Przyjęcie towaru do magazynu - jak pomaga w tym system WMS?

Magazyn surowców i magazyn wyrobów gotowych firmy z branży spożywczej przynosił firmie znaczne straty. Kondycja i efektywność magazynów przekładały się nie tylko na pogłębiające się problemy finansowe. Chaos w magazynie skutecznie hamował rozwój całej firmy.

Firma nie mogła zwiększyć swoich możliwości produkcyjnych, ponieważ istniało realne zagrożenie, że magazyn nie poradzi sobie z dodatkowym obciążeniem. Towar się zmarnuje, niezadowolony klient odejdzie, a firma straci.

Żeby odkryć przyczynę takiego stanu, trzeba było dokładnie przeanalizować wszystkie procesy w magazynie. Szybko się okazało, że w celu rozwiązania problemu należy cofnąć się do samego początku.

Przyjęcie towaru do magazynu – ręczna praca

Proces przyjęcia towaru do magazynu odbywał się w całości ręcznie. Kiedy przyjeżdżał towar, magazynierzy go liczyli i segregowali, a dane wpisywali do tabelki w Excelu. Niestety zdarzało się, że towar był źle liczony. Zadeklarowany stan magazynu różnił się od stanu rzeczywistego. Sam dokument w Excelu nie był dobrze przygotowany – brakowało m.in. oznaczenia terminu ważności szybko psujących się surowców.

Problemem była niestety nie tylko nieprawidłowo rejestrowana ilość towaru. Często zdarzało się, że towar przy przyjęciu był błędnie znakowany, co generowało problemy zwłaszcza na późniejszych etapach ścieżki produktu – kompletacji zamówienia i wydania towaru do klienta.

Ponadto magazyn w firmie nie miał przejrzystego i spójnego oznakowania. Przyjmowany towar był odkładany w różne miejsca, bez żadnej przemyślanej strategii (braelements takich jak płynny cross-docking czy wyznaczone strefy buforowe), przez co magazyn bardzo szybko się zapełniał.

Dokument PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) i księgowanie przyjęcia towaru

Z punktu widzenia prawa, finansów i księgowości, przyjazd transportu na rampę musi zostać natychmiast formalnie odnotowany. Podstawowym dokumentem magazynowym potwierdzającym fizyczne dostarczenie surowców lub produktów od dostawcy zewnętrznego jest Dokument PZ (Przyjęcie Zewnętrzne).

Dokument PZ wystawiany jest na podstawie faktury dostawcy lub dołączonego listu przewozowego (CMR/WZ). Stanowi on dla księgowości podstawę do zaksięgowania przychodu towaru na konta magazynowe (grupa 3) oraz weryfikacji zgodności z zamówieniem zakupu (PO).

Co zawiera poprawny Dokument PZ?

• Numer kolejny dokumentu i datę przyjęcia
• Dane dostawcy i odbiorcy
• Nazwę towaru, kod SKU/EAN, ilość i jednostkę miary
• Cenę jednostkową netto oraz wartość towaru

Kto go wystawia i podpisuje?

Dokument PZ wystawia magazynier przyjmujący towar po przeliczeniu fizycznym. Dokument podpisuje magazynier oraz osoba dostarczająca towar (kierowca).

Przyjęcie zewnętrzne (PZ) a przyjęcie wewnętrzne (PW)

Warto odróżnić od siebie dwa typy dokumentów przychodowych stosowanych w przedsiębiorstwach:

• Przyjęcie zewnętrzne (PZ) dotyczy towarów i surowców pochodzących od podmiotów zewnętrznych (dostawców, hurtowni, dostaw B2B).
• Przyjęcie wewnętrzne (PW) jest stosowane w przypadku przyjęcia na magazyn wyrobów gotowych lub półproduktów wytworzonych wewnątrz własnego zakładu produkcyjnego.

Procedura przyjęcia towarów do magazynu – od tego wszystko się zaczyna

W tej sytuacji kluczowe było odpowiednie fizyczne poukładanie magazynu, wdrożenie jednolitego oznakowania oraz opracowanie procedur.

Proces trzeba było rozpocząć od przeanalizowania zmian w strukturze magazynów według odpowiedniego klucza:

• Do których produktów dostęp powinien być najłatwiejszy?
• Jak najczęściej wygląda schemat kompletacji zamówienia?
• Jak rozmieścić regały, żeby oszczędzić miejsce?

Przede wszystkim należało jednak przemyśleć, jak ułożyć towar na półkach, żeby ułatwić wszystkie poszczególne procesy – przyjęcia, identyfikacji, wydania.

Następnym krokiem było opracowanie klucza jednolitego oznakowania produktów kodami QR i kreskowymi oraz wdrożenie w magazynie mobilnych terminali. Po to, żeby podczas przyjmowania towaru do magazynu w łatwy sposób można było przypisać produkt do odpowiedniego miejsca odkładczego lub bezpośrednio na półkę.

Ponadto, we współpracy z kierownikiem magazynu zostały opracowane procedury, które obejmowały całą ścieżkę, jaką pokonuje towar od momentu dostawy, przez przyjęcie towaru, kompletację zamówienia, wydania towaru, aż po transport do miejsca docelowego.

