Audyt i analiza
CASE STUDY
System WMS
dla firmy Döner King
System WMS na zamówienie pomógł firmie Döner King usprawnić większość procesów magazynowych i wyeliminować wiele powtarzanych błędów.
usprawnienie procesów magazynowych
wyeliminowaie powtarzalnych błędów
uwolnienie roboczogodzin
skrócenie czasu kompletacji zamówienia
Problem
Nawet najbardziej wykwalifikowany zespół specjalistów prędzej czy później może mieć problem z utrzymaniem idealnego funkcjonowania procesów magazynowych. Wynika to przede wszystkim z braku posiadania kompletnych danych, do których wszyscy mają dostęp w jednym miejscu. Kolejnym powodem jest skala produkcji – im większa, tym trudniej precyzyjnie korzystać z ważnych danych zapisanych w Excelu, czy na kartce. Do takich danych możemy zaliczyć np. śledzenie poszczególnych partii towaru, informację o stanie magazynowym, możliwość lokalizowania każdego towaru, strategię kompletacji zamówień.
Firma Döner King tego typu dane zbierała w tabelach lub fizycznie na papierze. Informacje te były uzupełniane w różnych miejscach, przez różne osoby, a do tego w sposób deklaratywny, bez weryfikacji poprawności tych danych. Taki plan działania zdecydowanie zwiększał ryzyko popełniania błędów na co dzień. Błędów, które w konsekwencji mogą prowadzić nie tylko do spowolnienia procesów magazynowych, ale nawet do odpowiedzialności karnej firmy, a w rezultacie do dużych strat finansowych Do takich możemy zaliczyć chociażby błędy związane z wydawaniem przeterminowanego towaru – żadna firma tego nie chce.
Firma mierzyła się z:
- brakiem precyzyjnych informacji na temat stanów magazynowych,
- brakiem precyzyjnych informacji o rotacji towaru,
- nieprecyzyjnym śledzeniem poszczególnych partii towaru,
- trudnością w lokalizacji towaru na magazynie,
- brakiem strategii w kompletacji zamówień,
- brakiem standardów związanych z kolejnością wydawania towarów (np. FIFO/FEFO),
- niepełną kontrolą managerską.
Zakres działań
Audyt i analiza
Warsztaty
Makiety low-fi
Makiety hi-fi
Prototyp systemu
Wdrożenie systemu
Opieka po wdrożeniu
1
Warsztaty
2
Makiety low-fi
3
Makiety hi-fi
4
Prototyp systemu
5
Wdrożenie systemu
6
Opieka po wdrożeniu
7
Wdrożenie
1
Audyt i analiza
Jednym z najważniejszych etapów podczas wdrażania systemu na zamówienie jest audyt i analiza. To etap poznawania klienta - jego problemów, celów, możliwości, wymagań, procesów, ludzi. Co ważne, nasza firma realizuje audyt u klienta jeszcze przed podpisaniem umowy. W tym czasie mapujemy wszystkie procesy w firmie - zarówno to, jak wyglądają w czasie ówczesnym, jak i to, jak powinny wyglądać po wdrożeniu oprogramowania. To właśnie na podstawie tych informacji i naszych dotychczasowych doświadczeń przygotowujemy wycenę funkcjonalności systemu WMS na zamówienie. Co więcej, każda taka funkcjonalność wyceniana jest osobno, po to, aby klient mógł ewentualnie ocenić, na którą z nich się decyduje i w jakiej kolejności.
Mówiąc w skrócie - audyt i analiza to działania, które mają na celu jak najlepsze zapoznanie się z funkcjonowaniem danej organizacji, aby jak najtrafniej móc zaprojektować system WMS na zamówienie. To etap, który odbywa się bezpośrednio w siedzibie klienta, trwa od jednego do kilku dni.
2
Warsztaty u klienta
Warsztaty przedwdrożeniowe to według nas niemal obowiązkowy etap projektów polegających na wdrażaniu dedykowanych systemów IT. Jest to pogłębiona analiza projektowa, która ma na celu jeszcze większe uszczegółowienie wymagań funkcjonalnych oprogramowania. To na tym etapie określamy wymagania techniczne, do których możemy zaliczyć między innymi:
- możliwości integracyjne z innymi systemami klienta np. systemem księgowym,
- rodzaj integracji systemu (np. czy będzie ona jednostronna czy dwustronna),
- dostosowanie do przepisów prawnych - obecnych i tych, które wejdą w przyszłości.
Dodatkowo w ramach dialogu technicznego, jeszcze przed podpisaniem umowy zagwarantowaliśmy firmie Doner test sprzętu, na którym system WMS miał działać na co dzień. Wybór odpowiednich skanerów/kolektorów danych nie był oczywisty, ponieważ sprzęt musiał zostać dopasowany do warunków pracy, między innymi chłodni, w których temperatura wynosi -35 °C. Dzięki współpracy z firmą New Land udało się dobrać odpowiednio wytrzymały sprzęt jeszcze przed podpisaniem umowy i wyeliminować duże ryzyko projektowe dotyczące niepoprawnie dobranego sprzętu.
Podczas warsztatów z klientem omawiamy nie tylko wymagania techniczne systemu, ale także wymagania niefunkcjonalne, np. wydajność systemu, dostępność, bezpieczeństwo etc.
