Prototyp systemu IT – krok w stronę cyfryzacji firmy

Żyjemy w czasach dynamicznie postępującej cyfryzacji, którą kryzys wywołany COVID-19 tylko przyspieszył. Kolejne firmy wdrażają dedykowane, nowoczesne rozwiązania IT, które mają usprawnić ich funkcjonowanie i podnieść wydajność pracy. Wielu przedsiębiorców obawia się jednak tego kroku. Być może Ty również zastanawiasz się, czy wdrożony system IT spełni pokładane w nim nadzieje? Czy może okaże finansowym niewypałem, który zachwieje płynnością Twojego przedsiębiorstwa?
Prototyp systemu IT, prototyp oprogramowania, makieta systemu

Na szczęście, można się ustrzec przed takim scenariuszem! Doskonałym wyjściem jest podejście prototypowe, które pozwala w bezpieczny i w pełni kontrolowany sposób ocenić, czy wdrażany system odpowiada na potrzeby firmy. Zobaczmy jak stworzenie prototypu systemu IT pozwoliło naszemu klientowi – firmie Marc Kolor – zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy, a w efekcie – otrzymać oprogramowanie, które znacznie usprawniło pracę firmy.  

Marc Kolor to firma zajmująca się dostarczaniem artykułów promocyjnych dla branży beauty. Spółka zajmuje się produkcją znacząco różniących się od siebie produktów. Dotychczas firma funkcjonowała poprawnie, jednak potrzebne było rozwiązanie, które maksymalizowałoby efektywność i oszczędzało czas, poświęcany przede wszystkim na wymianę informacji między pracownikami. Potrzebne było rozwiązanie IT, które pozwoli usprawnić zarządzanie wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie.  Klient obawiał się jednak, że stworzone oprogramowanie nie będzie spełniać jego oczekiwań i zamiast usprawnienia pracy, zostanie z gigantyczną fakturą do opłacenia. Takie obawy były uzasadnione – klient wcześniej korzystał z różnych rozwiązań, które jednak na dłuższą metę się nie sprawdzały. Co go przekonało do nawiązania współpracy z nami? Zaproponowane przez nas podejście prototypowe.

Każdy projekt IT zaczynamy od prototypu

W JMB Lab jesteśmy zwolennikami wdrożenia pilotażowej wersji każdego projektu IT. Dlatego też tworząc system zarządzania procesami w Marc Kolor, w pierwszej kolejności postawiliśmy na implementację prototypu.
To rozwiązanie ma kilka niezaprzeczalnych zalet:
  • Prototyp pozwala dokładnie oszacować, jaki będzie całościowy koszt wdrożenia gotowego systemu
  • Prototyp to rozwiązanie bezpieczne finansowo, ponieważ jego wdrożenie nie wymaga dużego budżetu
  • Podejście prototypowe daje klientowi pełną kontrolę nad procesem tworzenia systemu IT i umożliwia wgląd w każdy etap jego powstawania
  • Prototypowanie pozwala ocenić czy pierwotne założenia faktycznie odpowiadają potrzebom firmy.
  • Umożliwia testowanie i weryfikację różnych pomysłów.Decydując się od razu na pełną implementację dedykowanego rozwiązania z pominięciem fazy prototypu, firma naraża się na nieoczekiwane wydatki i niezadowolenie z rezultatu. Prototyp pozwala zmaksymalizować rezultaty – umożliwia rezygnację z niepotrzebnych rozwiązań i wdrażanie dodatkowych funkcji, aby jak najdokładniej dostosować system do potrzeb firmy.W przypadku Marc Kolor, implementacja prototypu zajęła 3 miesiące.

Już na etapie prototypu zaprojektowany przez nas system zarządzania procesami został oceniony przez klienta jako sprawnie funkcjonujący w około 75%!

Jak etap prototypowania przełożył się na wyniki?

Współpraca z Marc Kolor ewidentnie pokazuje, że początkowa współpraca na podstawie prototypu systemu zarządzania przynosi doskonałe efekty i gwarantuje oszczędność czasu. Co spółka zyskała dzięki wdrożeniu prototypu oprogramowania na zamówienie?

1. SYSTEM ODPOWIADAJĄCY NA REALNE POTRZEBY

Dzięki prototypowi, można było przetestować, które funkcje są faktycznie potrzebne, a z których można zrezygnować. W efekcie, gotowa aplikacja zawiera 100% niezbędnych funkcji i opcji, ani jeden jej element nie zabiera niepotrzebnie miejsca.

2. USPRAWNIONY PROCES WYMIANY INFORMACJI

Aplikacja, która powstała w znacznym stopniu ułatwia wymianę informacji, która dotychczas opierała się na nieco archaicznych rozwiązaniach. W wyniku naszej pracy, wymiana informacji nie wymaga już czasochłonnych telefonów oraz wysyłania wiadomości do wielu adresatów.  Wszystkie niezbędne dane i informacje zawarte są w intuicyjnej aplikacji, do której dostęp mają wszyscy pracownicy.  

3. NATYCHMIASTOWY DOSTĘP DO DOKUMENTÓW

Dostęp do wszystkich dokumentów i informacji przy pomocy jednej aplikacji pozwolił wyeliminować czasochłonny proces wymiany papierowych dokumentów. Nie ma już potrzeby, aby pracownicy trzymali je w formie plików na swoich pulpitach, utrudniając przez to dostęp do nich innym zatrudnionym. Wdrożony system zarządzania procesami umożliwił również wielu pracownikom pracę zdalną. Dodatkowym usprawnieniem pracy są alerty, które otrzymuje każda osoba zainteresowana posiadaniem konkretnej dokumentacji. Gdy w systemie pojawia się nowy dokument bądź jego aktualizacja, pracownik zostaje o tym powiadomiony. Dzięki temu nie jest już konieczne bieżące monitorowanie zmian w dokumentacji. Prototyp gwarantem sukcesu Zarówno w JMB Lab, jak również ze strony Marc Kolor mamy świadomość tego, że efekty, które udało się osiągnąć zawdzięczamy wdrożonemu prototypowi.

Dla klienta prototyp był gwarantem spokoju, ponieważ obrazował w jaki sposób będzie funkcjonować ostateczne rozwiązanie, bez konieczności decydowania się od razu na bardzo kosztowny system.  

Wdrożenie prototypu pozwoliło nam poznać potrzeby klienta, dostosować system pod jego wymagania, a tym samym dokładnie określić koszt wykonania oraz implementacji systemu.