Wydanie towaru z magazynu - jak usprawnić proces?

Wydanie towaru jest ostatnim krokiem przed transportem gotowych produktów do klienta. To złożony, wieloetapowy proces, w którym łatwo o pomyłki. Błędy w wydaniu towaru mogą skutkować reklamacjami oraz obniżeniem zaufania klientów, zwłaszcza, gdy zdarzają się nagminnie. Co za tym idzie, powodują spadek kondycji finansowej firmy i pogorszenie wizerunku na rynku.

Tak było w przypadku firmy z branży spożywczej, której magazyn odnotowywał regularne straty. Po przeprowadzeniu analizy procesów okazało się, że znaczna większość z nich miała miejsce właśnie w trakcie procesu wydania towaru.

Wydanie towaru - proces

W idealnej sytuacji cały proces wydania towaru powinien przebiegać według określonej ścieżki:

Rezerwacja towaru.
Kompletacja zamówienia.
Przygotowanie dokumentacji.
Wydanie towaru do transportu.
Załadunek do transportu.

Oczywiście, u wspomnianego wcześniej producenta żywności, podobne czynności były wykonywane przez magazynierów w trakcie kompletacji towaru. Natomiast ze względu na brak określonych procedur oraz procesów, wydanie towaru trwało dużo czasu oraz dochodziło do wielu pomyłek. Problemy zazwyczaj wynikały z dużej presji czasu oraz powtarzalnych czynności wykonywanych przez pracowników.

Problemy zaczynały się już na samym początku. Cały proces odbywał się ręcznie i na każdym jego etapie dochodziło do kosztownych błędów i pomyłek.

Rezerwacja towaru

Kiedy wpływało zamówienie, nie zawsze następowała rezerwacja towaru. Zdarzało się, że w momencie kompletacji zamówienia, towaru nie było już na stanie magazynowym. Wówczas znacznie (nawet o kilka dni) zwiększał się czas oczekiwania na realizację zamówienia. Taka sytuacja zdarzała się wielokrotnie, co oprócz chaosu w magazynie, powodowało również problemy w procesie sprzedażowym oraz produkcyjnym. Konieczne było uzupełniać braków magazynowych w już opóźnionych zamówieniach. Tym samym jednocześnie opóźniała się realizacja zamówień, które pojawiały się na bieżąco.

Identyfikacja towaru i kompletacja zamówienia

Kompletację zamówienia utrudniał fakt, że:

w magazynie nie było jasno określonych procedur przyjmowania towaru,
przestrzeń w magazynie nie była ergonomiczna – poruszanie się po nim i lokalizowanie odpowiednich regałów i półek zajmowało bardzo dużo czasu,
nie istniało jednolite oznakowanie towarów i miejsc składowania, co powodowało długi proces identyfikacji towaru.

Identyfikacja towaru w trakcie kompletacji zamówienia była jednym z najbardziej czasochłonnych i generujących koszty procesów w magazynie. Bez jasno określonych procedur przyjęcia towaru, różne produkty były odkładane w różne miejsca.

Jakie były główne problemy na tym etapie procesu?

Problem z identyfikacją towaru

W branży spożywczej nie zawsze możliwa jest łatwa identyfikacja danego produktu. Jeszcze większy problem stanowi identyfikacja konkretnej partii towaru.. Brak oznaczeń uniemożliwia łatwe zlokalizowanie wybranej partii.

Ludzkie błędy przy wydaniu

Ręczna obsługa procesów powodowała również typowo ludzkie błędy, wynikające z przeoczenia – np. wydawane były niewłaściwe ilości lub nieodpowiednia waga produktów.

Brak kontroli nad kolejnością wydawania produktów z określonymi datami przydatności

Dużym utrudnieniem w sytuacji tej firmy jest specyfika produktu, który ma określony termin przydatności do spożycia. W momencie kompletacji zamówienia, informacje o dacie produkcji nie zawsze były brane pod uwagę. To powodowało, że czasem z magazynu były wydawane produkty, które zostały świeżo przekazane z działu produkcji. Natomiast te starsze zostawały w magazynie, a po pewnym czasie nie nadawały się już do wydania. Następowała utylizacja, a tym samym straty finansowe i opóźnienia w dostawach.

Brak odnotowywania wydań

Wydania towarów nie zawsze były odnotowywane. To powodowało niedobory i nadwyżki towarów.

Zdarzało się, że brakowało towaru, który według stanów magazynowych powinien być w magazynie. Został wcześniej wydany, ale taka informacja nie została nigdzie zanotowana. To powodowało konieczność przesunięcia produktu lub surowca z innego zamówienia bądź szybką produkcję nowego produktu (w przypadku braków surowców - zamówienie go u dostawcy). Oba przypadki dokładały dodatkowe obciążenie dla produkcji i generowały nieprzewidziane koszty, przez co zmniejszały marżę. Opóźniała się także dostawa, co miało wpływ na zadowolenie klientów.

Czasem miała miejsce odwrotna sytuacja - powtórnie przygotowywano to samo zamówienie lub zamawiano surowce, które były już w magazynie. W branży spożywczej, w której produkty mają określoną datę przydatności i muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach, zwrot często był niemożliwy. Konieczne było albo przekazanie towaru klientowi w niższej cenie w ramach reklamacji, albo utylizacja.