Praca magazynu została dodatkowo usprawniona wdrożeniem systemu WMS, który wspiera proces przyjęcia towaru, generuje dokumenty PZ oraz pilnuje przestrzegania procedur. System WMS jest w stanie digitalizować wszystkie procesy magazynowe.

Awizacja dostaw, kontrola jakości i wymogi HACCP

Dla zagwarantowania płynności pracy w strefie rozładunkowej i zapobiegania powstawaniu wąskich gardeł, nowoczesne przedsiębiorstwa stosują moduły Awizacji Dostaw (VMS/YMS). Awizacja pozwala precyzyjnie zaplanować okna czasowe dla przyjeżdżających ciężarówek, eliminując kolejki przed bramą.

Kontrola jakości i postępowanie przy niezgodności

Zanim towar formalnie trafi na regały, musi przejść etap weryfikacji. W przypadku wykrycia uszkodzeń palet, uszkodzeń opakowań lub niezgodności ilościowych (braków w dostawie):

1. 1) Sporządza się natychmiastowy Protokół Rozbieżności w obecności kierowcy.
2. 2) Wstrzymuje się przyjęcie zakwestionowanej partii i umieszcza towar w wydzielonej Strefie Kwarantanny.
3. 3) System WMS automatycznie blokuje możliwość wydania niepełnowartościowego towaru do kompletacji.

Procedura przyjęcia zgodna ze standardami HACCP (Branża Spożywcza)

W przypadku magazynowania żywności i surowców spożywczych, procedura przyjęcia towaru musi bezwzględnie spełniać rygorystyczne normy HACCP oraz BRC/IFS. Przyjęcie obejmuje dodatkowo:

• Pomiar i rejestrację temperatury wewnątrz naczepy oraz w rdzeniu produktu (dla artykułów chłodzonych i mrożonych).
• Kontrolę stanu czystości mikrobiologicznej.
• Rejestrację numerów partii produkcyjnej (LOT) oraz terminów przydatności do spożycia dla zapewnienia pełnej identyfikowalności (Traceability).

Jakie są najczęstsze przyczyny problemów z zarządzaniem magazynem?

• Brak odpowiednio oznaczonego miejsca na składowanie konkretnych towarów, co utrudnia późniejszą identyfikację produktów i generowało straty.
• Brak wystarczającego miejsca w magazynie ze względu na dowolność odkładania towarów.
• Błędy wynikające z czynnika ludzkiego, zwłaszcza, kiedy nie ma możliwości podwójnej weryfikacji zadań.
• Brak przestrzegania procedur – jak np. brak oznaczenia dnia przyjęcia do magazynu partii towarów z określoną datą przydatności.
• Brak wydajnego systemu, który wspierałby przyjęcie towaru.

Urządzenia wspomagające przyjęcie towaru na magazynie

Szybkie i bezbłędne wprowadzanie towarów do systemu księgowo-magazynowego nie byłoby możliwe bez odpowiedniego wyposażenia strefy przyjmowania dostaw. Do podstawowych urządzeń wspomagających zalicza się:

• Przenośne terminale mobilne (Kolektory Danych Android). Wyposażone w skanery laserowe 1D/2D, pozwalają magazynierowi na skanowanie kodów przy palecie i błyskawiczny podgląd zlecenia.
• Drukarki etykiet logistycznych. Przemysłowe drukarki termotransferowe drukujące i naklejające etykiety logistyczne GS1 i kody SSCC bezpośrednio przy rozładunku palet.
• Wózki widłowe i paletowe z wagami. Umożliwiające automatyczną weryfikację wagi wagowej surowców masowych już na rampie.
• Bramki i czytniki RFID. Pozwalające na automatyczne odczytanie całej palety towarów w ułamku sekundy bez konieczności bezpośredniego skanowania każdej paczki z osobna.

Przyjęcie towaru do magazynu – jak pomaga w tym system WMS?

Odpowiednie poukładanie magazynu, oznaczenie półek kodami QR i towarów kodami kreskowymi, wdrożenie w magazynie mobilnych terminali i opracowanie procedur przyjęcia towaru rozwiązała większość wspomnianych problemów z przyjęciem towaru.

Żeby przyjąć towar, wystarczy zeskanować kod produktu i kod półki, a następnie zatwierdzić przyjęcie na ekranie czytnika. Dane o przyjętym towarze natychmiast znajdują się w systemie WMS. System od razu identyfikuje produkt i generuje odpowiednią dokumentację przyjęcia. Magazynierzy w dowolnym momencie mają dostęp do aktualnych informacji o bieżącym stanie magazynowym danej pozycji oraz jego lokalizacji w magazynie.

Oczywiście nadal warto weryfikować, czy pracownicy przestrzegają określonych firmowych procedur, ale użytkownicy systemów WMS i innych automatycznych rozwiązań magazynowych zauważają, że dzięki wdrożeniu tych usprawnień, błędy ludzkie zostały ograniczone aż o 91%.

Często zadawane pytania (FAQ) – Przyjęcie towaru do magazynu