Ile kosztuje oprogramowanie na zamówienie?

Cena oprogramowania na zamówienie na ogólnym poziomie jest trudna do określenia z dwóch powodów:

1. Oprogramowanie na zamówienie to pojęcie, pod którym może kryć się każdy rodzaj systemu IT.

Przykładowo w procesach związanych z łańcuchem dostaw możemy wyszczególnić:

WMS,
TMS,
MES.

Każdy z nich ma inne cele, inną skalę działania, inne funkcje.

2. Skala systemu oraz zakres funkcjonalny.

Ten sam rodzaj systemu (np. WMS) w przypadku jednej firmy może kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych, w przypadku drugiej – kilkaset. Ma na to wpływ indywidualna sytuacja każdego przedsiębiorstwa. Wszystko zależy od rodzaju, mnogości i skomplikowania procesów, które ma usprawnić oprogramowanie. Duże znaczenie ma również to, czy te procesy są kluczowe dla działania firmy i jej strategii rozwoju, czy mniej istotne z punktu widzenia celów biznesowych.

Cena oprogramowania na zamówienie może kształtować się od kilkunastu tysięcy zł w przypadku prostego narzędzia usprawniającego pojedynczy proces wewnątrzfirmowy do wielu milionów – w przypadku bardzo rozbudowanych, złożonych systemów, nad którymi praca trwa nawet kilka lat.

Aby zawęzić wysokość budżetu potrzebnego do wdrożenia w firmie oprogramowania na zamówienie, przyjrzyjmy się procesom, które mają na to wpływ.

Cena oprogramowania na zamówienie – co ma wpływ na koszt?

Proces tworzenia oprogramowania na zamówienie składa się z 4 stałych etapów, niezależnie od rodzaju systemu, jego przeznaczenia czy zaawansowania.

Analiza przedwdrożeniowa (zawierająca projekt systemu)

Pierwszym krokiem w tworzeniu każdego systemu IT jest analiza przedwdrożeniowa. Celem tego etapu jest między innymi:

dokładne poznanie działania firmy (celów, strategii rozwoju, obaw, zagrożeń),
analiza procesów, które ma usprawnić nowe oprogramowanie,
wypracowanie rozwiązań, które najlepiej sprawdzą się w danym przypadku,
projekt nowych procesów, które mogą zostać wprowadzone w firmie dla lepszego funkcjonowania wybranego obszaru,
zaprojektowanie makiet systemu IT ze specjalistą UX (czyli graficzne przedstawienie tego, jak ma działać system, jakie funkcje ma zawierać i jak będzie wyglądać).

Analiza przedwdrożeniowa zawierająca projekt oprogramowania to zazwyczaj budżet od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych. Cena zależy od tego, ile procesów ma usprawnić system i jak bardzo są one skomplikowane. To przekłada się na ilość funkcji, które muszą zostać zaprojektowane.

Programowanie lub dostosowanie systemu

Kiedy kończy się proces analizy i powstaje graficzny projekt systemu, zaczyna się etap programowania (w przypadku rozwiązań tworzonych na zamówienie) lub dostosowania (w systemach pudełkowych lub modułowych).

Ten etap obejmuje wszystkie prace programistyczne, które mają wcielić w życie zaprojektowane wcześniej makiety.

Jest najdłuższym procesem podczas tworzenia oprogramowania. Dlatego powinno się go realizować w sposób stopniowy. Jest to możliwe dzięki pracy dostawcy w SCRUM, zgodnie z którą klient widzi regularny postęp prac i może szybciej czerpać korzyści z nowego systemu.

Zakres zadań na kolejny okres jest uzgadniany przez rozpoczęciem pracy, dlatego jesteśmy w stanie bieżąco reagować na uwagi pracowników i kontrahentów.

Po każdym kroku obserwujemy i mierzymy efekty. Wyciągamy wnioski i na ich podstawie dopasowujemy plan wdrażania dalszych zmian, aby był jeszcze skuteczniejszy.

Dostarczamy Ci efekty naszej pracy w krótkich, regularnych odstępach czasu (np. co 2 tygodnie). Dotyczy to zarówno działań analitycznych, jak i programistycznych.

Masz elastyczność w podejmowaniu decyzji, co do dalszego rozwoju projektu.

Takie podejście eliminuje ryzyko utraconego czasu i pieniędzy.

Pozwala utrzymać pełną kontrolę nad priorytetami i przebiegiem prac.

Etap dostosowania systemu to także proces najdroższy. Koszt tego etapu, jeśli system nie jest bardzo złożony, waha się zazwyczaj od 80 tysięcy do 700 tysięcy złotych.