3
Wdrożenie systemu
Tworzenie systemu WMS na zamówienie nie jest procesem zamkniętym, który odbywa się u nas za zamkniętymi drzwiami - wręcz przeciwnie. Etap deweloperski to proces, w którym klient cały czas uczestniczy i ma na niego wpływ. Nasze zespoły developerskie pracowały nad tym projektem w okresach czasowych (tzw. sprintach) trwających dokładnie tyle, ile potrzebowaliśmy na przygotowanie jednej funkcjonalności systemu (2 - 3 tygodnie). Dzięki temu, że każdy moduł systemu przygotowywany jest jako osobny etap, który klient akceptuje i dopiero po akceptacji za niego płaci - nie kupuje on kota w worku. Warto też dodać, że klient ma dostęp do dedykowanego środowiska testowego, na którym samodzielnie może przejść proces, co pozwala na szybką weryfikację i ewentualne naniesienie niezbędnych zmian.
Ciekawostka
Wyższość systemu WMS na zamówienie nad rozwiązaniem pudełkowym jest związana przede wszystkim z możliwością dopasowania go do niepowtarzalnych procesów przedsiębiorstwa. Zapewne każda firma z danej branży działa na podobnych zasadach - jednak nawet drobne różnice sprawiają, że tzw. gotowce nie będę w pełni dopasowane do procesów klienta. Dedykowany system:
• usprawnia procesy biznesowe, które już istnieją w firmie,
• jest w pełni dopasowany do specyfiki danej firmy, dzięki czemu rozwiązuje konkretne problemy.
• daje Ci możliwość pełnej kontroli tego jak będzie wyglądać aplikacja,
• daje nieograniczone możliwości późniejszego rozwoju (nowe funkcje lub zmiany),
• to pełne prawo do korzystania z aplikacji (system stanowi element majątku firmy bądź jest przekazany w formie licencji z prawem do modyfikacji).
Efekty
Wdrożenie systemu WMS zawsze niesie za sobą mnóstwo usprawnień. To, co udało się osiągnąć w firmie Döner, to przede wszystkim:
Uwolnienie roboczogodzin
1. Wyeliminowanie powtarzalnych czynności związanych z uzupełnianiem dokumentacji papierowej, ręcznym uzupełnieniem plików excel lub innych systemów IT.
2. Wyeliminowanie biurokracji magazynowej: automatyczne generowanie dokumentacji: PZ, WZ, MM.
3. Skrócenie czasu kompletacji poprzez dokładną lokalizację wszystkich produktów na magazynie.
4. Wyposażeniu magazynierów w ścieżki kompletacji wszystkich zamówień.
Wyeliminowanie błędów kompletacji towarów
System WMS nie pozwala na wydanie towaru, który nie powinien być wydany, dzięki temu, że każdy produkt jest odpowiednio oznaczony przy pomocy kodów kreskowych oraz QR. W tak zorganizowanym miejscu magazynier nie może się pomylić - nie może wydać kurczaka zamiast wołowiny lub przeterminowanego produktu.
Wdrożenie standardu FEFO oraz automatyzacji procesów
które towarzyszą wydaniu towaru z magazynu. Dla przykładu - system sam jest w stanie zdecydować i podpowiedzieć magazynierowi, który towar powinien być uwzględniony podczas kompletacji zamówień.
Pełna kontrola managerska
W systemie znajdują się wszystkie informacje na temat przebiegu procesów magazynowych z przypisaniem poszczególnych aktywności do poszczególnych pracowników. Dzięki temu osoby zarządzające procesami mają wszystkie informacje oraz pełną kontrolę. Dodatkowo każde odchylenie od normy lub procedur jest łatwe do wychwycenia przez system.
Integracja z innymi systemami IT
Integracja z innymi systemami IT. System centralizuje informacje na temat wszystkich procesów magazynowych oraz wyposażenie menagerów w możliwość sprawdzania następujących informacji w czasie rzeczywistym:
• zamówienia,
• stany magazynowe,
• poziom rotacji produktów,
• efektywność magazynierów oraz procesów magazynowych.
System WMS na zamówienie, stworzony dla naszej firmy przez JMB Lab, usprawnił większość procesów magazynowych i wyeliminował wiele powtarzanych błędów. Dzięki niemu uwolniliśmy wiele roboczogodzin - skróciliśmy czas kompletacji zamówienia, a także zautomatyzowaliśmy wiele procesów w magazynie. To, co dla nas ważne - to system, który nie tylko spełnia nasze oczekiwania obecnie, ale może być dostosowywany do naszych oczekiwań, które pojawiają się w przyszłości i są często związane ze zmieniającymi się wymogami polskiego prawa. System jest także bardzo intuicyjny.
O kliencie
Döner to jeden z największych polskich producentów mięsa do kebabów. Firma założona w 2011 roku stawia przede wszystkim na wysoką jakość swoich produktów oraz terminowe dostawy. Stała inwestycja w nowoczesne linie produkcyjne i udoskonalanie swoich produktów przyczyniło się do zyskania zaufania klientów nie tylko w Polsce, ale także w kilkunastu innych krajach na świecie. W ich ofercie znajduje się zarówno mięso drobiowe, wołowe, cielęce, a w przyszłości będą to również produkty wege.
Czytaj więcej o panelach klienta
KONTAKT
Chcesz uzyskać więcej informacji o systemie WMS?
Odpowiemy w ciągu 24 godzin.
