Problemy w magazynie:
efektywność magazynu i transparentność pracy
Firma Roberta stawia na rozwój. Drzwi na zamówienie, które produkuje, cieszą się powodzeniem. Dobra jakość materiałów, świetny design, dopracowane wykończenie. Nic dziwnego, że zamówienia spływają.
Niestety sukces firmy jest hamowany przez nieefektywną pracę magazynu, który jest nie przystosowany do szybkiego rozwoju. Konieczna jest naprawa procesów magazynowych i to zadanie otrzymuje Robert.
Zarząd oczekuje od niego znacznej poprawy wydajności pracy magazynu przy jednoczesnym zachowaniu poziomu zatrudnienia.
Robert zdaje sobie sprawę, że magazyn ma wiele procesów, które wymagają poprawy i generują niepotrzebne koszty – m.in. problem z przepływem towarów, problemy z inwentaryzacją.
Ma jednak problem ze wskazaniem, miejsc w których powstają niepotrzebne koszty. Jedną z przyczyn utrudnionej analizy jest to, że Robert nie ma wystarczającej wiedzy o szczegółach pracy swoich pracowników. Kiedy jest poza magazynem, nie wie, kto wchodzi do magazynu, kto z niego wychodzi, kto pobiera jaki produkt, kto odnotowuje wydanie, a kto nie. Dodatkowo Robert nie jest w stanie zmierzyć, ile czasu zajmują aktywności poszczególnych pracowników. Wszelkie nieprawidłowości, takie jak m.in. braki w towarze, wychodzą dopiero przy inwentaryzacji.
Zarząd oczekuje od Roberta tworzenia raportów dotyczących pracy magazynu, czasem pracy magazynierów z podziałem na poszczególne zadania, analizą kto i kiedy odwiedził magazyn.
3 główne problemy, z którymi mierzy się Robert:
1. Magazyn jest nieefektywny, przez co firma nie może skalować swoich działań.
Nieefektywność pracy magazynu ma wpływ na działanie całego przedsiębiorstwa.
Brak kontroli nad stanami magazynowymi, brak dostępności surowców ze względu na złe planowanie, długie i błędne procesy wydania towaru – takie problemy hamują rozwój całej firmy.
Czasem rozwiązaniem jest rozbudowa magazynu i zatrudnienie większej liczby osób. Ale jeśli przyczyną niewydajności magazynu są nieodpowiednio ułożone procesy, ten problem będzie się powtarzał niezależnie od wielkości przestrzeni do składowania czy liczby magazynierów.
2. Brak kontroli nad pracą magazynu.
Niewiedza o szczegółach procesów w firmie to prosta ścieżka wiodąca do klęski. Nie inaczej jest z magazynem. Brak kontroli nad procesami przyjęć czy wydań, nad pracą magazynierów, nad stanami magazynowymi powodują stratę ogromnych pieniędzy.
Firma to nic innego jak ciasna sieć powiązań – żeby działała sprawnie, sprawnie muszą działać wszystkie jej składowe. Dlatego problemy w magazynie, jako ważnym elemencie tej maszyny, przyczyniają się również do narastania problemów w innych działach firmy – od zakupów, przez dział sprzedaży, dział obsługi klienta, logistykę, aż po księgowość.
3. Brak możliwości przeanalizowania problemu.
Sama wiedza o tym, że jakiś problem występuje, nie wystarcza. Żeby go rozwiązać, należy mu się dokładnie przyjrzeć. A to jest zadaniem wyjątkowo trudnym, o ile nie niemożliwym, jeśli brakuje nawet podstawowej wiedzy, na jakim etapie dochodzi do nadużyć.
Odpowiednie systemy i procedury mogą wspierać transparentność pracy magazynu.
Jak można rozwiązać problem z efektywnością i transparentnością pracy magazynu?
1. Audyt
Audyt to podstawowa czynność, która pomaga zweryfikować, na jakim etapie dochodzi do nieprawidłowości lub nadużyć. Warto w tym celu zatrudnić zewnętrznego, doświadczonego konsultanta. Obiektywna analiza sytuacji przez osobę niezwiązaną z firmą jest dużo bardziej rzetelna niż wykonana przez pracownika.
2. System kontrolowanych wejść i wyjść z magazynu.
Do kontroli wejść i wyjść wystarczą zamknięte od wewnątrz drzwi. To rozwiązanie niestety wydłuża czas wydania towaru. Każdy, kto potrzebuje wejść i pobrać produkt z magazynu, musi czekać aż zostanie wpuszczony do środka przez magazyniera.
Innym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu kart dostępu. Magazyn ma wówczas kontrolę nad tym, kto odwiedził magazyn i ile czasu w nim spędził.
Firma może także zainwestować w szafy automatyczne. Można w nich umieścić produkty, które wymagają szybkiego wydania w procesie produkcji, jak taśmy, śruby czy okucia. Wówczas każda osoba, która zna kod lub dysponuje odpowiednią kartą, pobiera potrzebny jej towar. Magazyn ma wiedzę, kto pobrał towar i w jakiej ilości.
Do kontroli odwiedzin magazynu pomaga też wykorzystanie kamer. To rozwiązanie jednak jest mniej efektywne do bieżącej kontroli wejść i wyjść niż pozostałe sposoby. Wiąże się z analizą długich nagrań.
3. System WMS
Nawet prosty system WMS pomaga okiełznać chaos w magazynie. Jeśli wiele procesów dzieje się automatycznie (np. wydania przy pomocy mobilnych terminali), łatwo prześledzić co, kto i kiedy wykonał.
Ponadto system wspiera efektywność. Przyspieszenie przyjęć, identyfikacji i wydań towaru, tworzenie ścieżek dla magazynierów, ograniczenie strat wynikających ze złego szacowania zapotrzebowania – te rzeczy mają wpływ na możliwość skalowania biznesu.
Trzy powyższe składowe – audyt, kontrola wejść i wyjść oraz system WMS zbierający dane dotyczące wszystkich operacji w magazynie, pomogą sprawdzić, na jakim etapie pracy magazynu powstają nadużycia. Potem wystarczy pomyśleć o działaniach naprawczych.
Poznaj system WMS, który pomaga rozwiązać problemy z efektywnością pracy magazynu
