Wydanie towaru jest ostatnim krokiem przed transportem gotowych produktów do klienta. To złożony, wieloetapowy proces, w którym łatwo o pomyłki. Błędy w wydaniu towaru mogą skutkować reklamacjami oraz obniżeniem zaufania klientów, zwłaszcza, gdy zdarzają się nagminnie. Co za tym idzie, powodują spadek kondycji finansowej firmy i pogorszenie wizerunku na rynku.
Tak było w przypadku firmy z branży spożywczej, której magazyn odnotowywał regularne straty. Po przeprowadzeniu analizy procesów okazało się, że znaczna większość z nich miała miejsce właśnie w trakcie procesu wydania towaru.
W idealnej sytuacji cały proces wydania towaru powinien przebiegać według określonej ścieżki:
Oczywiście, u wspomnianego wcześniej producenta żywności, podobne czynności były wykonywane przez magazynierów w trakcie kompletacji towaru. Natomiast ze względu na brak określonych procedur oraz procesów, wydanie towaru trwało dużo czasu oraz dochodziło do wielu pomyłek. Problemy zazwyczaj wynikały z dużej presji czasu oraz powtarzalnych czynności wykonywanych przez pracowników.
Problemy zaczynały się już na samym początku. Cały proces odbywał się ręcznie i na każdym jego etapie dochodziło do kosztownych błędów i pomyłek.
Kiedy wpływało zamówienie, nie zawsze następowała rezerwacja towaru. Zdarzało się, że w momencie kompletacji zamówienia, towaru nie było już na stanie magazynowym. Wówczas znacznie (nawet o kilka dni) zwiększał się czas oczekiwania na realizację zamówienia. Taka sytuacja zdarzała się wielokrotnie, co oprócz chaosu w magazynie, powodowało również problemy w procesie sprzedażowym oraz produkcyjnym. Konieczne było uzupełniać braków magazynowych w już opóźnionych zamówieniach. Tym samym jednocześnie opóźniała się realizacja zamówień, które pojawiały się na bieżąco.
Kompletację zamówienia utrudniał fakt, że:
Identyfikacja towaru w trakcie kompletacji zamówienia była jednym z najbardziej czasochłonnych i generujących koszty procesów w magazynie. Bez jasno określonych procedur przyjęcia towaru, różne produkty były odkładane w różne miejsca.
Jakie były główne problemy na tym etapie procesu?
W branży spożywczej nie zawsze możliwa jest łatwa identyfikacja danego produktu. Jeszcze większy problem stanowi identyfikacja konkretnej partii towaru.. Brak oznaczeń uniemożliwia łatwe zlokalizowanie wybranej partii.
Ręczna obsługa procesów powodowała również typowo ludzkie błędy, wynikające z przeoczenia – np. wydawane były niewłaściwe ilości lub nieodpowiednia waga produktów.
Dużym utrudnieniem w sytuacji tej firmy jest specyfika produktu, który ma określony termin przydatności do spożycia. W momencie kompletacji zamówienia, informacje o dacie produkcji nie zawsze były brane pod uwagę. To powodowało, że czasem z magazynu były wydawane produkty, które zostały świeżo przekazane z działu produkcji. Natomiast te starsze zostawały w magazynie, a po pewnym czasie nie nadawały się już do wydania. Następowała utylizacja, a tym samym straty finansowe i opóźnienia w dostawach.
Wydania towarów nie zawsze były odnotowywane. To powodowało niedobory i nadwyżki towarów.
Zdarzało się, że brakowało towaru, który według stanów magazynowych powinien być w magazynie. Został wcześniej wydany, ale taka informacja nie została nigdzie zanotowana. To powodowało konieczność przesunięcia produktu lub surowca z innego zamówienia bądź szybką produkcję nowego produktu (w przypadku braków surowców - zamówienie go u dostawcy). Oba przypadki dokładały dodatkowe obciążenie dla produkcji i generowały nieprzewidziane koszty, przez co zmniejszały marżę. Opóźniała się także dostawa, co miało wpływ na zadowolenie klientów.
Czasem miała miejsce odwrotna sytuacja - powtórnie przygotowywano to samo zamówienie lub zamawiano surowce, które były już w magazynie. W branży spożywczej, w której produkty mają określoną datę przydatności i muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach, zwrot często był niemożliwy. Konieczne było albo przekazanie towaru klientowi w niższej cenie w ramach reklamacji, albo utylizacja.
Te pomyłki prawdopodobnie mogłyby zostać wychwycone jeszcze przed załadunkiem na środek transportu, gdyby w magazynie funkcjonował przynajmniej system podwójnej weryfikacji zamówienia. Jednak w sytuacji, w której wszystkie procesy magazynowe były wykonywane ręcznie, pracownicy nie mieli fizycznej możliwości ani czasu na kolejne sprawdzenie poprawności kompletacji.
Przygotowanie dokumentacji to nieodłączna część procesu wydania towaru. Na tym etapie również dochodziło do pomyłek, nie mówiąc już o tym, że proces był niewydajny i często opóźniał transport. Wszystkie dokumenty były przygotowywane przez pracowników ręcznie. Dotyczyło to zarówno dokumentów magazynowych (PZ), jak i późniejszych handlowych (faktury). Często zdarzały się pomyłki przy wpisywaniu rodzaju produktu lub jego wagi. W przypadku bardzo dużych, złożonych zamówień, przygotowanie dokumentacji trwało nawet kilka godzin.
Dane z wystawionych dokumentów musiały być następnie umieszczone w osobnym pliku do śledzenia stanów magazynowych i kontroli procesu produkcji. Przy ręcznym przepisywaniu informacji, często dochodziło do kolejnych pomyłek.
Dodatkowo dokumentacja nie zawsze trafiała do działu księgowego, co powodowało późniejsze zamieszanie w rozliczeniach.
Branża spożywcza jest specyficzna pod względem regulacji. Wymogiem prawnym jest śledzenie towaru w całym łańcuchu dostaw. Ma to umożliwić szybkie wycofanie danego produktu lub całej partii w przypadku wykrycia wad. Tylko jak tym zarządzać, jeśli nie jesteśmy pewni, jaki towar został wydany?
Z tym samym mierzyła się też firma. Ścieżka, którą pokonywał towar była udokumentowana, jednak błędy przy wydaniu powodowały, że namierzenie konkretnej partii było bardzo utrudnione.
Po analizie procesów i zdiagnozowaniu największych problemów w całym procesie wydania towaru, określono, że kluczowym działaniem powinno być planowanie:
Podobnie jak w przypadku procesu przyjęcia towaru ⭧, sytuację poprawiły:
Proces wydania towaru został w znacznej części zautomatyzowany dzięki wdrożeniu systemu WMS i zintegrowanych z nim mobilnych terminali.
Co zmieniło wprowadzenie WMS?
System nie pozwala na podwójną rezerwację tego samego towaru, więc nie ma ryzyka, że towar zostanie przekazany do innego zamówienia bez odpowiedniej informacji.
Mobilne terminale, dzięki oznakowaniu towarów i regałów kodami QR i kreskowymi, umożliwiają błyskawiczną identyfikację produktu lub całej partii na półce. Po potwierdzeniu, że zeskanowany towar zgadza się z zamówieniem, w WMS pojawia się informacja, że towar został przekazany do wydania. System pokazuje status kompletacji (jaki jest procent kompletacji i ile towarów jakiego rodzaju pozostało do wydania w ramach konkretnego zamówienia).
KONTAKT
Chcesz skonsultować zmiany w swoim magazynie? Umów się na bezpłatną rozmowę