Metoda FIFO i FEFO dlaczego powinieneś je stosować w magazynie?

Jeśli masz w swojej firmie magazyn, prawdopodobnie spotkałeś się już z pojęciami FIFO i FEFO. W takim razie zdajesz sobie sprawę, że te metody pozwalają Ci zaoszczędzić pieniądze i sprawić, że przestaniesz marnować towar. Ale czy wiesz, że dzięki nowoczesnemu systemowi WMS do zarządzania magazynem możesz automatycznie wymusić ich stosowanie?

Czym jest zasada FIFO (First In First Out), a czym jest zasada FEFO (First Expired First Out)?

FIFO i FEFO to dwie ze strategii wydawania towarów z magazynu i jednocześnie dwie metody wyceny zapasów. Spośród wszystkich strategii, są one najczęściej wykorzystywane przez polskie firmy produkcyjne.

Metoda FIFO to skrót od First In First Out, czyli „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”. To oznacza, że do transportu/sprzedaży jako pierwsze są przeznaczane te towary, które najwcześniej trafiły do magazynu.

Metoda FEFO oznacza First Expired First Out, czyli „pierwszy stracił ważność, pierwszy wyszedł”. To oznacza, że do transportu/sprzedaży przeznaczone są te towary, których data ważności szybciej się kończy.

Do innych strategii należą między innymi LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło), LOFO (produkty kupione najtaniej zostają sprzedane jako pierwsze) lub HIFO (towary kupione najdrożej są sprzedawane jako pierwsze).

Kiedy wykorzystywać metodę FIFO, kiedy metodę FEFO?

Metody FIFO i FEFO powinny być podstawą w magazynach firm z branż zajmujących się produkcją, dystrybucją czy przetwórstwem towarów z określonym terminem przydatności – np. spożywczej, kosmetycznej, farmaceutycznej. Dlaczego? FIFO i FEFO zmniejszają ryzyko przeterminowania towaru i gwarantują, że towary nie będą zalegać w magazynie.

Obie te strategie – sprawdzone i najbardziej popularne w polskich firmach – z powodzeniem mogą być stosowane również w wielu innych branżach, takich jak:

• produkcja i dystrybucja elektroniki,
• branże związane z przemysłem ciężkim,
• produkcja i sprzedaż komponentów/półproduktów czy towarów z tworzyw sztucznych.

Zalety FIFO i FEFO

• Stosowanie FIFO i FEFO gwarantuje, że towary nie będą zalegały w magazynie.
• Zarówno FIFO jak i FEFO zmniejsza ryzyko przeterminowania towarów.
• Obie metody ułatwiają prowadzenie rozliczeń i zmniejszają ryzyko powstawania błędów księgowych.

FIFO i FEFO, oprócz zalety w postaci uporządkowania procesów w magazynie, mają również istotne znaczenie księgowe. Od przyjętej strategii zależy rozliczanie księgowe magazynów, na które mają wpływ zmieniające się ceny zakupu surowców i koszty produkcji.

Każda firma jest zobowiązana przedstawiać przejrzyste i rzetelne sprawozdania finansowe. W sytuacji braku ewidencjonowania zapasów przez firmę, wiadomo tylko, ile produktów zostało przyjętych do magazynu w danej cenie, a nie jakie to były produkty.

W strategii FIFO w momencie wydania towaru z magazynu firma księguje wydanie według ceny produktu najwcześniej przyjętego do magazynu. A kiedy ten produkt się skończy, według ceny następnego w kolejności.

FIFO i FEFO w systemie WMS

Znczna większość rozwiązań, jakimi są systemy WMS dla firm, oferuje wydanie zgodne z FIFO i FEFO jako standardową funkcję. Nic dziwnego, biorąc pod uwagę popularność, jaką obie strategie cieszą się w polskich firmach. Przed wyborem oprogramowania warto się jednak upewnić, czy system rzeczywiście posiada taką opcję, zwłaszcza, jeśli firma działa w branży spożywczej, kosmetycznej lub farmaceutycznej.

Profesjonalny system magazynowy WMS pozwala automatycznie rezerwować produkt zgodnie ze strategią FIFO bądź FEFO. Dzięki temu magazyn zyskuje możliwość dodatkowej weryfikacji przy wydaniu towaru. WMS umożliwia magazynierowi pobranie z półki wyłącznie tego produktu, który został wcześniej zarezerwany przez system. Jeśli mimo to zostanie pobrany błędny produkt, WMS dźwiękowo i wizualnie o tym poinformuje.