Czym jest system do zarządzania magazynem WMS? Ile trwa wdrożenie? Ile kosztuje?

Spis treści

Add a header to begin generating the table of contents

System zarządzania magazynem klasy WMS - definicja

System WMS (z ang. Warehouse Management System) to specjalny rodzaj oprogramowania, którego celem jest optymalizacja i automatyzacja pracy w magazynie. Informatyczny system magazynowy WMS pozwala w łatwy i kompleksowy sposób zarządzać procesami magazynowymi – od przyjęcia towaru, przez przepływ towarów, przygotowanie do wysyłki oraz wydania produktów. Wdrożenie go w firmie pozwala na zwiększenie wydajności i efektywności codziennej pracy magazynu.

Jakie problemy rozwiązują systemy magazynowe WMS?

Problem z przyjęciami i wydaniami towaru:

pomyłki przy przyjęciach i wydaniach towaru (m.in. błędy w identyfikacji produktów, wydawanie złych partii towaru lub błędnych ilości czy wag),
brak jednolitego oznakowania regałów i produktów,
zajęte półki przy przyjęciu towaru,
problem z ewidencją przyjęć i wydań towarów w magazynie.
trudności przy kontrolach (sprawdzanie czy towar został odprawiony czy nie),
problem ze śledzeniem numeru partii.

Problem z brakiem kontroli nad stanami magazynowymi, rezerwacjami i przesunięciami towaru:

brak kontroli nad stanami magazynowymi (co przyjeżdża i w jakich ilościach),
rozbieżności między rzeczywistym stanem magazynu a stanem wprowadzonym do systemu,
brak kontroli nad przepływem materiałów (podbieranie surowców),
problem z rezerwacją towaru,
błędne szacowanie zapotrzebowania na towar/materiał,
czasochłonna inwentaryzacja, w której pojawia się dużo błędów i rozbieżności.

Problem z efektywną pracą magazynu:

problemy z szeroko pojętym zarządzaniem magazynem (dużo strat),
niska efektywność pracy magazynu.
problem z wykazaniem etapu pracy w magazynie, podczas którego dochodzi do nadużyć,
brak kontroli nad transparentnością pracy (np. kontrolą wejść i wyjść pracowników z magazynu),
brak możliwości skalowania działań firmy przez niewydajny magazyn.

Problem z danymi, dokumentami i raportami:

trudność w agregacji i synchronizacji danych z różnych źródeł,
długi i uciążliwy obieg papierowych dokumentów,
czasochłonna rejestracja pracy (np. za pomocą Excela),
problem z generowaniem raportów (działanie ręczne; dane w raportach często są błędne i nieaktualne w momencie analizy).

Czytaj więcej: Problemy w magazynie, które rozwiązuje WMS

Korzyści z wdrożenia systemu WMS

Oprogramowanie magazynowe WMS ma na celu podniesienie efektywności wszystkich procesów w magazynie. Systemy magazynowe umożliwiają uzyskanie:

91%

mniej błędów

2x

szybsze procesy

7%

mniej strat towaru

Do najważniejszych zalet WMS ⭧ należą:

Usprawnianie procesów przyjęcia, lokalizacji, identyfikacji i wydania towaru.
Minimalizowanie ryzyka reklamacji z powodu dostawy błędnego towaru.
Umożliwienie lokalizacji konkretnej partii towaru.
Wydawanie towaru zgodnie z FIFO/FEFO.
Umożliwienie monitorowania stanów magazynowych w czasie rzeczywistym.
Przyspieszenie inwentaryzacji.
Skrócenie czasu obiegu i obsługi dokumentów.
Rozwiązanie problemów kadrowych.
Ułatwienie raportowania.
Zwiększenie transparentności pracy magazynu.

Oblicz oszczędność, którą może ci przynieść wdrożenie w firmie WMS. Skorzystaj z bezpłatnego kalkulatora.

Kalkulator zostanie wysłany na podany adres e-mail.

Funkcje systemu WMS

Funkcje systemów do zarządzania magazynem są w wielu przypadkach dopasowywane do tego, czego potrzebuje firma. Do podstawowych, najczęściej wykorzystywanych, należą:

Przyjęcie towarów ⭧ do magazynu

Moduł obsługujący wszystkie procesy, które są związane z przyjmowanie towaru na stan, m.in.:

skanowanie kodów kreskowych produktów i kodów QR na półkach w celu błyskawicznego przyjęcia,
automatyczna aktualizacja stanów magazynowych,
automatyczne wystawienie dokumentów przyjęcia.

