Wymiana systemu w firmie:
5 znaków, że czas na nowe oprogramowanie w firmie
Jak powiedział kiedyś dyrektor generalny GE, Jack Welsch: „Każda firma, nowa czy stara, która nie dostrzega nowej technologii internetowej w swoim życiu biznesowym – dosłownie – jak oddychania, może się w krótkim czasie udusić”.
Jesteśmy naocznymi świadkami codziennych postępów technologicznych. Coś, co wczoraj było nowością, dzisiaj jest już nieaktualne. Od nas zależy, czy będziemy brać czynny udział w procesie zmian i adaptować się do nich, czy pozostaniemy biernymi obserwatorami.
W firmach, zwłaszcza działających stosunkowo długo na rynku, można spotkać się ze stwierdzeniami:
● Jeśli coś działa, nie warto tego zmieniać.
● Zawsze robiliśmy w ten sposób i działało, więc nie warto nic ulepszać, bo może być gorzej.
● Nowe oprogramowanie kosztuje mnóstwo pieniędzy.
● Nie mamy czasu na wdrażanie nowych rozwiązań.
To prawda, firma może działać w oparciu o stare procesy i systemy stworzone lata temu. Pytanie – jak długo? I ile na tym traci?
Zagrożenia z korzystania z przestarzałych systemów
Do najpoważniejszych zagrożeń należą:
Problemy w codziennej pracy
Procesy w firmie idą z duchem czasu, a technologia nie. To powoduje znacznie mniejszą efektywność firmy i niewydajność samych procesów.
Zagrożenie, że system przestanie działać
Brak aktualizacji i opieki serwisowej może sprawić, że system w pewnym momencie odmówi posłuszeństwa.
Problemy z integracją z innymi systemami
Brak możliwości rozwoju firmy, jeśli chciałoby się krok po kroku automatyzować poszczególne działy firmy innymi systemami.
Problemy z obsługą klientów
Utrudniona komunikacja czy złe doświadczenia klientów z korzystania z naszego systemu mogą przełożyć się negatywnie na współpracę.
Zostanie w tyle za konkurencją
Jeśli inne firmy działające w podobnych obszarach mają lepsze systemy – mogą działać znacznie lepiej i sprawniej.
Jak rozpoznać, że nadszedł czas na zmianę systemu?
System stał się niewydajny przy wzroście firmy i blokuje dalszy rozwój
- Od momentu wdrożenia systemu w firmie procesy ewoluowały, ale systemy informatyczne nie zmieniły się razem z nimi.
- System nie wspiera i nie podkreśla przewagi konkurencyjnej firmy, np. wyróżnia cię świetna bezpośrednia obsługa klienta, ale panel klienta pozostawia wiele do życzenia (a mógłby wspierać i doskonale uzupełniać obsługę bezpośrednią).
- System był projektowany, żeby obsłużyć procesy w firmie na mniejszą skalę (mniejszą liczbę użytkowników, mniej produktów lub mniej zamówień).
- System ma bardzo podstawową funkcjonalność – miał zautomatyzować pojedyncze procesy (np. przyjęcia w magazynie, czy komunikację między działami), co nie sprawdza się przy znacznym rozwoju firmy.
- System co prawda jest w stanie przetwarzać większą ilość danych, ale działa bardzo wolno, co frustruje wszystkich użytkowników (zarówno pracowników, jak i klientów).
System nie ma możliwości rozwoju
- System w firmie to gotowy, pudełkowy produkt szeroko dostępny na rynku, który nie ma możliwości aktualizacji do wyższej wersji. A nawet jeśli jest – i tak nie jest w stanie spełnić specyficznych wymogów firmy.
- System był projektowany dawno temu, w nieużywanych już technologiach. Modyfikacja jest bardzo kosztowna i trudna (mało dostępnych specjalistów). Przestarzałe technologie nie mają wsparcia technicznego.
- System był projektowany w taki sposób, że modyfikacja funkcji lub dołączenie do niego nowych modułów albo wiąże się z ogromnym nakładem pracy, albo jest niemożliwa.
System nie jest wygodny w użyciu
- System wizualnie mocno odbiega od nowoczesnych systemów konkurencji.
- Dane pokazują, że nowi użytkownicy gubią się podczas korzystania z systemu (np. panelu klienta, w którym chcą zamówić towar, ale nie wiedzą, jakie kroki powinni wykonać).
- System wolno działa, użytkownicy nie chcą z niego korzystać.
Koszt modyfikacji starego systemu przewyższa koszt stworzenia nowego oprogramowania od zera
- Koszt modyfikacji aktualnego systemu jest na tyle wysoki, że bardziej opłacalne jest zbudowanie nowego, rozbudowanego systemu z opcjami, które pozwolą twojej firmie skalować swoje usługi.
Brak wsparcia od firmy wdrażającej
- Nie ma kontaktu z dostawcą systemu używanemu do tej pory. Nie możesz ani naprawić awarii, ani wdrożyć modyfikacji, ani poprosić o pomoc w korzystaniu.
Jeśli masz wątpliwości, czy wymienić w firmie system IT, prawdopodobnie powinieneś to zrobić. Pamiętaj, że system IT powinien ułatwiać codzienną pracę i pozwalać firmie piąć się w górę. Budować przewagę konkurencyjną, pomagać utrzymać relacje z klientami, przyspieszać procesy – od produkcji, aż po obsługę klienta.
Jeśli jest wolny, trudny w obsłudze lub nieefektywny, mocno hamuje wzrost firmy.
Nie musisz sam podejmować decyzji o wymianie systemu. Poradź się specjalisty, który wskaże Ci najbardziej właściwą drogę.
Skonsultuj się bezpłatnie.