CASE STUDY

System do zarządzania pracą poszczególnych działów

dla firmy Ostrowski-Pilachowski

Wygodny w użyciu system wykluczył problem wykonywania tej samej pracy i pozwolił na lepsze zarządzanie codzienną pracą nad zleceniami.

uproszczenie przepływu zleceń między działami

dzięki prostemu w użyciu systemowi przekazywania zleceń

pełna kontrola nad zleceniem

dzięki modułowi procedur

łatwo dostęp do szczegółów zlecenia

dzięki przejrzystości systemu, który ma postać wirtualnej tablicy

Problem

Firma Ostrowski-Pilachowski przez długi czas funkcjonowała poprawnie w oparciu o wypracowane schematy działania. Jednak w ostatnich latach zmiany na rynku spowodowały, że zarządzanie codzienną pracą firmy stało się bardzo czasochłonne.

Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłyby zmaksymalizować efektywność pracowników i oszczędzało ich czas.

Głównym założeniem projektu było stworzenie takiego oprogramowania, które dopasuje się do aktualnych procesów w firmie – nie odwrotnie.

Zakres działań

Audyt i analiza

Warsztaty

Makiety low-fi

Makiety hi-fi

Prototyp systemu

Wdrożenie systemu

Opieka po wdrożeniu

Audyt i analiza

Warsztaty

Makiety low-fi

Makiety hi-fi

Prototyp systemu

Wdrożenie systemu

Opieka po wdrożeniu

Analiza

Specyfika procesów w firmie w firmie Ostrowski-Pilachowski powodowała, że – chociaż wypracowane do tej pory rozwiązania działały – to nie działały wystarczająco efektywnie. To sprawiało, że firma uzyskiwała mniejszą wydajność, niż mogłaby uzyskać z odpowiednim narzędziem wspierającym pracę w poszczególnych działach.

Co zmieniliśmy?

System opiera się na mechanizmie tworzenia zleceń między działami. Pozwala na graficzną wizualizację przepływu pracy. Każdy z działów ma formę tablicy, na której pojawiają się zlecenia. Poszczególne działy mają łatwy dostęp do informacji, w którym miejscu obecnie znajduje się zlecenie, na jakim jest etapie wykonania oraz za ile czasu zostanie przekazane do kolejnego działu.

Dodatkowo kluczowy dział w firmie, jakim jest pracownia graficzna, korzysta z modułu procedur. Moduł procedur pozwala na zachowanie pełnej kontroli nad pracą nad zleceniem. Wymusza przestrzeganie ściśle określonej kolejności.

Funkcje systemu zostały opracowane w taki sposób, żeby nie zmieniać procesów, według których firma pracuje od wielu lat. Oprogramowanie je tylko ulepszyło.

Rezultaty

Projektując system położyliśmy nacisk na wygodę i łatwość użytkowania. Dzięki temu pracownikom klienta łatwo było się nauczyć obsługi programu.

Graficzne, przejrzyste przedstawienie procesu ułatwia codzienne korzystanie.

System wyklucza problem wykonywania tej samej pracy – wszystkie osoby zaangażowane w proces produkcji widzą, co zostało już wykonane w ramach zlecenia i na jakim etapie się znajduje.
System zawiera opcję alertów, które powiadamiają o przydzieleniu zlecenia do konkretnego działu/osoby (u odpowiedniej osoby pojawia się informacja o konieczności wykonania swojej pracy).
System pozwala na lepsze zarządzanie codzienną pracą (pokazuje, który dział jest w danym momencie odpowiedzialny za dany proces produkcji towaru).

O kliencie

Marc Kolor to firma zajmująca się dostarczaniem artykułów promocyjnych dla branży beauty, zapewniają profesjonalne wsparcie producentów farb do włosów oraz innych kosmetyków przez ich efektowne wyeksponowanie w miejscu sprzedaży i w salonach fryzjerskich. Spółki zajmują się kompleksową produkcją znacząco różniących się od siebie produktów, realizują zamówienia dla firm z całego świata.

Inne systemy

System do planowania produkcji stał się częścią większego, kompleksowego, nadal rozwijanego systemu do całościowego zarządzania firmą. Zobacz inne moduły systemu dla firmy Ostrowski-Pilachowski.