Problemy w magazynie:

ręczne wypełnianie i obieg dokumentów

Jakiś czas temu zarząd postawił Robertowi zadanie usprawnienia pracy magazynu. Robert zidentyfikował wiele problemów, które wymagają naprawy, między innymi czasochłonne przyjęcie, identyfikacja i wydanie towaru, problemy z transparentnością pracy magazynu czy z inwentaryzacją.

Przeczytaj inne artykuły z serii "Problemy w magazynie":

Robert zauważył jeszcze jeden proces, który wymaga optymalizacji – ręczne uzupełnianie danych i obieg dokumentów. To problem, który wydłuża wszystkie procesy w magazynie – przyjęcia i wydania, a nawet rejestrację czasu pracy.

W firmie brakuje sprawnego systemu do wymiany dokumentów między magazynem a resztą firmy. Dokumenty magazynowe w formie papierowej są przekazywane do innych działów (w zależności od ich rodzaju do działu HR lub księgowości). Zdarza się, że w trakcie tej drogi wersje papierowe przepadają bez śladu i wszystkie zaangażowane w obieg dokumentów działy tracą mnóstwo czasu na poszukiwania. To jest nie tylko nieefektywne, ale też tworzy negatywną atmosferę między poszczególnymi działami. Współpraca, zamiast budować zgrany i silny zespół, rodzi tylko frustrację.

Żeby to zminimalizować, Robert zaproponował, że magazyn będzie przepisywał informacje z dokumentów do Excela, ale to nie zdało rezultatu. Nie dość, że trwało to dwa razy dłużej, to dodatkowo dział księgowy i tak musiał takie zestawienie dopasować do swoich zestawień.

Jakie są główne problemy związane z ręcznym wypełnianiem dokumentów?

Proces jest niewydajny.

Ręczne wypełnianie dokumentów zajmuje dużo czasu, który mógłby być przeznaczony na inne zadania. Ponadto zazwyczaj i tak trzeba przepisywać te same dane do innych systemów, co powoduje dwukrotne wydłużenie uzupełniania dokumentacji.

Istnieje ogromne ryzyko błędów.

Kiedy korzysta się z automatycznego uzupełniania danych (np. skanowania kodów kreskowych z produktów w celu automatycznego uzupełnienia odpowiednich dokumentów), ryzyko błędu jest minimalne. Natomiast kiedy wpisuje się dane ręcznie, ryzyko pomyłki jest ogromne. Gdy trzeba później przepisać dane do systemu informatycznego (np. Excela), ryzyko błędu wzrasta jeszcze bardziej.

Strata czasu wszystkich działów zaangażowanych w proces.

Obieg dokumentów w firmach zazwyczaj jest dość długi. Informacje przechodzą z magazynu przez działy obsługi klienta, sprzedaży czy księgowość. Ponadto każdy dział w inny sposób wykorzystuje dane z dokumentacji. Księgowość rozlicza towary w magazynie, dział HR – czas pracy pracowników, dział obsługi klienta potrzebuje danych o kierunkach i datach transportu, sprzedaż analizuje wolumeny towarów, które wyjechały do klientów. Jeśli w firmie nie ma jednego sprawnego systemu, który pozwala na automatyczny przepływ dokumentów, każdy z tych działów musi indywidualnie dopasować dane do własnych potrzeb. A to znacznie wydłuża czas pracy każdego z nich.

Utrudniona możliwość wyciągnięcia danych.

Ręcznie wypełniane dokumenty uniemożliwiają przygotowanie raportów w łatwy sposób. Ciężko porównać dane, które znajdują się na papierze. Dopiero w formie cyfrowej, z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi, można rzetelnie przeanalizować i porównać dane.

Utrudnione zarządzanie magazynem.

Ręcznie wypełnianie danych znacznie utrudnia zarządzanie magazynem. Nie tylko wydłuża czas przyjęć, identyfikacji, wydań oraz inwentaryzacji towaru. Powoduje też ogromne ryzyko błędnych informacji o stanach magazynowych Wzrasta ryzyko popełnienia błędów w stanach magazynowych. Niedobory towaru powodują chaos na produkcji i opóźnienie dostaw. A to może kosztować firmę utratę klientów i pieniędzy.

Jak można zapobiec problemowi z ręcznym wypełnianiem dokumentów?

Na szczęście proces ręcznego wypełniania dokumentów jest jednym z takich, które w łatwy sposób można zautomatyzować. Rozwiązaniem jest prosty system, który:

  • pozwala automatycznie wypełniać dokumenty przyjęcia i wydania na podstawie skanowania kodów kreskowych i kodów QR;
  • ułatwia kontrolowanie pracy magazynu – kierownik ma szybki dostęp do danych w czasie rzeczywistym (łatwe wyszukanie dokumentów, dat, kwot);
  • automatyzuje przesyłanie dokumentów magazynowych do innych programów w firmie (np.programów księgowych), dzięki którym poszczególne działy są w stanie wyciągać interesujące ich rzetelne dane w łatwy sposób;
  • pozwala automatycznie rejestrować czas pracy magazynierów przy pomocy kart dostępu.

Odpowiedni system sprawia, że pracę nad dokumentacją można zautomatyzować. Dzięki temu nie wymaga ogromnego zaangażowania ze strony poszczególnych działów, dane są kompletne i zgodne ze stanem rzeczywistym, a współpraca między działami przebiega sprawnie.

Przeczytaj, czym jest system do sprawnego zarządzania magazynem WMS

Przeczytaj inne artykuły

Masz pytania?

Zadzwoń lub napisz. Razem przekujemy Twoje wątpliwości w rozwiązanie, które przyniesie Ci sukces.

stopka_Marcin

Marcin Gołębiowski

Analityk projektowy