Analiza ABC i XYZ w magazynie – jak rozmieścić towar, żeby skrócić drogę kompletacji

Analiza ABC w magazynie pozwala określić, które produkty generują największą część ruchu, a następnie odpowiednio zaplanować ich rozmieszczenie. W połączeniu z klasyfikacją XYZ pomaga zoptymalizować slotting, czyli przypisanie towarów do konkretnych lokalizacji, i ograniczyć czas potrzebny na proces, jakim jest kompletacja zamówień.

To szczególnie ważne w magazynach, w których liczba indeksów rośnie, a dotychczasowe rozmieszczenie towaru nie odpowiada już rzeczywistemu popytowi. Produkt często pobierany, ale umieszczony na końcu alejki, może generować setki niepotrzebnych metrów pokonywanych przez magazynierów każdego dnia.

W tym artykule pokazujemy, jak przeprowadzić klasyfikację ABC, połączyć ją z analizą XYZ i przełożyć wynik na konkretne decyzje dotyczące rozmieszczenia towaru w magazynie.

Co to jest analiza ABC – definicja i zasada Pareto w magazynie

Analiza ABC w magazynie to metoda klasyfikacji asortymentu według jego znaczenia dla przyjętego kryterium, np. liczby pobrań, liczby zamówień albo wartości wydań.

W kontekście optymalizacji kompletacji szczególnie przydatne jest analizowanie częstotliwości pobrań. Pozwala ono określić, które indeksy najczęściej angażują magazynierów i powinny znajdować się w łatwo dostępnych lokalizacjach.

Klasyfikacja ABC nawiązuje do zasady Pareto, zgodnie z którą stosunkowo niewielka część pozycji może odpowiadać za dużą część analizowanego wyniku. W magazynie często obserwuje się sytuację, w której około 20% indeksów generuje około 80% pobrań. Nie jest to jednak sztywna reguła – rzeczywiste proporcje zależą od struktury asortymentu i charakteru działalności.

Zamiast traktować wszystkie SKU jednakowo, metoda ABC dzieli je na trzy grupy. Dzięki temu można nadać najwyższy priorytet produktom, które mają największy wpływ na ruch magazynowy i długość tras kompletacyjnych.

Jakie są grupy towarów w klasyfikacji ABC

Podział asortymentu wykonuje się na podstawie udziału poszczególnych indeksów w całkowitym wyniku analizy. W przypadku slottingu może nim być np. liczba pobrań w określonym okresie.

Na potrzeby przykładu przyjmujemy następujące progi:

• Grupa A – do 80% skumulowanego udziału w ruchu,
• Grupa B – od 80% do 95%,
• Grupa C – od 95% do 100%.

Są to progi umowne. W rzeczywistym magazynie można je dostosować do charakterystyki asortymentu, rozkładu popytu i przyjętych celów operacyjnych.

Grupa A obejmuje indeksy generujące największą część ruchu. To właśnie one powinny otrzymać najwyższy priorytet przy projektowaniu strefy kompletacji.

Grupa B obejmuje produkty o średnim udziale w ruchu. Zazwyczaj wystarczą dla nich standardowo dostępne lokalizacje.

Grupa C to indeksy pobierane najrzadziej. Nie oznacza to, że są niepotrzebne lub zalegające – po prostu ich wpływ na codzienny ruch jest mniejszy.

Jak policzyć analizę ABC krok po kroku?

Do wykonania podstawowej analizy nie trzeba kupować dodatkowego narzędzia. Dane potrzebne do obliczeń znajdują się zazwyczaj w systemie ERP lub systemie WMS.

Najlepiej wykorzystać historię wydań lub pobrań z ostatnich 3–6 miesięcy. W przypadku analizy ukierunkowanej na kompletację potrzebna będzie przede wszystkim informacja o liczbie pobrań poszczególnych indeksów.

Prześledźmy procedurę na przykładzie magazynu z 10 SKU:

• Eksport danych. Pobierz z systemu listę indeksów wraz z sumaryczną liczbą pobrań w analizowanym okresie.
• Sortowanie. Uporządkuj dane malejąco według liczby pobrań – od indeksu pobieranego najczęściej do pobieranego najrzadziej.
• Obliczenie sumy. Zsumuj liczbę pobrań wszystkich analizowanych indeksów. Otrzymasz wartość, do której będziesz odnosić każdy produkt.
• Obliczenie udziału procentowego. Dla każdego SKU oblicz jego udział w całkowitej liczbie pobrań. Przykładowo, jeśli dany produkt został pobrany 4500 razy, a wszystkie produkty łącznie wygenerowały 10 000 pobrań, jego udział wynosi: 4500 / 10 000 × 100% = 45%.
• Obliczenie udziału skumulowanego. Dodawaj kolejne udziały procentowe. W ten sposób otrzymasz udział skumulowany, który pozwala określić moment przekroczenia progów 80% i 95%.
• Przypisanie grup ABC. Na potrzeby tego przykładu stosujemy regułę: do 80% – A, powyżej 80% do 95% – B, powyżej 95% – C.

W tym przykładzie dwa pierwsze indeksy odpowiadają za 70% wszystkich pobrań. Trzeci indeks przekracza próg 80%, dlatego przy przyjętej regule trafia do grupy B.

To właśnie najważniejszy wniosek z analizy: niewielka liczba indeksów może odpowiadać za zdecydowaną większość ruchu magazynowego. Ich właściwe rozmieszczenie może więc mieć znacznie większy wpływ na efektywność kompletacji niż zmiana lokalizacji produktów pobieranych sporadycznie.

