Dlaczego małe i średnie firmy wzbraniają się przed transformacją cyfrową?

Transformacja cyfrowa często kojarzy się ze skomplikowanym procesem, na który mogą sobie pozwolić wyłącznie wielkie przedsiębiorstwa produkujące miliony produktów rocznie. Tymczasem w rzeczywistości transformacja cyfrowa to zmiana na każdym etapie pracy firmy pozwalająca usprawnić wiele procesów, poprawiająca zarządzanie, pogłębiająca relacje z partnerami biznesowymi, czy otwierająca nowe możliwości dotarcia z produktem do klienta.

Właśnie dlatego małe i średnie firmy, które do tej pory wzbraniały się przed transformacją, powinny rozważyć, czy nie nadszedł czas, żeby zacząć o niej myśleć. Nie biorąc pod uwagę konieczności przeprowadzenia zmian, przegrywają już na starcie. Być może mają potencjał do tego, żeby – przy pomocy odpowiednich narzędzi lub zmian w planie biznesowym – rozwinąć skrzydła i przejąć większą część rynku. Wystarczy to tylko odkryć.

Dlaczego firmy z sektora MŚP wzbraniają się przed transformacją cyfrową?

1. Sądzą, że transformacja ich nie dotyczy.

Bardzo często błędnie uważa się, że transformacja cyfrowa dotyczy wielkich korporacji, które osiągnęły dojrzałość biznesu. Przeczy temu już sama definicja transformacji. Usprawnienie procesów, zmiana modelu biznesowego, cyfryzacja produktów i usług, zacieśnienie współpracy z kontrahentami – to są zagadnienia, które przynoszą korzyści firmom niezależnie od wielkości.

2. Nie wiedzą do końca, czym jest transformacja.

Transformacja cyfrowa brzmi jak bardzo skomplikowany proces. I rzeczywiście, zmiany potrafią być drastyczne. Wszystko zależy od tego, co w firmie wymaga usprawnienia oraz na jakim poziomie dojrzałości cyfrowej firma jest aktualnie.  

Transformacja może być wywróceniem dotychczasowych założeń biznesowych do góry nogami. Może, ale nie musi. Czasem wystarczy przyjrzenie się firmie z odpowiedniej perspektywy i wdrożenie odpowiednich rozwiązań, np. prostego systemu do składania zamówień, który odciąży klienta, dział obsługi klienta, dział zakupów, dział planowania oraz dział sprzedaży.  

A nawet jeśli będą konieczne drastyczne zmiany – czy nie warto ich wcielić w życie, skoro będą działać na korzyść firmy?

3. Boją się zmian.

W małych i średnich firmach nierzadko panuje podejście: jeśli coś działa od wielu lat, po co to zmieniać? Problem pojawia się, kiedy rzeczywiście działa, ale średnio sprawnie. Bez zmiany nie ma rozwoju. A firma w stagnacji jest bardzo podatna na najmniejsze zawirowania na rynku. 

Niepewność transformacji można zmniejszyć dzięki odpowiedniemu podejściu do procesu zmian – na drodze ewolucji, a nie rewolucji.

4. Boją się ponosić koszty wdrożenia systemów.

Transformacja cyfrowa jest często utożsamiana z dużymi nakładami na rozbudowane systemy IT. 

Strategię transformacji buduje się na pierwszych etapach prac. Jest poprzedzona audytem i gruntowną analizą firmy. Dlatego już na samym początku weryfikuje się: czy, w jakich obszarach i w jakim zakresie powinna być przeprowadzona transformacja, żeby przynieść firmie jak największe korzyści.

Analiza biznesowa powinna odpowiedzieć na pytanie czy wielkość inwestycji w nowe oprogramowanie ma uzasadnienie i jakie przyniesie wartości w przyszłości. Taką analizę można przeprowadzić wewnętrznie lub wspólnie z zewnętrznymi ekspertami, podczas wspomnianego wcześniej audytu.

Jakie są główne korzyści z transformacji w małych i średnich firmach?

1. Możliwość lepszego skalowania biznesu.

Transformacja cyfrowa ma na celu usprawnienie procesów w firmie, wyeliminowanie wąskich gardeł i poprawę jakości efektów pracy. Automatyzacja powtarzalnych procesów zwalnia znaczną część zasobów w postaci czasu pracowników i środków finansowych. To zwiększa możliwości firmy do szybszej produkcji, realizacji większej liczby zamówień i poprawienia jakości produktów.

2. Możliwość zmodyfikowania oferty dla klientów, co jest szczególnie ważne w konkurencyjnych branżach.

Transformacja cyfrowa, dzięki wdrożeniu odpowiednich systemów IT, umożliwia zbieranie rzetelnych danych o preferencjach klientów. A szczegółowa wiedza o klientach tworzy nowe możliwości dla firm, zwłaszcza w bardzo konkurencyjnych branżach. Otrzymuje się nie tylko dane demograficzne, ale też behawioralne – czego klienci szukają, z których funkcji produktów najczęściej korzystają, jak pozyskują informacje. Na podstawie tej wiedzy można modyfikować ofertę firmy, żeby jak najlepiej dopasować ją do aktualnych trendów i wymagań rynku.

3. Wzmocnienie przewagi konkurencyjnej.

Jeśli firma ma unikatową przewagę konkurencyjną, transformacja cyfrowa pozwala ją wzmocnić. Być może szybka dostawa może być jeszcze szybsza, a świetna obsługa klienta jeszcze lepsza? 

Odpowiednio przeprowadzona transformacja cyfrowa podkreśla to, czym firma wyróżnia się od konkurencji. 

Natomiast jeśli firma nie ma wyraźnego wyróżnika, transformacja pozwala określić, które procesy mogą się nim stać. Przy wdrażaniu strategii traktuje się je priorytetowo jako te, które przyniosą firmie największą korzyść w najkrótszym czasie.

4. Obniżenie kosztów dzięki odpowiednio ułożonym procesom.

Firmy obawiają się dużych inwestycji w proces transformacji cyfrowej. Jednak korzyści, które z niego płyną, bardzo często przewyższają poniesione koszty. Usprawnienie wielu procesów w firmie to prosta droga do znacznych oszczędności. Przykładem takiego usprawnienia może być wdrożenie panelu klienta, który znacznie oszczędza czas wszystkich osób zaangażowanych w obsługę zamówienia (od działu obsługi klienta, po dział planowania i produkcji) oraz może zminimalizować liczbę reklamacji związanych z pomyłkami w zamówieniach.

Przeczytaj więcej o transformacji cyfrowej

Transformacja cyfrowa nie powinna ominąć małych i średnich firm. W każdej firmie (zwłaszcza tej, która od wielu lat działa na rynku) są procesy, które można usprawnić. To pozwoli pozyskać nowych klientów i utrzymać obecnych oraz znaleźć czas i środki na rozwój nowych projektów. Do transformacji warto podejść małymi krokami. To eliminuje ryzyko nietrafionych inwestycji, zmniejsza jednorazowe nakłady na proces i pozwala oswoić się ze zmianami wszystkim, których te zmiany dotyczą. 

Przeczytaj inne artykuły

Masz pytania?

Zadzwoń lub napisz. Razem przekujemy Twoje wątpliwości w rozwiązanie, które przyniesie Ci sukces.

stopka_Marcin

Marcin Gołębiowski

Analityk projektowy