JMB Lab

CASE STUDY

Jak firma Ostrowski-Pilachowski scyfryzowała 90% firmowej dokumentacji?

z systemem DMS?

System pozwolił na cyfryzację 90% firmowej dokumentacji.

tworzenie i archiwizowanie elektronicznych wersji dokumentów

możliwość pracy nad dokumentacją przez wiele osób w czasie rzeczywistym

szybka akceptacja poszczególnych etapów produkcji

Problem

Firma Ostrowski-Pilachowski przez długi czas funkcjonowała poprawnie w oparciu o wypracowane schematy działania. Jednak w ostatnich latach zmiany na rynku spowodowały, że zarządzanie codzienną pracą firmy stało się bardzo czasochłonne. 

Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłyby zmaksymalizować efektywność pracowników i oszczędzało ich czas. 

Głównym założeniem projektu było stworzenie takiego oprogramowania, które dopasuje się do aktualnych procesów w firmie – nie odwrotnie.

Zakres działań

Audyt i analiza

Warsztaty

Makiety low-fi

Makiety hi-fi

Prototyp systemu

Wdrożenie systemu

Opieka po wdrożeniu

Audyt i analiza
1
Warsztaty
2
Makiety low-fi
3
Makiety hi-fi
4
Prototyp systemu
5
Wdrożenie systemu
6
Opieka po wdrożeniu
7

Analiza

Na podstawie analizy biznesowej określiliśmy główne problemy:

  1. Dokumentacja występowała w wersji papierowej i elektronicznej (pliki Excel).
  2. Między dokumentacją papierową a elektroniczną występowały niespójności. 
  3. Duża ilość telefonów wewnętrznych i wiadomości.


Papierowa dokumentacja: 

  • spowalniała przepływ informacji między działami, 
  • powodowała zagrożenie zagubienia informacji.

 

Dokumentacja elektroniczna w formie plików Excel:

  • pliki były zapisywane na dysku sieciowym, ale nie zawsze jego najnowsza wersja (problem z zarządzaniem wersjami dokumentu),
  • nie było możliwości równoczesnej edycji dokumentu (utrata zmian).

Co zmieniliśmy?

Zaproponowaliśmy zmiany w funkcjonowaniu firmy związane z obiegiem i archiwizacją dokumentacji. Dla wsparcia procesu obiegu dokumentów zaprojektowaliśmy system informatyczny, którego realizację rozpoczęliśmy w kwietniu 2019 roku.

Po 
3 miesiącach prac całkowicie gotowy był prototyp systemu, który niedługo później został wdrożony u klienta.

Rezultaty

System pozwolił scyfryzować 90% firmowej dokumentacji.

Umożliwia:

  • tworzenie i automatyczne archiwizowanie elektronicznych wersji dokumentów,
  • łatwe zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej,
  • szybką wymianę informacji między różnymi działami,
  • śledzenie zmian w dokumentach,
  • edycję dokumentów przez wiele osób w czasie rzeczywistym,
  • łatwe weryfikowanie poprawności dokumentów.

System wyeliminował ryzyko zagubienia dokumentów. Pozwolił na cyfryzację kart produkcyjnych i kart technologicznych

Ułatwił i znacznie przyspieszył zatwierdzanie przez poszczególne działy kolejnych etapów produkcji. Teraz akceptacja odbywa się w systemie, wcześniej konieczne było podpisanie papierowego dokumentu.

Z uwagi na to, że wytwarzamy nietypowe produkty na rynku nie było programu, który mógłby sprostać naszym oczekiwaniom. JMB Lab pomógł nam zaprojektować i stworzyć system, dzięki któremu duża część dokumentów jest teraz w formie elektronicznej. W efekcie wymiana informacji jest dużo prostsza i przyjemniejsza. Prace nad programem postępowały szybko, a firma JMB Lab wykazywała się dużym profesjonalizmem.
Gaweł Pilachowski, Marc Kolor Gaweł Pilachowski, Marc Kolor

O kliencie

Marc Kolor

Marc Kolor to firma zajmująca się dostarczaniem artykułów promocyjnych dla branży beauty, zapewniają profesjonalne wsparcie producentów farb do włosów oraz innych kosmetyków przez ich efektowne wyeksponowanie w miejscu sprzedaży i w salonach fryzjerskich. Spółki zajmują się kompleksową produkcją znacząco różniących się od siebie produktów, realizują zamówienia dla firm z całego świata.

Marc Kolor

Inne systemy

Cyfryzacja dokumentacji stała się częścią większego projektu mającego na celu usprawnienie zarządzania firmą. Poznaj inne moduły systemu dla firmy Ostrowski-Pilachowski.

panel klienta OPMK

Panel klienta

Zobacz więcej →
system do zarządzania pracą firmy

System do zarządzania pracą poszczególnych działów firmy

Zobacz więcej →

KONTAKT

Chcesz porozmawiać o usprawnieniu procesów w firmie?

Odpowiemy w ciągu 24 godzin.


    (*Wymagane) Klikając przycisk 'Wyślij', akceptujesz naszą Politykę Prywatności oraz wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych w celu przedstawienia oferty, których administratorem jest firma JMB Lab Sp. z o.o.

    Jakub Janc