Inwentaryzacja

Łatwa identyfikacja produktów dzięki możliwości skanowania kodów.
Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych.
Generowanie raportów z inwentaryzacji.

Planowanie dostaw

Lepsze planowanie i koordynacja dostaw oraz zleceń wysyłkowych.

Zarządzanie zapasami

Bieżąca aktualizacja stanów magazynowych na podstawie przyjęć, inwentaryzacji, przesunięć lub wydań.
Kontrola dostępności surowców.
Automatyzacja procesów zamawiania i uzupełniania zapasów w oparciu o zapotrzebowanie.

Integracja WMS z innymi firmowymi systemami ⭧

Łączenie danych z wielu różnych źródeł w jednym narzędziu.
Automatyczny przepływ informacji między różnymi systemami, np. system ERP lub programami księgowymi, jak Symfonia.

Traceability ⭧

Śledzenie lokalizacji konkretnego produktu lub partii towaru na każdym etapie łańcucha dostaw.

Obieg i archiwizacja dokumentów

Automatyczne uzupełnianie i wystawianie dokumentów magazynowych (np. przyjęcia i wydania towaru).
Automatyczny przepływ dokumentacji między magazynem a innymi działami firmy.
Digitalizacja wszystkich dokumentów związanych z operacjami magazynowymi.

Raportowanie

Generowanie raportów dotyczących działań magazynowych w czasie rzeczywistym w celu identyfikacji obszarów poprawy i śledzenia metryk wydajności.
Ustawianie alarmów dla każdej nietypowej aktywności.

Kompletacja zamówienia

Tworzenie ścieżek kompletacji dla magazynierów.
Łatwa identyfikacja towarów dzięki skanowaniu kodów kreskowych i QR.
Identyfikacja przesunięć międzymagazynowych.

Wydanie towarów ⭧

Szybkie wydania dzięki skanowaniu kodów.
Wymuszanie stosowania przyjętej metody wydania towaru, np. FIFO, FEFO lub LIFO.
Automatyczne generowanie dokumentów.

Zastosowanie systemu WMS

Oprogramowanie WMS sprawdzi się w większości firm posiadających magazyny, niezależnie od branży. Do przykładowych branż, w których sprawdzi się to narzędzie, należą:

Logistyka

Wykorzystywany do poprawy jakości procesów logistycznych, przyspieszenia transportu i w efekcie – wzrostu zadowolenia klientów.

Przemysł

Wiele firm przemysłowych stosuje program magazynowy do utrzymywania kontroli nad zapasami – zwłaszcza surowców oraz wyrobów gotowych.

E-commerce

W tej branży rozwiązania WMS umożliwiają sprawną realizację zamówień. Pomagają również monitorować dostępność produktów i status realizacji zamówienia.

Produkcja

Wiele firm produkcyjnych stosuje WMS do zarządzania magazynami surowców i półproduktów, aby zapewnić ciągłość i wysoką jakość produkcji.

Usługi

Niektóre firmy z sektora usługowego, takie jak firmy kurierskie lub dostawcze, również stosują WMS do zarządzania magazynami i lepszego planowania dostaw.

Jak działa magazynowy system informatyczny?

Obejrzyj filmik i zobacz, jak działa system WMS

Odtwórz film na temat system WMS

W zależności od tego, jaki system wybierzesz, może być on umiejscowiony na lokalnym serwerze firmy lub w chmurze.

Co oznacza, że system znajduje się w chmurze? Nie musisz posiadać własnych serwerów, żeby móc go używać, wystarczy połączenie z internetem. Program jest dla ciebie dostępny przez cały czas z dowolnego miejsca, zarówno na urządzeniach desktopowych (komputerach), jak i na mobilnych.

Oprogramowanie magazynowe umożliwia korzystanie ze skanerów i terminali mobilnych z systemem Android, dzięki czemu:

automatyzują procesy wydania, identyfikacji i przyjęcia towaru do magazynu – wystarczy zeskanować kody QR półki i kod kreskowy paczki, żeby przyjąć produkt na stan;
znacznie przyspieszają procesy magazynowe – wystarczy zeskanować kod produktu, żeby informacje o nim natychmiast znalazły się w systemie,
ułatwiają inwentaryzację magazynu;
wprowadzają podwójną weryfikację wydawanego towaru.

Do najwygodniejszych urządzeń należą te kompaktowe, które ułatwiają codzienne korzystanie, jak poniższe rozwiązania marki NewLand.

Jak wybrać system WMS?

Ze względu na mnogość dostępnych systemów na rynku, wybór odpowiedniego programu do zarządzania magazynem może być nie lada wyzwaniem. Na jakie kwestie warto zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie dla swojej firmy?

