Wzrost obsłużonych dostaw – 207% przy tej samej liczbie pracowników w ciągu 4 lat

Nowoczesny i w pełni niezawodny system informatyczny, który wspiera zarządzanie przedsiębiorstwem jest jednym z podstawowych warunków jego rozwoju. Decydując się na zakup oprogramowania, organizacje stają przed bardzo trudną decyzją, której podjęcie warto poprzedzić dogłębną analizą sytuacji firmy, jej potrzeb i oczekiwanych rezultatów powdrożeniowych. Niestety często okazuje się, że dostępne na rynku systemy informatyczne okazują się niewystarczające. Oferują nieadekwatnie mało możliwości w porównaniu z ogółem związanych z nimi kosztów. Na szczęście nie zawsze trzeba korzystać z gotowych rozwiązań.

W większości przypadków firmy decydują się na wdrożenie dedykowanego systemu IT w czasie prężnego rozwoju, gdy dotychczas stosowane narzędzia stają się niewystarczające. Zwykle związane jest to z zauważalną potrzebą usystematyzowania i zebrania w jedno miejsce wszystkich procesów rozsianych po wielu systemach i działach w firmie.

Wdrażany system informatyczny powinien spełniać wszystkie oczekiwania firmy, zarówno te o charakterze funkcjonalnym, jak i technicznym.

Oznacza to, że oprogramowanie powinno wypełniać specyficzne i istotne dla firmy zadania, dopasowywać się do już funkcjonujących w przedsiębiorstwie rozwiązań i nie generować dodatkowych kosztów związanych z funkcjami, z których firma nigdy nie będzie potrzebowała korzystać. W przypadku dużych organizacji często jedynym rozwiązaniem na osiągnięcie tych rezultatów jest wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego. 

W jakich przypadkach sprawdzi się dedykowany system IT?

System informatyczny stworzony na potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa sprawdzi się w szczególności w przypadku, gdy firma funkcjonuje w oparciu o indywidualne, wewnętrzne procesy wzorcowe. W takiej sytuacji zakup gotowego oprogramowania “ze sklepu” mógłby wiązać się z koniecznością rezygnacji z pewnych funkcji lub z zakupem systemu informatycznego posiadającego nieprzydatne narzędzia. Częstym problemem jest też niedopasowanie rynkowego oprogramowania do potrzeb firmy. 

Rolą dostawcy usługi jest zdefiniowanie potrzeb firmy i zaproponowanie najbardziej optymalnego i adekwatnego rozwiązania, dostosowanego do tej konkretnej organizacji.

Korzyści płynące z wdrożenia dedykowanego systemu informatycznego

Każda firma działa w innych warunkach. Organizacje różnią się od siebie, co oznacza, że każda z nich będzie potrzebowała zupełnie innych rozwiązań i innych efektów. Jest jednak jedna, fundamentalna zaleta, która wiąże się ze wszystkimi wdrażanymi rozwiązaniami Informatycznymi: 

Dedykowany system IT ułatwia i w znacznym stopniu usprawnia zarządzanie procesami mającymi miejsce w firmie.

Doskonałym przykładem firmy, w której wdrożenie dedykowanego systemu IT pozwoliło zyskać przewagę nad konkurencją jest nasz klient, który od 4 lat działa w oparciu o stworzony przez nas dedykowany system informatyczny wspierający działalność spedycyjną. W jaki sposób narzędzie pozwoliło firmie osiągnąć pozycję lidera w swojej branży? 

Dedykowany system dla wyspecjalizowanych procesów

Nasz klient stanowi grupę firm z wielu krajów Europy Środkowo-Wschodniej. Przedsiębiorstwo specjalizuje się w świadczeniu szerokiego wachlarza wyspecjalizowanych usług dla przemysłu, handlu, transportu, dystrybucji oraz z zakresu składowania. W ostatnich latach działalności firma niezwykle się rozwinęła. Zwiększono zakres świadczonych usług oraz rozszerzono zasięg geograficzny poprzez utworzenie nowych oddziałów za granicą. Wyspecjalizowana działalność, w połączeniu ze świadczeniem kompleksowej obsługi klienta spowodowała, że dotychczasowe rozwiązania, z których firma korzystała stały się niewystarczające. 