Te pomyłki prawdopodobnie mogłyby zostać wychwycone jeszcze przed załadunkiem na środek transportu, gdyby w magazynie funkcjonował przynajmniej system podwójnej weryfikacji zamówienia. Jednak w sytuacji, w której wszystkie procesy magazynowe były wykonywane ręcznie, pracownicy nie mieli fizycznej możliwości ani czasu na kolejne sprawdzenie poprawności kompletacji.

Przygotowanie dokumentacji

Przygotowanie dokumentacji to nieodłączna część procesu wydania towaru. Na tym etapie również dochodziło do pomyłek, nie mówiąc już o tym, że proces był niewydajny i często opóźniał transport. Wszystkie dokumenty były przygotowywane przez pracowników ręcznie. Dotyczyło to zarówno dokumentów magazynowych (PZ), jak i późniejszych handlowych (faktury). Często zdarzały się pomyłki przy wpisywaniu rodzaju produktu lub jego wagi. W przypadku bardzo dużych, złożonych zamówień, przygotowanie dokumentacji trwało nawet kilka godzin.

Dane z wystawionych dokumentów musiały być następnie umieszczone w osobnym pliku do śledzenia stanów magazynowych i kontroli procesu produkcji. Przy ręcznym przepisywaniu informacji, często dochodziło do kolejnych pomyłek.

Dodatkowo dokumentacja nie zawsze trafiała do działu księgowego, co powodowało późniejsze zamieszanie w rozliczeniach.

Śledzenie towaru – traceability

Branża spożywcza jest specyficzna pod względem regulacji. Wymogiem prawnym jest śledzenie towaru w całym łańcuchu dostaw. Ma to umożliwić szybkie wycofanie danego produktu lub całej partii w przypadku wykrycia wad. Tylko jak tym zarządzać, jeśli nie jesteśmy pewni, jaki towar został wydany?

Z tym samym mierzyła się też firma. Ścieżka, którą pokonywał towar była udokumentowana, jednak błędy przy wydaniu powodowały, że namierzenie konkretnej partii było bardzo utrudnione.

Planowanie w magazynie kluczem do sukcesu

Po analizie procesów i zdiagnozowaniu największych problemów w całym procesie wydania towaru, określono, że kluczowym działaniem powinno być planowanie:

Przestrzeni – czyli odpowiednie fizycznie poukładanie magazynu (regałów i półek).
Procesu – czyli opracowanie procedur wydania towaru.
Transportu – czyli dbanie o terminy i zaplanowanie zadań w magazynie tak, żeby zakontraktowane dostawy przebiegały bez zakłóceń.

Podobnie jak w przypadku procesu przyjęcia towaru ⭧, sytuację poprawiły:

Odpowiednio zaplanowana powierzchnia magazynowa
Oznaczenie półek kodami QR i towarów kodami kreskowymi.
Wdrożenie w magazynie mobilnych terminali.
Opracowanie procedur przyjęcia towaru.
Automatyzacja procesu.

Wydanie towaru – jak pomaga automatyzacja?

Proces wydania towaru został w znacznej części zautomatyzowany dzięki wdrożeniu systemu WMS i zintegrowanych z nim mobilnych terminali.

Co zmieniło wprowadzenie WMS?

Wyeliminowało błędy związane z rezerwacją towarów.

System nie pozwala na podwójną rezerwację tego samego towaru, więc nie ma ryzyka, że towar zostanie przekazany do innego zamówienia bez odpowiedniej informacji.

Ułatwił identyfikację i kompletację towaru.

Mobilne terminale, dzięki oznakowaniu towarów i regałów kodami QR i kreskowymi, umożliwiają błyskawiczną identyfikację produktu lub całej partii na półce. Po potwierdzeniu, że zeskanowany towar zgadza się z zamówieniem, w WMS pojawia się informacja, że towar został przekazany do wydania. System pokazuje status kompletacji (jaki jest procent kompletacji i ile towarów jakiego rodzaju pozostało do wydania w ramach konkretnego zamówienia).

Zminimalizował straty w produktach ze względu na przekroczenie terminów przydatności.

System WMS zapewnia standard wybranej metody wydania towaru ⭧(np. FIFO, FEFO lub LIFO). Informuje, który towar powinien być wydany do zamówienia jako pierwszy. Pracownik magazynu może to zignorować, jednak w systemie pojawi się o tym odpowiednia informacja.

Zautomatyzował przygotowywanie dokumentacji.

Po zakończeniu procesu kompletacji zamówienia, system automatycznie generuje dokumenty wydania towaru, które są natychmiast przesyłane do programu księgowego Symfonia ⭧.

Umożliwił śledzenie towaru.

Jednym z procesów, na których usprawnieniu zależało firmie, było łatwiejsze śledzenie partii towaru. WMS dał taką możliwość w postaci funkcji traceability ⭧. Ta opcja pozwala śledzić ścieżkę, jaką pokonuje konkretny produkt lub cała partia, dzięki czemu można w kilka chwil zidentyfikować miejsce, w którym się znajduje.