Integracja z innymi narzędziami w firmie

Jeśli twoje nowe oprogramowanie ma wymieniać dane z innymi systemami, z których już korzystasz w firmie, konieczne będzie przeprowadzenie procesu integracji. Integracja umożliwia centralizację wszystkich informacji (np. na temat przebiegu procesów, wyników sprzedażowych, dokumentacji) w jednym narzędziu. Dane wprowadzone w jednym systemie w tym samym momencie automatycznie pojawiają się w innym.W oprogramowaniu na zamówienie dostawca zajmie się integracją z tymi systemami, na których Ci zależy, np. systemem ERP, Symfonią ⭧, Comarch czy Baselinker. Może również dostarczyć tzw. otwarte API (za dodatkową opłatą), co pozwoli Ci na samodzielną integrację z tymi systemami w przyszłości.

Wdrożenie oprogramowania

Wdrożenie to ostatni etap w procesie tworzenia oprogramowania na zamówienie, zawierający:

testowanie oprogramowania w rzeczywistym środowisku Twojej firmy,
uruchomienie produkcyjne systemu w firmie,
konfiguracja systemu według twoich potrzeb,
szkolenie z korzystania z systemu.

Ten etap kosztuje zazwyczaj od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.

Cena abonamentu/licencji – utrzymanie i aktualizacje systemu

Każdy stworzony system musi być gdzieś umiejscowiony: na serwerze fizycznym lub w chmurze.

Jeśli twoja firmy posiada lub ma już wykupione miejsce na serwerze albo w chmurze, i to tam chcesz umieścić oprogramowanie, twój dotychczasowy koszt się nie zmieni. (Wyjątkiem jest sytuacja braku miejsca – wówczas koniecznie będzie zwiększenie pojemności serwerów lub chmury). Pamiętaj jednak, że wtedy po twojej stronie jest zadbanie o poprawne działanie systemu. Możesz zlecić taką usługę utrzymania i aktualizacji systemu, jednak jest ona dodatkowo płatna.

Możesz również umieścić system w chmurze, którą zapewni ci producent oprogramowania. Wtedy to po jego stronie jest utrzymanie działania aplikacji i jej bieżąca aktualizacja.

Z utrzymaniem systemu wiąże się zagadnienie dwóch modeli zakupu oprogramowania:

Dożywotnia licencja jest klasycznym modelem płatności za usługi IT. To jednorazowa płatność, która umożliwia ci dożywotnie korzystanie z systemu. Możesz opcjonalnie wykupić usługę aktualizacji systemu i wsparcia dla użytkownika (zazwyczaj 15-20% ceny licencji, płatne co roku).
Miesięczny abonament – takie rozliczenie obejmuje koszt utrzymania systemu w chmurze, opiekę serwisową, dbanie o poprawne działanie oprogramowania i gwarancję, że system zawsze będzie pracował. Cena miesięcznego abonamentu zależy od zakresu działań, które zawiera, złożoności systemu, kosztów samej chmury. Zazwyczaj wynosi od 1 000 – 8 000 zł miesięcznie.

Dożywotnia licencja

jest klasycznym modelem płatności za usługi IT. To jednorazowa płatność, która umożliwia ci dożywotnie korzystanie z systemu. Możesz opcjonalnie wykupić usługę aktualizacji systemu i wsparcia dla użytkownika (zazwyczaj 15-20% ceny licencji, płatne co roku).

Miesięczny abonament

Więcej o licencjach i utrzymaniu systemu możesz przeczytać w artykule: https://jmblab.com/saas-czy-licencja/

Utrzymanie oprogramowania - SLA

Jeśli zależy ci na tym, żeby oprogramowanie działało sprawnie przez cały czas i było na bieżąco aktualizowane, zazwyczaj możesz dodatkowo wykupić usługę SLA. Jakie korzyści daje SLA?

opiekę Project Managera,
interwencję w przypadku awarii systemu na z góry określonych w umowie zasadach,
natychmiastową konsultację,
prace utrzymaniowe,
skalowanie systemu w kierunku nowych funkcjonalności.

Cena SLA zazwyczaj waha się między 4 tys. a 9 tys. zł.

Czytaj więcej o SLA: https://jmblab.com/dlaczego-sla-powinno-byc-podstawa-w-twojej-firmie/

Płatność za oprogramowanie na zamówienie

Tworzenie oprogramowania na zamówienie jest podzielone na etapy. Szczegółowo określa je harmonogram prac tworzony w trakcie analizy przedwdrożeniowej. Każdy taki etap jest wyceniany osobno. Dzięki temu działania dostawcy są transparentne, a płatność za system jest rozłożona w czasie – każdorazowo po zakończeniu kolejnego etapu prac wynikających z umowy.

Cena oprogramowania na zamówienie zazwyczaj waha się od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych. Wpływ mają na to głównie: rodzaj oprogramowania, jego przeznaczenie oraz złożoność i ilość funkcji.