Specyfika branży: przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, czy dany system jest dostosowany do specyfiki danej branży i czy posiada funkcje, które są potrzebne w danej dziedzinie. Na przykład, systemy magazynowe dla sklepów detalicznych mogą posiadać inne funkcje niż systemy dla firm produkcyjnych.

Dopasowanie do procesów firmy: żeby oprogramowanie spełniało swoje cele, musi być jak najlepiej dopasowane do procesów w firmie, zwłaszcza, jeśli magazyn jest ważnym strategicznie działem przedsiębiorstwa. Im większa elastyczność systemu, tym łatwiej będzie ci go zastosować w magazynie.

Ułożenie nowych procesów usprawniających pracę firmy: nawet najlepszy system WMS nie będzie w pełni efektywny, jeśli procesy w magazynie nie są odpowiednio poukładane. Dlatego przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę na to, czy oprócz prac programistycznych, oferuje również wsparcie w ułożeniu procesów, a w razie konieczności – zaprojektowanie nowych.

Wymagania firmy: należy dokładnie określić wymagania firmy w zakresie zarządzania magazynem i poszukać systemu, który spełnia te wymagania. Na przykład, jeśli firma posiada wiele magazynów w różnych lokalizacjach, warto poszukać programu, który umożliwia zarządzanie wieloma magazynami jednocześnie.

Umiejscowienie systemu ⭧: każdy system musi być gdzieś umieszczony – na serwerze lub w chmurze. Utrzymanie systemu w chmurze jest znacznie tańsze i wygodniejsze (nie trzeba posiadać własnych serwerów). Zapewnia również niemal 100% bezawaryjność.

Budżet: należy porównać ceny różnych dostępnych narzędzi i wybrać takie, które jest w stanie zapewnić odpowiednią jakość obsługi przy jak najniższych kosztach.

Intuicyjność systemu: system, który jest przejrzysty i łatwy w obsłudze przyspiesza codzienną pracę. Ułatwia także wdrożenie w pracę nowych magazynierów. Dlatego przy wyborze oprogramowania dla swojej firmy, zwróć uwagę na łatwość korzystania.

Integracja z innymi programami: warto poszukać system, który jest zintegrowany z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w firmie, takimi jak CRM czy ERP, co ułatwi zarządzanie całym biznesem.

Zrozumienie potrzeb: to, czy system będzie przynosić efekty, zależy od tego, czy twoje potrzeby zostały dobrze zrozumiane. Wybierz dostawcę, który poświęci czas na poznanie twoich procesów, analizę twojej sytuacji oraz wizję lokalną.

Pokrycie potrzeb wykraczających poza typowe rozwiązania WMS: usprawnianie procesów w firmie to złożone zadanie. Optymalizacja pracy magazynu i wdrożenie systemu WMS to często wierzchołek góry lodowej. Wybierz dostawcę, który zapewni ci kompleksową obsługę i wsparcie wykraczające poza zaprojektowanie i wdrożenie oprogramowania magazynowego.

Sposób dostarczenia rozwiązania i rozliczenia: jeśli zależy ci na szybkim wdrożeniu systemu i przejrzystym systemie rozliczeń, wybierz system, którego dostawca proponuje wdrożenie etapami. Dzięki temu płatność będzie rozłożona w czasie, a ty szybciej zobaczysz efekty zmian w magazynie.

Obsługa techniczna: należy zwrócić uwagę na to, jakiego rodzaju wsparcie techniczne oferuje dostawca oprogramowania i czy jest w stanie szybko rozwiązać ewentualne problemy.

Wybór oprogramowania dla firmy zawsze powinien być poprzedzony analizą potrzeb i procesów.

Jak wygląda wdrożenie systemu WMS?

Wdrożenie systemu WMS składa się z 4 podstawowych etapów:

Analiza przedwdrożeniowa

To początkowy etap, podczas którego:

Analizuje się sytuację firmy i wszystkie procesy, jakie zachodzą w magazynie,
Poszukuje się rozwiązań, które pomogą te procesy usprawnić,
Projektuje się nowe procesy w magazynie oraz określa, w jaki sposób będzie je wspierać nowe oprogramowanie.
Projektuje się makiety systemu (czyli to, jakie funkcje będzie miał system, jak będzie działać i jak wyglądać).

Dostosowanie systemu

Krok obejmujący prace programistyczne. W ramach drugiego etapu, na podstawie makiet stworzonych w trakcie analizy przedwdrożeniowej, tworzy się lub dostosowuje poszczególne funkcje.