Analiza XYZ – druga oś, o której się zapomina

Sama rotacja zapasów nie pokazuje, jak stabilny jest popyt na dany produkt. Dwa indeksy mogą mieć podobną liczbę pobrań, ale jeden może być pobierany regularnie przez cały rok, a drugi głównie w krótkich okresach zwiększonego popytu.

Tutaj przydatna jest klasyfikacja XYZ, która ocenia regularność i przewidywalność zapotrzebowania. Najczęściej wykorzystuje się do tego współczynnik zmienności (CV), czyli relację odchylenia standardowego do średniej wartości popytu:

• Kategoria X – stabilny i regularny popyt, stosunkowo łatwy do przewidzenia.
• Kategoria Y – popyt zmienny, ale możliwy do przewidzenia, np. ze względu na sezonowość lub określony trend.
• Kategoria Z – popyt nieregularny i trudny do przewidzenia, często związany ze sporadycznymi zamówieniami.

Granice między X, Y i Z nie są uniwersalne. W praktyce przedsiębiorstwo powinno ustalić je odpowiednio do charakteru asortymentu i jakości dostępnych danych.

Połączenie obu metod daje pełniejszy obraz sytuacji. ABC pokazuje, jak duży jest udział produktu w ruchu, natomiast XYZ – jak stabilny jest ten ruch w czasie. Aby maksymalnie usprawnić ten proces (zwłaszcza w przypadku towarów z krótkim terminem ważności lub określoną kolejnością wydawania), warto również dowiedzieć się, czym jest FIFO i FEFO oraz dlaczego warto je stosować.

Macierz ABC/XYZ – dziewięć grup i co z nimi zrobić

Połączenie klasyfikacji ABC i XYZ tworzy macierz 3 × 3. Każdy indeks trafia do jednej z dziewięciu kombinacji. Macierz może być wykorzystana jako punkt wyjścia do planowania slottingu, czyli rozmieszczenia towaru w magazynie.

Macierz nie powinna być jednak jedynym kryterium podejmowania decyzji. Przy rozmieszczaniu produktów trzeba uwzględnić również ich wagę i gabaryty, wymagania bezpieczeństwa, sposób kompletacji, rodzaj regałów, dostępny sprzęt oraz pojemność lokalizacji.

Jak przełożyć wynik na rozmieszczenie towaru w magazynie

Sama klasyfikacja ABC/XYZ nie skróci tras kompletacji. Efekt pojawia się dopiero wtedy, gdy wyniki analizy zostaną przełożone na konkretne zmiany w lokalizacjach.

Podstawowa zasada jest prosta: produkty generujące największy ruch powinny znajdować się tam, gdzie można pobrać je szybko, bez pokonywania zbędnego dystansu i – jeśli to możliwe – w ergonomicznej strefie pracy. Ma to bezpośredni wpływ nie tylko na pobieranie towaru, ale i na sprawne wydanie towaru z magazynu.

W praktyce dokładne rozmieszczenie zależy od geometrii magazynu, sposobu kompletacji, rodzaju regałów oraz przepływu materiałów. Nie jest to uniwersalna wartość oszczędności – rzeczywisty efekt zależy od układu magazynu, struktury zamówień i sposobu kompletacji. Dlatego przed wdrożeniem zmian warto zmierzyć średni dystans pokonywany przez magazynierów i porównać go z wynikiem po relokacji produktów.

Istotna jest również ergonomia pracy. Najczęściej pobierane produkty, o ile pozwalają na to ich masa i gabaryty, warto umieszczać w łatwo dostępnej strefie, ograniczającej konieczność częstego schylania się, sięgania wysoko lub korzystania z drabin.

Jak często powtarzać analizę

Rozmieszczenie produktów nie powinno być traktowane jako decyzja jednorazowa. Zmiany sezonowe, wprowadzanie nowych produktów, wycofywanie indeksów i zmiany zachowań klientów sprawiają, że profil ruchu magazynowego może z czasem znacząco się zmienić.

Częstotliwość ponownej analizy warto dopasować do charakteru działalności:

• E-commerce i fashion – co miesiąc lub przed kolejnym sezonem sprzedażowym,
• FMCG i przemysł – zazwyczaj co kwartał,
• Stabilna dystrybucja B2B – np. co pół roku.

Nie oznacza to konieczności przebudowy całego magazynu po każdej analizie. W wielu przypadkach wystarczy identyfikować indeksy, które zmieniły klasę, oraz lokalizacje najbardziej niedopasowane do aktualnego profilu ruchu.

Automatyzacja rozmieszczania w systemie WMS

Ręczne analizowanie tysięcy pozycji w arkuszu kalkulacyjnym i planowanie relokacji jest czasochłonne. Modernistyczne oprogramowanie do automatyzacji logistyki i nowoczesny system WMS mogą automatyzować znaczną część tego procesu – od gromadzenia danych o ruchu po wsparcie w planowaniu zmian lokalizacji.

W zależności od funkcjonalności konkretnego systemu WMS dane o pobraniach mogą być wykorzystywane do klasyfikacji ABC/XYZ, monitorowania zmian rotacji oraz wskazywania produktów, dla których warto rozważyć zmianę lokalizacji.

Zamiast ręcznie przeglądać cały asortyment, kierownik magazynu może więc pracować na liście indeksów wymagających relokacji. System może również wspierać realizację tych zmian, wskazując lokalizacje docelowe zgodne z przyjętymi regułami slottingu.

Ma to szczególne znaczenie w magazynach, w których liczba indeksów sięga setek lub tysięcy. Im większy asortyment i częstsze zmiany popytu, tym trudniej utrzymywać optymalne rozmieszczenie wyłącznie na podstawie ręcznej analizy.