commerce, ERP oraz rozwiązań kurierskich z oprogramowaniem logistycznym pozwala połączyć cały proces realizacji zamówienia: od pobrania danych ze sklepu, przez rezerwację i kompletację, aż po wygenerowanie etykiety kurierskiej i przekazanie numeru przesyłki do klienta.

Kluczowe jest jednak nie samo połączenie systemów, ale właściwy podział odpowiedzialności. Sklep przyjmuje zamówienie, ERP może obsługiwać sprzedaż i dokumenty, a nowoczesny system WMS zarządza fizyczną realizacją zamówienia w magazynie. Przewoźnik lub broker kurierski odpowiada za obsługę przesyłki.

Dobrze zaprojektowana integracja eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych między tymi systemami i pozwala skalować wysyłkę bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników.

Cała droga zamówienia w jednym miejscu (przegląd)

W środowisku e-commerce dane powinny przechodzić przez kolejne systemy bez ręcznego przepisywania. Dokładna architektura zależy od tego, z jakiego ERP, sklepu, marketplace i WMS korzysta firma.

Typowy przepływ realizacji zamówienia wygląda następująco:

Nie oznacza to, że każdy projekt musi wyglądać dokładnie tak. W jednej firmie zamówienie może trafiać najpierw do ERP, w innej bezpośrednio do WMS albo do warstwy integracyjnej. Zadaniem wykonawcy integracji jest dobranie przepływu do istniejącej architektury.

Podział ról: co robi sklep, ERP i WMS?

Najczęstszy problem przy integracji polega na niejasnym określeniu, gdzie kończy się jeden system, a zaczyna drugi.

Takie rozdzielenie pozwala uniknąć sytuacji, w której dwa systemy próbują być właścicielem tej samej informacji.

Zamówienie ze sklepu lub marketplace trafia do systemu

Proces zaczyna się od zamówienia złożonego w sklepie internetowym lub marketplace.

Może to być między innymi WooCommerce, Shopify, PrestaShop, Magento, Shoper, IdoSell, Allegro czy Amazon. Zamówienie powinno zostać przekazane do systemu odpowiedzialnego za dalszą realizację wraz z kompletem danych potrzebnych do wysyłki.

W zależności od architektury zamówienie może trafić do ERP, WMS albo warstwy integracyjnej.

Do przekazania są między innymi:

• identyfikator zamówienia,
• pozycje i ilości produktów,
• SKU lub inne identyfikatory produktów,
• dane odbiorcy,
• adres dostawy lub identyfikator punktu odbioru,
• wybrana metoda dostawy,
• informacja o pobraniu, jeżeli zamówienie jest za pobraniem,
• uwagi klienta,
• informacje potrzebne do obsługi zamówienia.

Istotna jest również możliwość rozpoznania, że to samo zamówienie zostało już przetworzone. Dzięki temu ponowienie komunikatu nie utworzy drugiego zlecenia magazynowego.

Rezerwacja stanu i przekazanie do kompletacji

Po przyjęciu zamówienia system sprawdza dostępność produktów i uruchamia proces realizacji.

W zależności od architektury rezerwacja może powstać w ERP, WMS lub innym systemie odpowiedzialnym za dostępność sprzedażową. WMS wykorzystuje następnie informacje o dostępnych jednostkach i lokalizacjach, aby przygotować realizację magazynową.

System może dobierać sposób kompletacji do charakteru zamówienia. Zamówienia jednopozycyjne można grupować do kompletacji wielozamówieniowej, natomiast większe zamówienia mogą być realizowane z wykorzystaniem kompletacji strefowej lub innych metod dopasowanych do układu magazynu.

Przy większym wolumenie znaczenie ma również planowanie fal kompletacyjnych. WMS może grupować zamówienia według terminu wysyłki, przewoźnika, rodzaju usługi czy godziny planowanego odbioru.

Celem jest nie tylko szybkie zebranie towaru, ale również przygotowanie go do dalszej obsługi bez tworzenia zatorów w magazynie.

