Otwieranie własnego magazynu:
o czym warto pamiętać?

Decydujesz się na otworzenie własnego magazynu? Początki nigdy nie są łatwe. Z pewnością w trakcie tworzenia nowej jednostki podejmiesz decyzje, które z perspektywy czasu okażą się nie najlepsze. Możesz zminimalizować ryzyko ich wystąpienia.

Podobnie jak w innych aspektach prowadzenia firmy, zarządzanie magazynem to między innymi umiejętność wyciągania wniosków i wdrażania poprawek. Procesy magazynowe jak i inne które mają punkty styku z magazynem zawsze możesz zoptymalizować. Ale jeśli na początku ułożysz procesy dobrze, tym mniejsze będzie prawdopodobieństwo późniejszych problemów, wynikających na przykład z ludzkich błędów. Tworząc procedury oraz procesy z pewnością trzeba pamiętać o cyfryzacji oraz automatyzacji powtarzalnych czynności. Jest to jeden z kluczowych elementów dobrze funkcjonującego nowoczesnego magazynu.

Wiele z tych działań trzeba dopasować do rodzaju magazynu, jego wielkości, składowanego towaru oraz produktów, tego, jak jest powiązany z innymi obszarami w firmie, skomplikowania procesów, obsługi transportów oraz liczby pracowników w magazynie.

Lokalizacja magazynu

Lokalizacja magazynu może mieć wpływ na efektywność operacyjną oraz optymalizację kosztów. Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze miejsca na budowę powierzchni magazynowej?

Infrastruktura

Lokalizacja magazynu wpływa na koszty transportu towarów pomiędzy dostawcami, magazynem a klientami. Dobra infrastruktura komunikacyjna (drogi, kolej, porty, lotniska) może obniżyć koszty i czas dostaw.

Dostępność siły roboczej

Jeśli magazyn będzie położony w trudno dostępnym miejscu, do którego nie ma możliwości szybkiego dojazdu, może to wpływać na pozyskanie wykwalifikowanej kadry pracowniczej.

W sytuacji, w której magazyn znajduje się poza dostępem do komunikacji miejskiej lub podmiejskiej, warto zapewnić pracownikom bezpłatny transport (np. autobus kursujący dwa razy dziennie).

Koszty nieruchomości

Oczywiście na lokalizację magazynu będą miały wpływ koszty gruntów i budowy hal, które różnią się w zależności od miejsca. To istotny czynnik, ale nie powinien w pełni determinować wyboru lokalizacji magazynu. Trudno dostępne grunty są zazwyczaj tańsze do zakupu i utrzymania, ale wówczas wzrastają koszty przygotowania odpowiedniej infrastruktury oraz samego transportu.

Wpływ na środowisko

Każda działalność nie pozostaje bez wpływu na środowisko. Dlatego wybierając lokalizację magazynu, należy mieć na uwadze miejsca, które w jak najmniejszym stopniu przyczynią się do ingerencji w naturę.

Łatwość rozbudowy

Budując magazyny, zawsze warto mieć na uwadze potencjalny rozwój działalności. Jeśli w wybranym miejscu będzie możliwe zagospodarowanie większej przestrzeni, firma uniknie kosztów i problemów związanych z przeprowadzką w inne miejsce.

Współpraca z innymi firmami

Lokalizacja magazynu może wpłynąć na możliwości współpracy z innymi przedsiębiorstwami w tej samej branży lub związanych z łańcuchem dostaw. Ten punkt jest zwłaszcza istotny w firmach, które planują podnajmować przestrzeń magazynową. Wspomniany wcześniej łatwy dojazd oraz odpowiednia infrastruktura ułatwią znalezienie klientów na taką usługę oraz pozwolą czerpać większe korzyści finansowe.

Warunki klimatyczne

Zanim wybierze się miejsce na budowę magazynu, warto zapoznać się z warunkami środowiskowymi, jakie panują w danym miejscu. To pozwoli uniknąć wielu nieprzyjemności (jak choćby regularne powodzie w danym obszarze). Może także wpłynąć na wymagania dotyczące magazynowania, takie jak kontrola temperatury, wilgotność powietrza czy ochrona przed zjawiskami atmosferycznymi.

Fizyczne ułożenie magazynu

Projektując układ i planując wyposażenie magazynu, warto uwzględnić czynniki, które wpłyną na efektywność, koszty i bezpieczeństwo pracy.

