Problemy w magazynie:
rezerwacje towarów, inwentaryzacja, szacowanie zapotrzebowania
Podbieranie surowców, produkowanie ponad stan, żmudna inwentaryzacja – tym zagadnieniom poświęcamy drugi artykuł w naszej serii o najczęstszych problemach w magazynie.
Dla najlepszego zilustrowania tego problemu, kontynuujemy historię Roberta, kierownika magazynu w firmie produkującej drzwi na zamówienie.
Magazyn Roberta korzysta wyłącznie z Excela, w którym, na podstawie maili z działu planowania produkcji, rezerwowany jest towar pod konkretne zamówienie. W dokumencie w Excelu monitorowane są również stany magazynowe.
Kiedy magazyn otrzymuje z działu planowania wykaz surowców potrzebnych do realizacji zamówienia, Robert każdorazowo weryfikuje i potwierdza, że ich stan jest odpowiedni.
Problem z rezerwacją towaru
Z działu planowania przychodzi mail z prośbą o zablokowanie 50 metrów bieżących okleiny pod priorytetowe zamówienie.
Z pliku Roberta wynika, że ta sama okleina została już zaplanowana do użycia w innym zamówieniu z nieco późniejszym terminem realizacji.
Na stanie magazynowym obecnie jest 40 metrów bieżących tej okleiny.
Robert, pod naciskiem sprzedawcy, który opiekuje się priorytetowym zamówieniem, podejmuje decyzję, że podbiorą brakujące 10 metrów bieżących z innego zamówienia. Zleca swojemu pracownikowi odnotowanie tego w systemie, ale pracownik tego nie robi.
W wyniku tego brak okleiny nie zostaje zgłoszony do działu zakupów.
Priorytetowa inwestycja jest wyprodukowana w terminie. Natomiast w trakcie realizacji drugiego zamówienia, okazuje się, że do zakończenia produkcji brakuje 10 metrów bieżących okleiny.
Robert potwierdzał wcześniej, że magazyn dysponuje odpowiednią ilością surowca. Dział zakupów nie został poinformowany o zmianie. Produkcja zamówienia się opóźnia, a firma musi zapłacić klientowi karę umowną.
Podbieranie materiałów
Problemem, który obserwuje Robert jest podbieranie rzeczy z magazynu w trakcie realizacji zlecenia. Pracownicy produkcji przychodzą po materiały – kleje, taśmy klejące, gwoździe – nie mając wiele czasu (trwa produkcja, są potrzebni na stanowisku). Magazynierzy, odpowiedzialni za wydawanie towaru, często nie odnotowują tego w swoim pliku.
Robert wprowadził zeszyt, do którego magazynierzy mają wpisywać takie „szybkie podbieranie”, ale to tylko połowicznie rozwiązało problem. Podczas inwentaryzacji rzeczywiście widzi znaczną poprawę, ale nadal są rozbieżności. Ponadto codziennie na koniec dnia własnoręcznie przepisuje informacje z zeszytu do Excela, co zajmuje mu zazwyczaj ponad godzinę dodatkowej pracy.
Przeczytaj o innych problemach w magazynie:
Błędy w przyjęciu, identyfikacji i wydaniu towaru
Produkowanie ponad stan
W firmie Roberta nierzadko zdarza się, że produkty końcowe zostają wyprodukowane ponad stan. Ma na to wpływ brak sprawnego systemu w magazynie oraz wynikające z tego częste przekłamanie stanu rzeczywistego materiałów.
Teraz firma, w ramach jednego zamówienia, wyprodukowała zbyt wiele sztuk naświetla nad drzwi.
Niewykorzystane naświetla poleżą chwilę, dział sprzedaży postara się je sprzedać aż w końcu trafią do utylizacji – połączenie specyficznej okleiny i szyby zdarza się bardzo rzadko.
Firma traci pieniądze. Zarząd obarcza winą Roberta – jego magazyn nie dopilnował, żeby odnotować ilość wyprodukowanych produktów.
4 problemy związane ze stanem magazynowym
- Nieprawidłowości przy rezerwacji towaru – jeśli rezerwacje towarów odbywają się przy pomocy Excela i maili łatwo zapomnieć o zmianach. Komunikacja mailowa sprzyja pomyłkom w rezerwacji. Surowce często są podbierane pod inne, pilniejsze zlecenia, a potem taka informacja nie jest nigdzie odnotowywana. Wówczas zbyt późno okazuje się, że materiału - którego ilość była wcześniej zagwarantowana - brakuje.
- Rozbieżność między stanem magazynowym widocznym w systemie a stanem rzeczywistym – brak kontroli nad stanem magazynowym, nie odnotowanie zmian w systemie, podbieranie surowców, brak odpowiedniej indeksacji czy zasad odkładania towaru – to wszystko wpływa na rozbieżność w stanie magazynowym. Rozbieżność może być negatywna w obie strony – surowca/produktu brakuje lub wręcz odwrotnie – został zakupiony lub wyprodukowany w nadmiarze.
- Szacowanie zapotrzebowania – bazowanie na tabelkach (lub, co gorsza, notatkach na papierze) przy zmianach w rezerwacji materiałów jest karkołomnym zadaniem. Łatwo o pomyłkę, dane są niekompletne i znajdują się w różnych miejscach. Jeśli rozbieżności są częste, trudno przewidzieć rzeczywiste zapotrzebowanie na produkt/surowiec. To wymaga częstszych inwentaryzacji, liczenia stanu magazynowego co chwilę na nowo.
- Częste i żmudne inwentaryzacje – chaos w magazynie znacząco utrudnia proces inwentaryzacji; są częste i długie. Mają na to wpływ między innymi zła polityka magazynowa oraz brak wiarygodnych informacji o stanach magazynowych (co wymusza za każdym razem analizę gdzie/kto/jak oraz szukanie zaginionych surowców w innych częściach magazynu).
Problemy w magazynie – jak można im zapobiec?
Jest kilka sposobów, żeby zapobiec sytuacjom opisanym powyżej:
- Automatyczna rezerwacja i przypisanie do konkretnego zamówienia w systemie. Tak, aby każda zmiana w ilości surowca była automatycznie odnotowywana.
- Stany magazynowe aktualizowane automatycznie na podstawie wydań i przyjęć przy użyciu skanerów kodów kreskowych i kodów QR. Proces staje się łatwy i szybki.
- Szacowanie zapotrzebowania na podstawie wiarygodnych danych z automatycznie tworzonych raportów.
- Inwentaryzacja jest dużo szybsza z wykorzystaniem przenośnych terminali oraz dzięki odpowiedniemu oznakowaniu i poukładaniu towaru na półkach.
Poznaj system WMS, który pomaga rozwiązać problemy z inwentaryzacją