Integracja

Integracja to połączenie nowego programu WMS z innymi systemami firmie, żeby mógł następować wzajemny przepływ danych.

Wdrożenie

Wdrożenie to sprawienie, żeby z oprogramowania można było korzystać w magazynie. Obejmuje między innymi:

Uruchomienie produkcyjne w magazynie,
Konfigurację systemu według potrzeb,
Szkolenie z korzystania z systemu.

Ile trwa wdrożenie systemu systemu zarządzania magazynem WMS w firmie?

To, ile będzie trwało wdrożenie WMS w firmie zależy w głównej mierze od tego, jaki system wybierzesz (gotowy pudełkowy czy system na zamówienie ⭧) oraz od skomplikowana procesów, które mają zostać zoptymalizowane.

Proces projektowania i wdrażania oprogramowania może zająć od kilku dni do wielu miesięcy. Wdrożenie dość prostego systemu WMS tworzonego na zamówienie powinno zająć około 3 – 5 miesięcy.

Ile trwają poszczególne etapy? (Realne przedziały czasowe mogą znacznie odbiegać od podanych szacunkowych jeśli procesy w magazynie będą bardziej złożone).

Analiza przedwdrożeniowa – zajmuje zazwyczaj od 2 do 6 tygodni.
Dostosowanie systemu – od kilku do kilkudziesięciu tygodni.
Integracja – od 2 do 8 dni (w przypadku integracji z popularnymi narzędziami i przy standardowych ustawieniach) lub od 2 do 8 tygodni (jeśli system ma być zintegrowany z rzadziej wykorzystywanymi programami lub posiada niestandardowe ustawienia).
Wdrożenie WMS – od 7 do 14 dni roboczych.

Analiza przedwdrożeniowa	zajmuje zazwyczaj od 2 do 6 tygodni
Dostosowanie systemu	od kilku do kilkudziesięciu tygodni
Integracja	od 2 do 8 dni (w przypadku integracji z popularnymi narzędziami i przy standardowych ustawieniach) lub od 2 do 8 tygodni (jeśli system ma być zintegrowany z rzadziej wykorzystywanymi programami lub posiada niestandardowe ustawienia)
Wdrożenie WMS	od 7 do 14 dni roboczych

Czytaj więcej: Ile trwa wdrożenie systemu WMS?

Ile kosztuje system WMS?

Podobnie jak w przypadku czasu wdrożenia, koszt w znacznej mierze zależy od tego, jaki rodzaj systemu wybierzesz (rozwiązanie pudełkowe lub oprogramowanie na zamówienie) oraz od tego, jak bardzo skomplikowane są procesy w magazynie.

Cena systemów WMS ⭧ tworzonych na zamówienie może się wahać między 80 a 700 tysięcy złotych.

Koszt można podzielić na 6 działań. Podane niżej przedziały cenowe mogą odbiegać od rzeczywistych kwot (wpływ mają na to procesy w magazynie, indywidualna sytuacja każdej firmy oraz różnice między stawkami różnych dostawców).

Koszt analizy przedwdrożeniowej (zawierający projekt systemu) – od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Koszt dostosowania systemu – od kilku do kilkunastu tysięcy złotych (w przypadku rozwiązań pudełkowych z ograniczoną ilością funkcji) lub od 80 do 250 tysięcy złotych (w przypadku oprogramowania tworzonego na zamówienie).
Koszt integracji – od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Koszt wdrożenia – od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Koszt abonamentu/licencji – zazwyczaj między 100 a 300 zł za 1 stanowisko magazynowe.
Koszt sprzętu – cena indywidualna, w zależności od tego, jaki sprzęt i w jakiej ilości będzie potrzebny (np. skanery mobilne, drukarki, wagi, wózki, roboty).

Koszt analizy przedwdrożeniowej	od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych
Koszt dostosowania systemu	od kilku do kilkunastu tysięcy złotych (w przypadku rozwiązań pudełkowych z ograniczoną ilością funkcji) lub od 80 do 250 tysięcy złotych (w przypadku oprogramowania tworzonego na zamówienie)
Koszt integracji	od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych
Koszt wdrożenia	od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych
Koszt abonamentu/ licencji	zazwyczaj między 100 a 300 zł za 1 stanowisko magazynowe
Koszt sprzętu	cena indywidualna, w zależności od tego, jaki sprzęt i w jakiej ilości będzie potrzebny (np. skanery mobilne, drukarki, wagi, wózki, roboty)

Czytaj więcej: Ile kosztuje system WMS?

Poznaj system WMS od JMB Lab

KONTAKT