Typ magazynowanego towaru: Określenie rodzaju przechowywanych produktów (np. łatwopalne, nietrwałe, wymagające kontroli temperatury) pomoże w dostosowaniu magazynu do specyficznych wymagań.
Przepływ towarów: Optymalizacja procesu przepływu towarów (od przyjęcia, przez magazynowanie, do wysyłki) poprawi wydajność magazynu i zmniejszy koszty.
Technologia i automatyzacja: Zastosowanie nowoczesnych systemów zarządzania magazynem, wózków widłowych czy automatycznych systemów sortowania może przyczynić się do zwiększenia efektywności.
Ergonomia i bezpieczeństwo: Zapewnienie ergonomii pracy oraz bezpiecznych i wygodnych ścieżek dla pracowników oraz pojazdów zmniejszy ryzyko wypadków i usprawni operacje magazynowe.
Elastyczność i skalowalność: Projektowanie magazynu z możliwością zmiany układu oraz rozbudowy w przyszłości pozwoli na elastyczne dostosowanie się do zmieniających się potrzeb.
Optymalizacja przestrzeni: Wykorzystanie pionowej przestrzeni magazynu oraz zastosowanie odpowiednich systemów regałowych zwiększy pojemność magazynową.
Środowisko pracy: Odpowiednie oświetlenie, wentylacja i kontrola temperatury wpłyną na komfort pracy i zadowolenie pracowników.
Zrównoważony rozwój: Rozważenie aspektów ekologicznych, takich jak energooszczędne oświetlenie czy systemy odzyskiwania ciepła, przyczyni się do zmniejszenia wpływu magazynu na środowisko.

Trzeba pamiętać, że układ magazynu będzie zależeć od rodzaju towarów, które będą w nim przechowywane. Do kilku najbardziej popularnych sposobów przechowywania należą:

Magazynowanie na paletach: Uniwersalna metoda stosowana dla szerokiej gamy produktów, umożliwiająca łatwy transport i składowanie towarów na regałach paletowych.

Regały przesuwne: Optymalne rozwiązanie dla produktów o dużej rotacji, pozwala na maksymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej, zmniejszając jednocześnie potrzebę korytarzy.

Regały do przechowywania ciężkich ładunków: Stosowane dla produktów o dużym ciężarze, takich jak maszyny, elementy konstrukcyjne czy maszyny przemysłowe.

Magazynowanie w blokach: Stosowane dla produktów o dużej objętości i niskiej rotacji, gdzie towary są układane jeden na drugim, bez wykorzystania regałów.

Przechowywanie na półkach: Idealne dla mniejszych przedmiotów o niskim ciężarze, takich jak części, narzędzia czy artykuły biurowe.

Przechowywanie na wieszakach: Stosowane głównie w branży odzieżowej, pozwala na łatwy dostęp do odzieży, zminimalizowanie zagnieceń oraz wykorzystanie pionowej przestrzeni.

Magazynowanie w pojemnikach: Odpowiednie dla małych przedmiotów, takich jak części elektroniczne czy elementy montażowe, które można przechowywać w pojemnikach na regałach.

Magazyny chłodnicze i mroźnicze: Dedykowane dla produktów wymagających kontroli temperatury, takich jak żywność, leki czy chemikalia.

Magazyny z kontrolowaną atmosferą: Stosowane dla produktów wrażliwych na zmiany wilgotności czy składu powietrza, np. dzieł sztuki, papieru czy tytoniu.

Magazyny specjalistyczne: Przeznaczone dla produktów wymagających szczególnych warunków przechowywania, takich jak towary niebezpieczne, radioaktywne czy wybuchowe.

Robotyzacja magazynu

Jeśli decydujesz się na budowę lub wyposażenie nowego magazynu, zadaj sobie pytanie, które procesy możesz zrobotyzować?

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które pozwalają wprowadzić robotyzację magazynu, np. automatyczne szafy, rolki przenośnikowe, podnośniki palet, układnice.

Być może w początkowej fazie funkcjonowania nowego magazynu taka robotyzacja nie będzie ci potrzebna. Miej ją jednak na uwadze, że takie rozwiązania istnieją i być może prędzej czy później będziesz musiał je wdrożyć.

Na polskim rynku zauważalna jest tendencja, w której firmy decydują się na robotyzację oraz automatyzację zbyt późno. W momencie kiedy poszczególne działy firmy zaczynają odczuwać negatywne skutki faktu że automatyzacja nie została wdrożona wcześniej. Rodzi to wiele zagrożeń związanych z projektem automatyzacji, min: wysokie koszty projektowe (firmy często potrzebują przeprowadzenia zmian w krótkim czasie) oraz pominięcie w automatyzacji niektórych procesów, co może skutkować powstaniem wąskich gardeł w innych miejscach procesu.

