JMB Lab

Wymiana systemu w firmie:
5 znaków, że czas na nowe oprogramowanie w firmie

JMB Lab - systemy informatyczne

Jak powiedział kiedyś dyrektor generalny GE, Jack Welsch: „Każda firma, nowa czy stara, która nie dostrzega nowej technologii internetowej w swoim życiu biznesowym – dosłownie – jak oddychania, może się w krótkim czasie udusić”.

Jesteśmy naocznymi świadkami codziennych postępów technologicznych. Coś, co wczoraj było nowością, dzisiaj jest już nieaktualne. Od nas zależy, czy będziemy brać czynny udział w procesie zmian i adaptować się do nich, czy pozostaniemy biernymi obserwatorami.

W firmach, zwłaszcza działających stosunkowo długo na rynku, można spotkać się ze stwierdzeniami:

●     Jeśli coś działa, nie warto tego zmieniać.

●     Zawsze robiliśmy w ten sposób i działało, więc nie warto nic ulepszać, bo może być gorzej.

●     Nowe oprogramowanie kosztuje mnóstwo pieniędzy.

●     Nie mamy czasu na wdrażanie nowych rozwiązań.

To prawda, firma może działać w oparciu o stare procesy i systemy stworzone lata temu. Pytanie – jak długo? I ile na tym traci?

Zagrożenia z korzystania z przestarzałych systemów

Do najpoważniejszych zagrożeń należą:

Problemy w codziennej pracy

Procesy w firmie idą z duchem czasu, a technologia nie. To powoduje znacznie mniejszą efektywność firmy i niewydajność samych procesów.

Zagrożenie, że system przestanie działać

Brak aktualizacji i opieki serwisowej może sprawić, że system w pewnym momencie odmówi posłuszeństwa.

Problemy z integracją z innymi systemami

Brak możliwości rozwoju firmy, jeśli chciałoby się krok po kroku automatyzować poszczególne działy firmy innymi systemami.

Problemy z obsługą klientów

Utrudniona komunikacja czy złe doświadczenia klientów z korzystania z naszego systemu mogą przełożyć się negatywnie na współpracę.

Zostanie w tyle za konkurencją

Jeśli inne firmy działające w podobnych obszarach mają lepsze systemy – mogą działać znacznie lepiej i sprawniej.

Jak rozpoznać, że nadszedł czas na zmianę systemu?

System stał się niewydajny przy wzroście firmy i blokuje dalszy rozwój

  • Od momentu wdrożenia systemu w firmie procesy ewoluowały, ale systemy informatyczne nie zmieniły się razem z nimi.
  • System nie wspiera i nie podkreśla przewagi konkurencyjnej firmy, np. wyróżnia cię świetna bezpośrednia obsługa klienta, ale panel klienta pozostawia wiele do życzenia (a mógłby wspierać i doskonale uzupełniać obsługę bezpośrednią).
  • System był projektowany, żeby obsłużyć procesy w firmie na mniejszą skalę (mniejszą liczbę użytkowników, mniej produktów lub mniej zamówień).
  • System ma bardzo podstawową funkcjonalność – miał zautomatyzować pojedyncze procesy (np. przyjęcia w magazynie, czy komunikację między działami), co nie sprawdza się przy znacznym rozwoju firmy.
  • System co prawda jest w stanie przetwarzać większą ilość danych, ale działa bardzo wolno, co frustruje wszystkich użytkowników (zarówno pracowników, jak i klientów).

System nie ma możliwości rozwoju

  • System w firmie to gotowy, pudełkowy produkt szeroko dostępny na rynku, który nie ma możliwości aktualizacji do wyższej wersji. A nawet jeśli jest – i tak nie jest w stanie spełnić specyficznych wymogów firmy.
  • System był projektowany dawno temu, w nieużywanych już technologiach. Modyfikacja jest bardzo kosztowna i trudna (mało dostępnych specjalistów). Przestarzałe technologie nie mają wsparcia technicznego.
  • System był projektowany w taki sposób, że modyfikacja funkcji lub dołączenie do niego nowych modułów albo wiąże się z ogromnym nakładem pracy, albo jest niemożliwa.  

System nie jest wygodny w użyciu

  • System wizualnie mocno odbiega od nowoczesnych systemów konkurencji.
  • Dane pokazują, że nowi użytkownicy gubią się podczas korzystania z systemu (np. panelu klienta, w którym chcą zamówić towar, ale nie wiedzą, jakie kroki powinni wykonać).
  • System wolno działa, użytkownicy nie chcą z niego korzystać.

Koszt modyfikacji starego systemu przewyższa koszt stworzenia nowego oprogramowania od zera

  • Koszt modyfikacji aktualnego systemu jest na tyle wysoki, że bardziej opłacalne jest zbudowanie nowego, rozbudowanego systemu z opcjami, które pozwolą twojej firmie skalować swoje usługi.

Brak wsparcia od firmy wdrażającej

  • Nie ma kontaktu z dostawcą systemu używanemu do tej pory. Nie możesz ani naprawić awarii, ani wdrożyć modyfikacji, ani poprosić o pomoc w korzystaniu.

Jeśli masz wątpliwości, czy wymienić w firmie system IT, prawdopodobnie powinieneś to zrobić. Pamiętaj, że system IT powinien ułatwiać codzienną pracę i pozwalać firmie piąć się w górę. Budować przewagę konkurencyjną, pomagać utrzymać relacje z klientami, przyspieszać procesy – od produkcji, aż po obsługę klienta.

Jeśli jest wolny, trudny w obsłudze lub nieefektywny, mocno hamuje wzrost firmy.

Nie musisz sam podejmować decyzji o wymianie systemu. Poradź się specjalisty, który wskaże Ci najbardziej właściwą drogę.

Zastanawiasz się nad wymianą oprogramowania w firmie?

Skonsultuj się bezpłatnie.

Czytaj podobny artykuł
Czytaj podobne artykuły