Kompletacja i kontrola przy pakowaniu

Po przekazaniu zlecenia do realizacji magazynier otrzymuje zadanie na terminalu mobilnym.

WMS wskazuje lokalizację towaru i ilość do pobrania. Operator skanuje lokalizację oraz produkt, a system weryfikuje zgodność operacji. Szczegółowy opis tego procesu znajduje się w artykule o tym, czym jest kompletacja zamówień.

Po zebraniu wszystkich pozycji zamówienie trafia na stanowisko pakowania. Tutaj można wykonać dodatkową kontrolę:

• pracownik skanuje identyfikator pojemnika lub zamówienia,
• skanuje produkty znajdujące się w paczce,
• WMS porównuje rzeczywistą zawartość z zamówieniem,
• dopiero po pozytywnej weryfikacji paczka przechodzi do wysyłki.

Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko wysłania niewłaściwego produktu lub pominięcia pozycji. Więcej o procesie wydania można przeczytać w materiale dotyczącym tego, jak wygląda sprawne wydanie towaru z magazynu.

Ważenie, etykieta kurierska i numer przesyłki

Kolejnym etapem jest automatyzacja procesów kurierskich i integracja WMS z brokerem lub przewoźnikiem.

Na stanowisku pakowania paczka może zostać zważona na wadze połączonej z WMS. System przekazuje do wybranego przewoźnika lub brokera informacje potrzebne do utworzenia przesyłki.

W zależności od rozwiązania integracja może obejmować:

• wybór przewoźnika i usługi,
• wagę paczki,
• wymiary lub gabaryt,
• dane odbiorcy,
• pobranie,
• punkt odbioru,
• numer referencyjny zamówienia.

Po prawidłowym utworzeniu przesyłki system otrzymuje numer przewozowy oraz etykietę w formacie obsługiwanym przez stanowisko pakowania. Etykieta może zostać automatycznie wydrukowana na drukarce etykiet.

Pracownik nie musi przepisywać danych do panelu przewoźnika ani kopiować numeru przesyłki z jednego systemu do drugiego. W zależności od projektu WMS może być zintegrowany bezpośrednio z API przewoźnika albo z brokerem kurierskim, takim jak BaseLinker czy Apaczka.

Powrót informacji do sklepu i do klienta

Utworzenie przesyłki nie kończy procesu. Informacja musi wrócić do systemów, które jej potrzebują.

Typowa pętla wygląda następująco:

• WMS → ERP: potwierdzenie realizacji operacji magazynowej i informacje potrzebne do wystawienia lub zamknięcia dokumentów sprzedażowych.
• WMS → sklep/marketplace: numer przesyłki, przewoźnik oraz status realizacji.
• Sklep → klient: wiadomość o wysyłce i dane umożliwiające śledzenie przesyłki.

Zakres odpowiedzialności można ustalić inaczej w zależności od istniejącej architektury. Najważniejsze jest, aby numer przesyłki i status nie wymagały ręcznego przepisywania.

Zwroty – droga w drugą stronę

Obsługa zwrotów jest często trudniejsza niż sama wysyłka. Towar wraca do magazynu, ale nie zawsze może od razu trafić z powrotem do sprzedaży.

Przyjęcie zwrotu

Magazynier identyfikuje przesyłkę za pomocą numeru RMA, jeżeli sklep korzysta z takiego procesu, albo na podstawie numeru zamówienia czy przesyłki. System pobiera informacje o pierwotnym zamówieniu i pozwala powiązać zwracany produkt z konkretną sprzedażą.

Ocena stanu

Pracownik ocenia produkt i wybiera odpowiednią ścieżkę:

• pełnowartościowy – produkt może wrócić na standardowy stan magazynowy,
• wymagający przepakowania lub odświeżenia – trafia do odpowiedniej strefy,
• uszkodzony lub wymagający naprawy – zostaje skierowany do serwisu lub reklamacji,
• nienadający się do dalszej sprzedaży – trafia do kwarantanny lub utylizacji.