Przed wdrożeniem systemu spedycyjnego, zarządzanie procesami w firmie odbywało się poprzez specjalnie przygotowany plik w programie Excel, który uzupełniany był o wyniki przeprowadzonych badań laboratoryjnych oraz stan magazynów. Po licznych spotkaniach i rozmowach doszliśmy do wniosków, dlaczego to rozwiązanie stało się niewystarczające: 

  • plik nie umożliwiał jednoczesnej modyfikacji przez kilka osób, ;
  • nie można było uzyskać informacji kto, w jakim celu i w jaki sposób korzysta z danego pliku,; 
  • brak kontroli rodził obawy o to, że dostęp do pliku mogą uzyskać osoby niepowołane, ; 
  • kontakt z dostawcami zarówno w zakresie przekazywania informacji, jak i ich udostępniania mógł odbyć się jedynie w sposób mailowy bądź telefoniczny, co wymagało zbyt dużego zaangażowania czasowego po stronie pracowników. 
  • Ponadto nie można było uzyskać bardziej szczegółowych informacji o kierowcach firmy, innych niż numery rejestracyjne ich samochodów. 
 

Jednak najbardziej zauważalnym minusem stosowanych dotychczas rozwiązań była niezadowalająca firmę komunikacja z klientem. Udostępnianie informacji o stanie realizacji wymagało przygotowania pliku do wysyłki, co wiązało się z tym, że klient otrzymywał go dopiero na następny dzień. Tym samym informacje w momencie przekazania klientowi były już zdezaktualizowane. 

Dedykowany system spedycyjny okazał się rozwiązaniem

Analiza problemów, z którymi borykała się firma wykazała, że potrzebne jest rozwiązanie, które:

  • pozwoli na kontrolę dostępu do informacji, 
  • umożliwi równoległą pracę większej liczbie pracowników,
  • umożliwi klientom firmy branie udziału w procesie spedycyjnym poprzez wgląd w dostępne w programie informacje.

Rzetelna ocena możliwych rozwiązań wskazała, że wykorzystanie gotowego systemu IT wiązałoby się ze zbyt wysokimi kosztami dostosowania oraz kosztownym odnawianiem licencji. Co zamiast tego zaproponowaliśmy klientowi?

Dedykowane rozwiązanie IT do zarządzania procesami spedycyjnymi, które spowodowało wzrost dostaw o 207% w przeciągu 4 lat, bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu. 

System IT wykonany dla firmy wyposażony został w kluczowe funkcje: 

  • przegląd stanu realizacji kontraktów zarówno po stronie klienta, jak i spedytora; 
  • weryfikację danych kierowcy korzystającego z systemu;
  • automatyczne wyliczenie stawek potrąceń; 
  • automatyczne przesyłanie i odbieranie informacji z systemów terminali portowych;
  • śledzenie stanów i operacji magazynowych.

Ponadto wdrożyliśmy możliwość korzystania z systemu za pomocą telefonu komórkowego, a także powiadomienia mailowe i SMS, które otrzymuje personel. Wszystko to w znacznym stopniu przyspieszyło proces przekazywania informacji o wynikach badań, czy konieczności podjęcia decyzji. 

“Bardzo możliwe, że gdyby nie program to zakończylibyśmy działalność spedycyjną”podsumował dyrektor działu. Z dumą możemy stwierdzić, że na ten moment w firmie nie ma osoby, która byłaby skłonna wrócić do pracy na plikach Excel. 

To co jest najważniejsze, to fakt, że firma dzięki dedykowanemu systemowi informatycznemu wyprzedziła swoją konkurencję oraz pozyskała wielu strategicznych klientów, którzy zdecydowali się na współpracę przez wgląd w posiadany przez nich system IT ułatwiający wspólne działanie. Na tak konkurencyjnym rynku, na jakim działa nasz klient, cena już dawno przestała być podstawowym warunkiem oceny. Liczą się nowoczesne rozwiązania ułatwiające współpracę i oszczędzające czas zarówno firmie, jak i jej klientom. 

“Mogę to porównać do rewolucji przemysłowej – kiedyś tkaczki musiały wykonywać wszystko ręcznie. Później pojawiły się maszyny, które usprawniły ich pracę. Tak samo system usprawnił naszą” to z kolei opinia przedstawiciela Dreyfus, naszego kluczowego klienta  – firmy, dla której przygotowaliśmy omawiane rozwiązanie. 

Dedykowany system IT nie tylko wyeliminował błędy powodowane ręcznym wpisywaniem danych, ale również pozwolił na dwukrotne zwiększenie liczby obsługiwanych dostaw i towarów przy niezmienionej liczbie zatrudnionych pracowników. 

W JMB Lab uważamy, że to model biznesowy daje przewagę na rynku a nie wykorzystywane narzędzia, czy oferowane produkty bądź usługi. System informatyczny wspiera i pozwala rozwijać model biznesowy przyjęty w firmie. Przed dokonaniem decyzji o zakupie oprogramowania lub wdrożeniu dedykowanego systemu IT, należy dokładnie przeanalizować wszystkie wady i zalety oraz możliwości i zagrożenia jakie wiążą się z wybranym rozwiązaniem. 

Zastanawiasz się, czy oprogramowanie na zamówienie sprawdzi się w Twojej firmie? Skorzystaj z bezpłatnej godziny konsultacji.