CASE STUDY

Jak firma Ostrowski-Pilachowski scyfryzowała 90% firmowej dokumentacji?

z systemem DMS?

System pozwolił na cyfryzację 90% firmowej dokumentacji.

tworzenie i archiwizowanie elektronicznych wersji dokumentów

możliwość pracy nad dokumentacją przez wiele osób w czasie rzeczywistym

szybka akceptacja poszczególnych etapów produkcji

Problem

Firma Ostrowski-Pilachowski przez długi czas funkcjonowała poprawnie w oparciu o wypracowane schematy działania. Jednak w ostatnich latach zmiany na rynku spowodowały, że zarządzanie codzienną pracą firmy stało się bardzo czasochłonne.

Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłyby zmaksymalizować efektywność pracowników i oszczędzało ich czas.

Głównym założeniem projektu było stworzenie takiego oprogramowania, które dopasuje się do aktualnych procesów w firmie – nie odwrotnie.

Zakres działań

Audyt i analiza

Warsztaty

Makiety low-fi

Makiety hi-fi

Prototyp systemu

Wdrożenie systemu

Opieka po wdrożeniu

Audyt i analiza

Warsztaty

Makiety low-fi

Makiety hi-fi

Prototyp systemu

Wdrożenie systemu

Opieka po wdrożeniu

Analiza

Na podstawie analizy biznesowej określiliśmy główne problemy:

Dokumentacja występowała w wersji papierowej i elektronicznej (pliki Excel).
Między dokumentacją papierową a elektroniczną występowały niespójności.
Duża ilość telefonów wewnętrznych i wiadomości.

Papierowa dokumentacja:

spowalniała przepływ informacji między działami,
powodowała zagrożenie zagubienia informacji.

Dokumentacja elektroniczna w formie plików Excel:

pliki były zapisywane na dysku sieciowym, ale nie zawsze jego najnowsza wersja (problem z zarządzaniem wersjami dokumentu),
nie było możliwości równoczesnej edycji dokumentu (utrata zmian).

Co zmieniliśmy?

Zaproponowaliśmy zmiany w funkcjonowaniu firmy związane z obiegiem i archiwizacją dokumentacji. Dla wsparcia procesu obiegu dokumentów zaprojektowaliśmy system informatyczny, którego realizację rozpoczęliśmy w kwietniu 2019 roku.

Po 3 miesiącach prac całkowicie gotowy był prototyp systemu, który niedługo później został wdrożony u klienta.

Rezultaty

System pozwolił scyfryzować 90% firmowej dokumentacji.

Umożliwia:

tworzenie i automatyczne archiwizowanie elektronicznych wersji dokumentów,
łatwe zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej,
szybką wymianę informacji między różnymi działami,
śledzenie zmian w dokumentach,
edycję dokumentów przez wiele osób w czasie rzeczywistym,
łatwe weryfikowanie poprawności dokumentów.

System wyeliminował ryzyko zagubienia dokumentów. Pozwolił na cyfryzację kart produkcyjnych i kart technologicznych.

Ułatwił i znacznie przyspieszył zatwierdzanie przez poszczególne działy kolejnych etapów produkcji. Teraz akceptacja odbywa się w systemie, wcześniej konieczne było podpisanie papierowego dokumentu.

Z uwagi na to, że wytwarzamy nietypowe produkty na rynku nie było programu, który mógłby sprostać naszym oczekiwaniom. JMB Lab pomógł nam zaprojektować i stworzyć system, dzięki któremu duża część dokumentów jest teraz w formie elektronicznej. W efekcie wymiana informacji jest dużo prostsza i przyjemniejsza. Prace nad programem postępowały szybko, a firma JMB Lab wykazywała się dużym profesjonalizmem.

Gaweł Pilachowski, Marc Kolor

O kliencie

Marc Kolor to firma zajmująca się dostarczaniem artykułów promocyjnych dla branży beauty, zapewniają profesjonalne wsparcie producentów farb do włosów oraz innych kosmetyków przez ich efektowne wyeksponowanie w miejscu sprzedaży i w salonach fryzjerskich. Spółki zajmują się kompleksową produkcją znacząco różniących się od siebie produktów, realizują zamówienia dla firm z całego świata.

Inne systemy

Cyfryzacja dokumentacji stała się częścią większego projektu mającego na celu usprawnienie zarządzania firmą. Poznaj inne moduły systemu dla firmy Ostrowski-Pilachowski.