WMS rejestruje wynik kontroli i wskazuje dalszą lokalizację produktu.

Korekta dokumentów i zwrot pieniędzy

Po potwierdzeniu przyjęcia zwrotu informacja trafia do ERP lub systemu sprzedażowego. To ten system, zgodnie z przyjętą architekturą i procedurą księgową, może obsłużyć korektę dokumentu sprzedaży.

Podobnie zwrot środków powinien być realizowany przez system sprzedażowy, ERP, platformę obsługi płatności lub inny system odpowiedzialny za rozliczenie z klientem. WMS odpowiada przede wszystkim za fizyczne przyjęcie, ocenę i zmianę statusu towaru.

Peak sprzedażowy – co się sypie i jak to zabezpieczyć

Black Friday, Cyber Monday czy okres przedświąteczny szybko pokazują, gdzie integracja ma słabe punkty.

• Ludzie: Nagły wzrost zamówień często oznacza konieczność zatrudnienia dodatkowych pracowników. WMS powinien prowadzić operatora krok po kroku i ograniczać liczbę decyzji podejmowanych ręcznie.
• Miejsce przy pakowaniu: Nawet szybka kompletacja nie pomoże, jeśli paczki zaczną blokować stanowiska pakowania i ciągi komunikacyjne. Warto planować przepływ paczek według przewoźnika, usługi i czasu odbioru.
• Wydajność integracji: Przy dużym wolumenie wzrasta liczba komunikatów dotyczących zamówień, stanów, przesyłek i etykiet. Integracja powinna korzystać z kolejek, mechanizmów ponawiania i odpowiedniej obsługi błędów, aby chwilowa niedostępność API nie zatrzymała całego magazynu.
• Odbiory kurierskie: W szczycie problemem może być nie tylko przygotowanie paczek, ale również ich odbiór. WMS powinien pozwalać monitorować liczbę gotowych przesyłek i przygotowywać dane potrzebne do przekazania ich przewoźnikowi.

Z jakimi systemami to spinamy

JMB Lab projektuje integracje WMS z systemami ERP, sklepami internetowymi, marketplace'ami oraz rozwiązaniami kurierskimi. Na naszej stronie dedykowanej dla systemu WMS wymienione są między innymi integracje z Comarch ERP, IFS ERP, Subiekt GT, enova365, Symfonią i Navireo.

Jeżeli korzystasz z jednego z tych systemów, możesz przejść do szczegółowego opisu integracji:

• Integracja WMS z enova365 ERP – wymiana danych między WMS i enova365 oraz sposób projektowania integracji.
• Integracja WMS z Navireo ERP – szczegółowy materiał dotyczący połączenia WMS z Navireo.
• Integracja WMS z IFS ERP – integracja dla środowisk z bardziej rozbudowanymi procesami logistycznymi.
• Integracja WMS z Subiekt GT / nexo – połączenie systemu magazynowego z rozwiązaniami Subiekt.
• Integracja WMS z Comarch ERP – synchronizacja danych i dokumentów między WMS a środowiskiem Comarch.
• Integracja WMS z Symfonią – wymiana danych i dokumentów między WMS a systemem Symfonia.

Platformy sprzedażowe

Integracja może obejmować również sklepy i marketplace'y, między innymi WooCommerce, Shopify, PrestaShop, Magento, Shoper, IdoSell, Allegro, Amazon, eBay czy Kaufland.

Kurierzy i brokerzy

W zależności od architektury WMS może komunikować się bezpośrednio z API przewoźnika albo korzystać z brokera kurierskiego. Dotyczy to między innymi InPost, DPD, DHL, GLS, UPS, FedEx czy Poczty Polskiej, a także platform agregujących usługi różnych przewoźników.

Jeżeli nie widzisz swojego systemu na liście, nie oznacza to braku możliwości integracji. Kluczowe są dostępne interfejsy, zakres danych oraz sposób obsługi procesów po stronie systemu źródłowego i docelowego.