Warsztaty biznesowe

Jak usprawnić pracę firmy z pomocą narzędzi IT?

Na pierwszy rzut oka prawie każda firma z danej branży wygląda podobnie. Każda z nich skupia się na jakości świadczonych usług lub sprzedawanych towarów. W końcu wszystko sprowadza się do tego, żeby zadowolić klienta lub poprawić wyniki finansowe.

W rzeczywistości jest inaczej. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytania: w jaki sposób indywidualne wartości świadczonych usług lub sprzedawanych towarów można przekuć w zysk? Jak wykorzystać przewagę konkurencyjną, która wyróżnia naszą firmę od innych na rynku? Aż wreszcie – jakie narzędzia mogą w tym pomóc?

Dotychczas tworzenie koncepcji nowego biznesu lub usprawnień IT w działającej od kilku lat firmie odbywało się zazwyczaj wewnętrznie – za zamkniętymi drzwiami. Obecnie można te działania przeprowadzić zdecydowanie lepiej i skuteczniej, dzięki warsztatom biznesowym.

Czym są warsztaty biznesowe?

Warsztaty biznesowe to spotkanie dwóch stron – firmy programistycznej i firmy, która potrzebuje usprawnień. Celem warsztatów jest omówienie konkretnego problemu, z którym mierzy się firma oraz wypracowanie odpowiedniego rozwiązania w postaci systemu IT.

Już w trakcie warsztatów można określić, jakie funkcje powinno zawierać oprogramowanie, żeby mogło wspierać firmę w dążeniu do realizacji celów biznesowych.

Warsztaty są doskonałą okazją do poznania oczekiwań obu stron odnośnie współpracy. Taka transparentność buduje zaufanie między członkami nowo powstałego zespołu projektowego. Ponadto obie strony mogą być pewne, że finalny produkt będzie taki, jakiego oczekiwali. Tego typu podejście znacznie zmniejsza ryzyka projektowe przy wdrażaniu nowych rozwiązań.

Zalety warsztatów biznesowych

Warsztaty pozwalają na szczegółowe omówienie potrzeb klienta, poznanie jego oczekiwań i zaproponowanie takiego rozwiązania, które umożliwi mu osiągnięcie sukcesu.
Podczas warsztatów potencjalny dostawca nowych rozwiązań IT poznaje cele biznesowe projektu. Każdy z celów powinien być mierzalny. Wiedza na ich temat powinna towarzyszyć zespołowi przez cały czas trwania projektu. Systemu nie wdraża się tylko dla funkcjonalności. Powstaje po to, żeby służyć jako środek do osiągnięcia celów.
W trakcie spotkania w czasie rzeczywistym ocenia się zasadność pomysłów, odrzuca te nietrafione i omawia te, które mają potencjał do rozwoju.
Klient otrzymuje dostęp do zewnętrznej wiedzy specjalistów, którzy mają doświadczenie w podobnych projektach. To pozwala zaproponować rozwiązania, które sprawdziły się już w podobnych sytuacjach i dopasować je do specyficznych wymogów projektu.
Warsztaty pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu w trakcie projektowania i wdrażania docelowego systemu. Dzięki omówieniu projektu na jego początkowym etapie, późniejsze prace nie wymagają już tak wielu czasochłonnych zmian. Zyskuje się też pewność, że system, który powstanie, będzie w pełni dopasowany do wymagań i oczekiwań klienta.
Warsztaty umożliwiają również określenie specyfikacji technicznej projektu. Dzięki temu firma programistyczna wie, w jakim obszarze ma się poruszać, a klientowi zdejmuje się problem z głowy.

Kto jest zwykle zaangażowany w warsztaty biznesowe?

W idealnej sytuacji w warsztaty zaangażowane są osoby decyzyjne, które mają bezpośredni wpływ na ostateczny kształt omawianego rozwiązania.

Po stronie klienta są to najczęściej osoby, które odpowiadają za projekt systemu lub mają do rozwiązania konkretny problem – menadżerowie projektów, dyrektorzy operacyjni, dyrektorzy finansowi. – osoby, którym produkt będzie służył bezpośrednio.

Po stronie firmy IT, która prowadzi warsztaty, w spotkaniu – poza moderatorem – mogą brać udział programiści, analitycy biznesowi, projektanci UX, menadżerowie projektów.

Jak wyglądają warsztaty?

Warsztaty rozpoczynają się od analizy problemu i potrzeb klienta.
Następnie omawia się koncepcję rozwiązania tego problemu.
Na koniec tworzy się wspólnie z klientem szkic systemu – określenie funkcji, specyfikacji technicznej, które powinien mieć system, tzw. makiety low-fi.

Nieodłączną częścią warsztatów jest dyskusja, podczas której wymienia się informacje i doświadczenia wszystkich zaangażowanych w rozwiązywanie problemu.

Co po warsztatach?

Efektem warsztatów jest wiedza. Klient otrzymuje propozycję rozwiązania problemu, dokumentację ze spotkania oraz szkic projektu systemu określający jego najważniejsze funkcje. Wówczas klient podejmuje decyzję, czy chce wcielić w życie zaproponowane narzędzie. Jeśli tak, kolejnym krokiem jest przygotowanie bardziej rozbudowanego projektu systemu (tzw. makiety hi-fi), która przedstawia już wygląd aplikacji oraz interakcję między jej poszczególnymi funkcjami.

Następnie tworzy się prototypu systemu, czyli działające „demo” aplikacji, które można przetestować jeszcze przed procesem wdrożenia docelowego oprogramowania.

Warsztaty

Makiety low-fi

Makiety hi-fi

Makiety interaktywne

Prototyp systemu

Wdrożenie systemu

Opieka po wdrożeniu

Warsztaty

Makiety low-fi

Makiety hi-fi

Makiety interaktywne

Prototyp systemu

Wdrożenie systemu

Opieka po wdrożeniu

Warsztaty biznesowe a produktowe – jaka jest różnica?

Warsztaty biznesowe opierają się na strategii firmy. Mają na celu znalezienie rozwiązań, które pozwolą klientowi rozwiązać konkretny problem, z jakim mierzy się w firmie, usprawnić dany proces, znaleźć rozwiązania na zbudowanie przewagi konkurencyjnej – wszystko, co pozwoli spełnić strategiczne cele firmy.

Warsztaty produktowe są skupione na samym narzędziu. Opracowanie programu, który jest w stanie spełnić konkretny cel. Omówienie funkcji, które powinien zawierać. Określenie designu (wyglądu) aplikacji.

Warsztaty biznesowe to spotkanie, które pozwala oszczędzić czas i pieniądze na dalszych etapach tworzenia aplikacji na zamówienie. Dają pewność, że docelowe rozwiązanie będzie w pełni zgodne z oczekiwaniami. Gwarantuje bezpieczeństwo – podczas warsztatów otrzymuje się propozycję rozwiązania problemu. To, czy zostanie ono wdrożone, zależy od decyzji klienta.

Chcesz poprawić działanie firmy? Poszukujesz łatwego rozwiązania skomplikowanego problemu?

Zgłoś się na bezpłatne warsztaty.

Czytaj podobny artykuł

Czytaj podobne artykuły