Ile trwa wdrożenie systemu WMS?

Kiedy zamawiasz oprogramowanie, które ma usprawnić pracę magazynu, zazwyczaj zależy Ci na tym, żeby zaczęło działać i przynosić efekty jak najszybciej. Gotowe, pudełkowe rozwiązania można wdrożyć w znacznie krótszym czasie niż systemy na zamówienie. Jednak zawsze należy rozważyć, czy będzie to opłacalne. Czasem warto pomyśleć o tym, żeby wdrożyć oprogramowanie, którego przygotowanie zajmie nieco więcej czasu, ale w zamian będzie znacznie lepiej przystosowane do procesów w magazynie.

Czytaj więcej: Gotowy system czy oprogramowanie na zamówienie?

W zależności od tego, jaki rodzaj systemu WMS wybierzesz (na indywidualne zamówienie czy pudełkowy), cały proces od zamówienia oprogramowania, do momentu, w którym będziesz mógł z niego korzystać w magazynie, może trwać od kilku dni do wielu miesięcy.

Od czego zależy długość procesu wdrażania WMS?

Przyjrzyjmy się procesowi powstawania systemu WMS składającego się z 4 podstawowych kroków, zanim system zadziała w Twoim magazynie.

Analiza przedwdrożeniowa

Pierwszym etapem przed wdrożeniem każdego rodzaju oprogramowania jest analiza. Jej celem jest poznanie procesów, które ma usprawnić system. To krok, który powinno się wykonać przed wdrożeniem jakiegokolwiek systemu. Niezależnie od tego, czy jest to gotowy system, czy system tworzony na zamówienie.

W trakcie analizy przedwdrożeniowej powstaje projekt nowych procesów w magazynie oraz projekt samego systemu. Tworzone są bowiem makiety, które pokazują, jak będą działać poszczególne funkcje WMS oraz jak system będzie wyglądać dla użytkowników.

Analiza przedwdrożeniowa zajmuje zwykle od 2 do 6 tygodni, w zależności od skomplikowania procesów w magazynie. W przypadku oprogramowania na zamówienie ten czas może być dłuższy niż przy gotowych rozwiązaniach, ponieważ są większe możliwości personalizacji systemu (funkcje i wygląd projektowane na potrzeby konkretnej firmy).

Dostosowanie systemu

Dostosowanie systemu to zamiana projektu z analizy przewdrożeniowej na działające oprogramowanie, czyli innymi słowy - prace programistyczne.

To zazwyczaj najdłuższy proces, zarówno w przypadku oprogramowania na zamówienie, jak i gotowych systemów. Może trwać od kilku do kilkudziesięciu tygodni.

Wpływ na to mają takie czynniki jak:

Złożoność procesów magazynowych oraz procesów które mają punkty styku z magazynem
Ilość funkcji, które będzie miał docelowy system.
Liczba makiet koniecznych do zaprogramowania.

W przypadku gotowych systemów pudełkowych proces dostosowania systemu jest zwykle znacznie krótszy, ale też zazwyczaj też mniej elastyczny. Te systemy mają już wstępnie stworzone opcje, które należy tylko dopasować do swojego magazynu, co jest niewątpliwą zaletą, kiedy chcesz usprawnić pracę magazynu, ale nie jest on kluczowym działem Twojej firmy.

Integracja systemu

W zdecydowanej większości przypadków firma oczekuje, że WMS będzie współgrał z innymi programami w firmie, takimi jak Comarch, Baselinker, program księgowy Symfonia czy firmowy system ERP. W takim wypadku konieczne jest przeprowadzenie tzw. procesu integracji.

Dotyczy to zarówno systemów szytych na miarę, jak i pudełkowych (przy czym w systemach pudełkowych trzeba się upewnić, że można przeprowadzić konkretną integrację - nie wszystkie są możliwe).

Długość procesu integracji systemów zależy głównie od tego, z jakim narzędziem chcesz połączyć swój system WMS. Dostawcy systemów WMS mają już zwykle wstępnie przygotowane rozwiązania do łączenia się z popularnymi programami (np. Symfonia czy Baselinker). Integracja jest wtedy stosunkowo krótkim procesem, zajmuje od 2 do 8 dni.

Natomiast jeśli korzystasz z niestandardowych ustawień tych programów lub wykorzystujesz inne, mniej popularne narzędzia, integracja może się wydłużyć nawet do 2 - 8 tygodni.

Czytaj więcej: Integracja WMS z programem księgowym Symfonia

Wdrożenie systemu

Zanim w firmie zostanie wdrożony system WMS, magazyn należy do tego odpowiednio przygotować.

Przygotować stanowiska do pracy.
Przeorganizować przestrzeń magazynową, jeśli to konieczne.
Wdrożyć jednolite oznakowanie - okleić etykietami lokalizacje (jeśli będą wprowadzane lokalizacje) i towar (jeśli będzie konieczne śledzenie towaru w łańcuchu dostaw).
Inwentaryzacja, żeby przypisać towar do lokalizacji i posiadać wiedzę o aktualnym stanie magazynu.

To proces, który zazwyczaj trwa około 5 - 10 dni roboczych (w zależności od ilości towarów w magazynie). Jednak dzieje się on zazwyczaj niezależnie od prac programistycznych (na etapie dostosowania systemu), więc nie wydłuża czasu wdrożenia.

Wtedy pozostanie ostatni etap - wdrożenie systemu WMS, obejmujące:

uruchomienie WMS w magazynie,
konfigurację systemu według Twoich potrzeb,
szkolenie z korzystania z systemu.

W zależności od skomplikowania systemu, wdrożenie w magazynie powinno zająć od 7 do 14 dni. Jeśli wdrożenie jest po stronie dostawcy oprogramowania (zwykle tak się dzieje, kiedy system jest tworzony na zamówienie), ten proces masz przewidziany w harmonogramie wszystkich prac.

Natomiast w systemach pudełkowych lub prostych systemach WMS wszystko zależy od tego, czy dysponujesz swoim własnym działem IT, który wdroży system, czy będziesz korzystał ze wsparcia zewnętrznego specjalisty. Wówczas konieczne będzie dopasowanie się do jego indywidualnego harmonogramu prac.

To, ile trwa wdrożenie zależy więc od wielu czynników. Wdrożenie dość prostego systemu WMS tworzonego na zamówienie powinno zająć około 3 miesięcy. Ten czas znacznie się wydłuża, jeśli narzędzie jest znacznie rozbudowane.

Oczywiście nie oznacza to, że przez wiele miesięcy nie możesz korzystać z oprogramowania. Jeśli dostawca WMS pracuje w SCRUM, regularnie widzisz (np. co dwa tygodnie) postęp prac. Co jakiś czas otrzymujesz działającą część systemu, żebyś mógł już z niego korzystać w magazynie.