Inwentaryzacja magazynu - jak usprawnić proces z WMS?

Brak kontroli nad stanami magazynowymi może być dla firmy katastrofalny w skutkach. Niewiedza o tym, ile sztuk surowca lub gotowego produktu znajduje się w magazynie generuje niedobory lub nadwyżki w zamówieniach i produkcji. A to w obu przypadkach prowadzi do strat finansowych i opóźnień w dostawach do klientów. Tę sytuację może poprawić częsta inwentaryzacja, ale co w sytuacji, kiedy ona również nie działa tak, jak powinna?

Właśnie z takimi problemami mierzyła się firma z branży spożywczej, której – dzięki wdrożeniu odpowiednich usprawnień – udało się dwukrotnie obniżyć czas inwentaryzacji oraz wyeliminować błędy wynikające z niewłaściwych stanów magazynowych.

Analiza pracy magazynu wykazała, że u źródeł problemów leżało kilka procesów:

Przyjęcie towaru

Problem pojawiał się już w momencie przyjęcia towaru ⭧ do magazynu. Ze względu na to, że cały proces odbywał się ręcznie, bardzo często dochodziło do pomyłek w rejestrowaniu ilości lub wagi przyjmowanego towaru.Towar był również błędnie identyfikowany, a przez to odkładany na niewłaściwe półki i regały. To powodowało późniejsze rozbieżności w asortymencie.

Przesunięcia towaru między półkami

W magazynie brakowało jednolitego oznakowania produktów, półek i regałów. W dodatku nie istniał żaden system rejestracji zmiany miejsca. W sytuacji, kiedy ktoś odkładał towar na inną półkę, niż powinien, nie było możliwości łatwej identyfikacji towaru. W takiej sytuacji towar był często uznawany za zaginiony lub nieistniejący, co wymuszało kolejną produkcję lub zamówienie surowca u dostawcy.

Rezerwacje towarów

Kiedy rezerwacje towarów odbywają się przy pomocy Excela i maili, łatwo o pomyłkę. W firmie z branży spożywczej surowce często były podbierane pod inne, pilniejsze zlecenia. Zdarzało się, że informacja o tym nie była nigdzie odnotowana. To powodowało, że konieczne było szybkie produkowanie nowego produktu lub zamawiania kolejnej partii surowca (nierzadko w ilościach hurtowych niezbędnych do osiągnięcia minimum zamówienia u dostawcy). W obu przypadkach generowało to dodatkowe koszty i opóźnienia realizacji zlecenia.

Wydanie towaru

Problem błędnych stanów magazynowych w dużej mierze wynikał również z problemów w procesie wydawania towaru ⭧.

Podobnie jak przy przyjęciu – tu również brakowało ściśle określonych procedur.

W tym procesie błędy wynikały głównie z:

Problemu z identyfikacją towaru – brak odpowiedniego oznakowania utrudniał łatwe namierzenie towaru lub jego partii w magazynie,
Błędów ludzkich – spowodowanych przez ręczną obsługę wszystkich procesów i brak systemu podwójnej weryfikacji.
Braku odnotowywania wydań – brak nadzoru nad tym co i w jakich ilościach jest wydawane powodowało późniejsze rozbieżności w stanach magazynowych. Czasem brakowało towaru, który powinien być w magazynie, a czasem miała miejsce odwrotna sytuacja - powtórnie przygotowywano to samo zamówienie lub zamawiano surowce, które były już w magazynie.

Brak kontroli nad stanami magazynowymi - inwentaryzacja

Problem ze stanami magazynowymi może być łatwo rozwiązany przy pomocy częstszych inwentaryzacji. To jednak jest nie tylko uciążliwe dla pracowników, ale też czasochłonne i kosztowne z perspektywy prowadzenia firmy.

Zwłaszcza, kiedy sam proces inwentaryzacji nie działa tak jak powinien. Przyczyny, które za tym stoją, są takie same, jak w przypadku błędów w stanach magazynowych:

brak procedur przy przyjmowaniu produktów,
nieoptymalnie zorganizowana przestrzeń w magazynie,
brak jednolitego oznakowania produktów, półek i regałów,
brak narzędzi, które mogą usprawnić proces inwentaryzacji.

Problemy z inwentaryzacją i stanami magazynowymi – jak można im zapobiec?

Problem z brakiem kontroli nad stanami magazynowymi w firmie z branży spożywczej został rozwiązany w kilku krokach:

We współpracy z kierownikiem magazynu zostały opracowane procedury przepływu towaru i materiałów przez magazyn (w tym przyjęcie, rezerwacja, przesunięcia i wydania produktów).
Rozkład półek, regałów i miejsc odkładczych został dostosowany w taki sposób, żeby zapewnić jak najbardziej optymalną realizację procesów.
Wdrożono jednolite oznakowanie, które w przejrzysty sposób określa rodzaj produktu i partię.
Magazyn wyposażono w mobilne terminale, które pozwalają na szybką i bezbłędną identyfikację towaru.
Magazyn zaczął śledzić stany poszczególnych lokacji i to, jakie dokładnie sztuki się w nich znajdują. Dzięki temu wystarczy podejść do półki, zeskanować kod QR lokalizacji i zweryfikować, czy to co jest w systemie zgadza się z tym, co jest fizycznie w tej lokalizacji.
Zaimplementowano system WMS, który zbiera dane dotyczące wszystkich operacji.

W jaki sposób system WMS pomaga rozwiązać problem z brakiem kontroli nad stanami magazynowymi i uciążliwą inwentaryzacją?

Terminale mobilne

Dzięki zastosowaniu terminali mobilnych, procesy przyjęcia, przesunięć, rezerwacji oraz wydań towaru, odbywają się błyskawicznie - za pomocą skanowania kodów QR i kreskowych. W ten sposób informacje o produktach i ich lokalizacji w magazynie są automatycznie zapisywane i aktualizowane w systemie WMS. Dzięki temu stan magazynowy nie opiera się na danych uzupełnionych ręcznie (w których łatwo o pomyłkę), ale na danych zgodnych ze stanem rzeczywistym.

Automatyczna rezerwacja towaru

System WMS automatyzuje proces rezerwacji towaru, przypisując go do konkretnego zamówienia. Każda zmiana surowca (jego rodzaju, ilości, wagi), jest automatycznie odnotowywana.

Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych

Stany magazynowe widoczne w systemie są automatycznie aktualizowane z każdą operacją, którą magazynierzy wykonują w magazynie.

Przewidywanie zapotrzebowania na surowiec

System WMS umożliwia przewidywanie zapotrzebowania na dany surowiec. Dzięki systemowi alertów przypomina o konieczności zamówienia materiałów.

Skrócenie inwentaryzacji

Odpowiednie poukładanie magazynu, jednolite oznakowanie i zastosowanie systemu WMS połączonego z mobilnymi skanerami w firmie z branży spożywczej pomogło skrócić inwentaryzację z 4 do 2 dni.