Wdrożenie rozwiązania klasy WMS, które od samego początku pozwoli na zorganizowanie miejsca

Systemy magazynowe niewątpliwie wprowadzają zarządzanie magazynem na wyższy poziom. Umożliwiają automatyzację wszystkich czynności,min. takich jak przyjęcia, wydania, inwentaryzacje, czy wystawianie dokumentów magazynowych.

Kiedy otwierasz magazyn, warto przemyśleć, jaki system WMS sprawdzi się w twojej sytuacji. Zdecydowanie zbyt często można usłyszeć od firm, że zaczęły interwencję w swoim magazynie po tym, jak coś się wydarzyło. A reakcja na zdarzenie może być zbyt późna.

Dlatego, jeśli znasz swój produkt i swojego odbiorcę, warto zadbać o system WMS, który:

Posiada funkcje, które są w pełni dopasowane do tego, w jakiej dziedzinie działa firma, od specyfiki branży, poprzez produkty, do wymagań prawnych. Na rynku jest wiele dostępnych systemów WMS, warto prześledzić ich funkcjonalność i zobaczyć, czy któryś z nich sprawdzi się u ciebie. Możesz też stworzyć własny WMS, który pozwoli od samego początku budować przewagę konkurencyjną i uniknąć późniejszych problemów.
Pomaga od samego początku obniżać koszty, m.in. administracyjne. Jak wynika z naszych badań, jednym z największych kosztów są koszty związane z rotacją pracowników. System WMS pozwala te koszty zmniejszyć. Dzięki nim do wykonywania tych samych czynności potrzeba mniejszej liczby osób. A jeśli wybierzesz WMS, który jest łatwy w użyciu, wesprzesz zadowolenie z codziennej pracy i efektywności obecnych pracowników.
Pozwala ci na bieżąco monitorować parametry magazynu. Oparte na rzetelnych danych raporty o czasie poszczególnych operacji, o wąskich gardłach, o potrzebach; predykcje dotyczące przyszłych zamówień.
Pomaga kontrolować przyjęcia, identyfikację i wydania – trzymaj rękę na pulsie i monitoruj wszystko, co niezbędne do sprawnej obsługi zamówienia.

Wynajem dodatkowego miejsca dla innych klientów – rozliczanie dobopalet

Jeśli budujesz magazyn, ale wiesz, że nie wykorzystasz w pełni jego przestrzeni, część powierzchni możesz wynająć innym firmom. To powszechny sposób na optymalizację niemałych kosztów utrzymania magazynu. To także jedna z funkcji niektórych systemów WMS. W rozliczaniu wynajmowanego miejsca oraz procesów magazynowych pomaga funkcja tzw. dobopalet.

Czytaj więcej: Jak system WMS pomaga zarządzać przestrzenią w magazynie?

Sprzęt magazynowy

Odpowiedni sprzęt do magazynu, zintegrowany z systemem WMS, potrafi dwukrotnie skrócić procesy magazynowe oraz zredukować błędy o 91%. Do najbardziej popularnych należą mobilne terminale i skanery, drukarki etykiet oraz wagi.

Do zalet sprzętu magazynowego należą:

automatyzacja procesów wydania, identyfikacji i przyjęcia towaru do magazynu – wystarczy zeskanować kody QR półki i kod kreskowy paczki, żeby przyjąć produkt na stan;
znaczne przyspieszenie procesów magazynowych – wystarczy zeskanować kod produktu, żeby informacje o nim natychmiast znalazły się w systemie,
ułatwienie inwentaryzacji magazynu;
wprowadzenie podwójnej weryfikacji wydawanego towaru.

Wsparcie przy skalowaniu magazynu

W tworzeniu własnej przestrzeni konieczne jest układanie planów na przyszłość. Jest bardzo możliwe, że za niedługi czas postanowisz obsługiwać więcej zleceń lub rozbudować przestrzeń magazynową. Dlatego już na samym początku trzeba zadać sobie pytania:

Czy to, co do tej pory zrobiłem umożliwi mi łatwe skalowanie działań?
Czy mój system WMS jest dopasowany do potencjalnego wzrostu?

Dzięki przemyśleniu tych spraw, kolejne etapy rozwoju będą zdecydowanie prostsze, tańsze i szybciej przyniosą efekty.

Otwieranie magazynu to niełatwe zadanie. Jednak przy odpowiednim planowaniu i przewidywaniu potencjalnych zmian i kierunków rozwoju, możesz działać z sukcesami od samego początku. Jeśli potrzebujesz wsparcia, poradź się firm, które mają już za sobą podobne wdrożenia. Dzięki temu unikniesz błędów, które popełniało wiele innych osób przed tobą.